Que necesitas para crear un sistema de información personal

Al subscribirte a mi newsletter el correo de bienvenida te informa de la temática de la que trata la publicación. Efectividad personal, GTD y el desarrollo de un sistema de archivo en la nube a través de Evernote.

Más que sistema de archivo me refiero a un sistema de información. Durante mucho tiempo me ha obsesionado ubicar las herramientas digitales, en la nube, en mi sistema de productividad personal. ¿Archivo y referencia o algo más?… En este post intento definir que es para mí un sistema de información y qué papel juega en mi productividad personal.

En un mundo VUCA eficacia e información van de la mano. No sólo en el modo de usarla para convertirla en conocimiento, se trata de estructurar un conjunto de herramientas y prácticas para canalizar el contenido producido (información capturada o creada por ti).  Capturar, curar el contenido, organizar, recuperar, compartir y coproducir con otros

Hacerlo de forma sencilla para usarlo sin fricciones causadas por la falta de ergonomía , lo que te tienta u obliga a abandonarlo para retornar a una forma desordenada de funcionar. Herramientas y prácticas para crear un sistema ganando cada día un poco más de profundidad.

Herramientas

Me inclino más por las practicas que por las herramientas pero son indispensables. Diversas necesidades requieren de más de una única herramienta:

• Evernote. Recopilar notas o documentos. Un archivo estructurado en la red y un apoyo para tus proyectos. Los que no estéis de acuerdo con su política comercial tenéis OneNote de Microsoft.
• Dropbox. Para compartir contenido con el mundo en general. Un archivo, un link, una vía de descarga para cualquiera.
• Gooble Drive/Docs. Para coproducir contenido entre varias personas. A un chico ofimático de los 90-2000 le sigue flipando poder editar documentos entre varios a la vez.
• IFTTT. Un sistema para automatizar la multitud de cuentas en servicios en la red y canalizar tu contenido a una de las tres opciones anteriores.

Capturar

Enviar el contenido a un punto de entrada al sistema único. Busca los servicios en la nube y multiplataforma. Los servicios disponen de aplicación móvil y múltiples widgets acoplables a entornos como el navegador o el SmartWatch (tomar notas mientas conduces).

Evernote o OneNote de Microsoft que permiten la captura desde cualquier de tus equipos o dispositivos.

Otra característica clave es el trabajo sin papel. No busques un escaner, mejor un servicio con captura con fotografía  y reconocimiento de la escritura – y el formato del doc. – es la mejor solución. La captura dinámica requiere del uso de múltiples formatos como las notas de voz o videonotas para enriquecer la captura.

Transformar

‘Curar’ la información para convertirla en contenido. Al procesar las notas en la bandeja de entrada en Evernote les asignas un título y unos tags adecuados. En aplicaciones ofimáticas haz lo mismo asignando una denominación específica al documento y unas líneas de descripción en los metadatos.

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Curar la información es una necesidad para facilitar su uso y convertirla en contenido útil
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Organizar va más allá de etiquetar y archivar en carpetas. Va de crear una coherencia dentro del sistema a través de una estructura intuitiva que permita interpretar y navegar por el contenido almacenado.

El software a menudo da recursos en forma de carpetas y tags. Queda bajo la responsabilidad del usuario adecuar el entorno para generar su propia plataforma (leer más).

Revisar

Tu sistema debe ser revisado periódicamente para mantener su integridad y fiabilidad  comprobando aspectos como:

• Integridad del contenido. Identificar el material caduco e inservible para eliminarlo, proyectos cerrados, duplicidades, enlaces rotos… Lo más difícil será crear tu criterio propio.
• La integridad de la estructura. Si clasificamos contenido en carpetas, libretas, etiquetas… debemos revisar que la estructura sigue siendo fiable. Cada mes paso unos minutos ordenando y eliminando etiquetas nuevas en Evernote. Su jerarquización es un plus de la herramienta.
• Seguridad. ¿Se están realizando correctamente las copias de seguridad? Tu mente digital debería incluir copias de tu información local en un disco externo. Haz una prueba de restauración cómo ejercicio de preparación.
• Reflexionar. Ir un poco más allá del proceso mecánico de la revisión y pensar en la viabilidad de la misma, puede que no te salga a cuenta revisar carpeta por carpeta, hay que cambiar la frecuencia?… Pensar en el tipo de material que envías a la nube, debes digitalizarlo todo?

Colaborar

Trabajar en equipo o colaborar con una red de individuos en otras ubicaciones no es el futuro, es una realidad. El ermita a muerto. Tu sistema debe permitir compartir y coproducir contenido:

• Compartir. El contenido en cualquier formato. Evernote permite abrir una carpeta para que cualquier miembro del equipo disponga de material de referencia, permitiendo publicar contenido o invitar a nuevos usuarios según los permisos dados.
• Distribuir. Una variante de compartir. Lo que haces con la carpeta publica de Dropbox compartiendo tus archivos con cualquier persona a través de una URL. Con Evernote podemos abrir una libreta o una nota a través del mismo sistema.
• Coproducir. Crear contenido entre varios miembros de tu red. Varias personas editando un documento de texto o una presentación. Las suites de ofimática como servicio. Google Apps o Office 365.

Un sistema asequible

La inversión económica ha adecuada a tus recursos. Existen un abanico de opciones gratuitas y de calidad para implementar todos los mencionados. Ver la lista al inicio del post.

Aplicaciones como Evernote están abandonando el modelo Freemium concentrando las funcionalidades más atractivas en las opciones de pago. ¿Vale la pena pagar para configurar mi sistema? Sólo tú puedes contestar esta pregunta pero más allá de un sistema de información personal cuando entres en el terreno profesional ciertas necesidades y requisitos sólo estarán disponibles bajo pago.

Aplica el mismo criterio a la inversión de tiempo y energía a aspectos como el aprendizaje del uso de la herramienta, el coste de migración de tu sistema actual…

Dedica tiempo a crear un sistema propio que genere confianza, limitado en número de herramientas para poder profundizar en el conocimiento de las mismas. Todos usamos multitud de herramientas y servicios en la red, pero nos falta tejer esa red de recursos que supone verlos como un todo que trabaje en conjunto. Un tema a desarrollar durante el próximo curso.