Qué necesitas para poder priorizar con efectividad

Tanto si crees saber qué necesitas para poder priorizar con efectividad como si no, es muy probable que este post te sorprenda.

Muchas de las personas que participan en nuestros cursos de formación GTD^® oficial nos dicen que les gustaría aprender a priorizar mejor.

Este deseo implica la existencia de una creencia: «no priorizo bien porque no sé priorizar».

Como vas a comprobar en este post, esta creencia carece de fundamento. Todas las personas sabemos priorizar a la perfección.

Es posible que en este momento te estés preguntado: «¿cómo es posible saber priorizar a la perfección y, a pesar de ello, priorizar mal?».

La respuesta es sencilla. Para poder priorizar con efectividad, además de saber priorizar, necesitas saber —antes de nada— cuáles son tus prioridades.

De hecho, el motivo por el que tantas personas creen que tienen que aprender a priorizar es precisamente este: ignoran cuáles son sus prioridades.

¿Conoces tus prioridades o sólo las supones?

Aunque la mayoría de las personas creen saber cuáles son sus prioridades, en realidad sólo las suponen.

Estas supuestas prioridades —atribuidas «en caliente», de manera emocional e irreflexiva, a las situaciones que nos vamos encontrando— son falsas prioridades, meros espejismos.

Las auténticas prioridades, las que realmente nos guían, hay que buscarlas en un nivel más profundo y mucho menos evidente. Hay que trabajar para llegar a ellas.

Me refiero a que, para conocer realmente cuáles son tus prioridades, necesitas llevar a cabo un ejercicio sistemático, consciente e intencional orientado específicamente a ello.

Una prueba de que muchas personas ignoran sus prioridades es esa sensación tan habitual de no saber por dónde empezar.

Pues bien, esta falta de claridad es uno de los indicadores más evidentes de que se desconocen las prioridades.

Y lo es porque, cuando de verdad tienes claro cuáles son tus prioridades, priorizar con efectividad es algo obvio, fácil e instantáneo.

Tú, tus prioridades y tus circunstancias

Mucha gente cree que saber priorizar implica poder cumplir siempre sus planes. Nada más lejos de la realidad.

Es imprescindible madurar y entender que los imprevistos existen y las circunstancias cambian, algo que siempre hay que tener presente al priorizar.

Cuando priorizas, además de tus prioridades, necesitas tener en cuenta las circunstancias del momento para, considerándolo todo, elegir entre las opciones disponibles.

Porque en eso precisamente consiste priorizar con efectividad, en elegir lo que tiene más sentido considerando las circunstancias.

Nunca se puede perder de vista que los imprevistos pueden surgir en cualquier momento, haciendo que las circunstancias cambien.

Cuando eso ocurre, intentar mantener la elección inicial en las nuevas circunstancias es un impulso tan natural como infantil e inefectivo.

La buena práctica es repetir de nuevo el proceso, es decir, volver a considerar tus prioridades teniendo en cuenta las nuevas circunstancias.

Porque sólo a partir de ahí podrás saber si lo que tiene más sentido en las nuevas circunstancias es mantener tu elección inicial o cambiarla.

Las prioridades son relativas

También es importante tener en cuenta que, además de saber cuáles son tus prioridades necesitas saber cómo se relacionan entre ellas.

A lo que me refiero es a que las prioridades se definen, además de por sí mismas, por contraste con las demás prioridades.

Dicho de otro modo, si analizas el conjunto de todas tus prioridades podrás comprobar cómo unas son más que otras.

Por eso, además de disponer del «mapa» o la «foto» completa con todas tus prioridades, es también fundamental saber cuáles van primero y cuáles van después.

Afortunadamente, en la práctica, muy rara vez vas a necesitar tener en cuenta la totalidad de tus prioridades. Normalmente trabajarás con un conjunto limitado de ellas.

Pero conviene tener claro que priorizar implica habitualmente favorecer una prioridad concreta en detrimento de las demás prioridades.

Cómo averiguar cuáles son tus prioridades

Son muchos los caminos que puedes seguir para averiguar cuáles son tus verdaderas prioridades. Elijas el que elijas, todos ellos conllevan un proceso de análisis e introspección.

Por ejemplo, puedes hacerlo de manera individual utilizando la metodología GTD^® de efectividad personal, que te facilita para ello un modelo de 6 niveles.

Cada uno de estos niveles aborda una perspectiva distinta y todas ellas son complementarias entre sí.

Estos 6 niveles lo abarcan todo: propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de enfoque y responsabilidad, resultados en los que estás trabajando y acciones que tienes que completar para conseguirlos.

Identificar el contenido de cada uno de esos niveles —primero— y reflexionar sobre ello con la frecuencia necesaria —después— es lo que proporciona claridad sobre cuáles son tus prioridades y permite mantenerla a lo largo del tiempo.

Además de hacerlo de manera individual, tienes también la opción de facilitar el proceso con la ayuda de alguna persona que tenga una formación sólida en coaching.

También puedes aprovechar los cursos de formación GTD^® oficial de Nivel 2 y, especialmente, de Nivel 3, en los que trabajamos a fondo el tema de las prioridades y de cómo priorizar.

En cualquier caso, con ayuda externa o sin ella, la parte clave del trabajo la tienes que hacer tú.

Así que igual ha llegado el momento de que te respondas a esta pregunta ¿cómo de prioritario es para mí saber cuáles son en realidad mis prioridades?

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