¿qué otros hábitos erróneos se producen en una teleconferencia?

Cada vez más la productividad de las personas en las organizaciones es un tema que se da por hecho y que es vital. Pero no hay que confundir productividad con presencia. No se es más productivo por estar infinitas horas en el trabajo.

Desde hace unos años se viene popularizando en las empresas las “TCON”, conference call o videoconferencias, sobre todo motivado por el ahorro de costes que supone, al evitar desplazamientos evitables que antes eran necesarios y suponían miles de euros a las arcas de las compañías.

Y la teoría es muy bonita e indudablemente, el ahorro está ahí. Pero una teleconferencia, sin preparación, no deja de ser una reunión sin preparación.

La atención es mucho más necesaria. No todas las conference call o video conferencias son con visualización de ambas partes y si no vemos al otro interlocutor es más complicado mantener la atención.

Tampoco debe ser un sustituto de una reunión multitudinaria. A este tipo de reuniones deben ir las personas estrictamente necesarias. Igualmente se debe exigir el máximo de atención y para ello va bien dejar los dispositivos móviles varios fuera del lugar de la video conferencia o exigir que estén apagados. Si se os necesita, delegad en vuestro equipo… o si no lo tenéis, devolved la llamada más adelante.

Como con todos los medios, la tecnología todavía está en desarrollo y no es extraño que la señal llegue con retardo o se escuche entrecortado o en la lejanía a pesar de tener buen sistema de sonido, así que se debe ser silencioso y respetar los turnos de palabra sin dejar prestar atención a lo que dice la otra parte. Muchas veces se despistan parte de los asistentes porque van sin las tareas realizadas y tampoco le prestan atención. Si uno está en una teleconferencia y a la vez que escucha está leyendo documentos de trabajo no relacionados con la reunión no está a lo que tiene que estar.

Muchas veces se abusa del tiempo en tipo de reuniones a distancia, cuando deberían ser breves y concisas para que sean productivas.  Toda teleconferencia que pase de una hora, no va a ser productiva. Es preferible tener varias más cortas enfocadas, con la gente adecuada que una macroteleconferencia en la que uno habla y el resto escucha durante horas.

Si la teleconferencia es necesario que aborde varios temas, ¿por qué no hacerla en varios días?

Deben prepararse. La preparación permitirá ser conciso y dedicar las preguntas a aclarar conceptos. No puede ser que los datos no estén disponibles. Incluso en ciertas aplicaciones, se pueden compartir escritorios, para hacer visibles los datos a todos los integrantes. Los turnos de palabra deben ser breves y distribuidos de forma objetiva.

Siempre deben elaborarse agendas, que permitirán a los integrantes seguir el hilo de cada punto. Se debe también ser riguroso con no saltar de temas hasta que no se dé por finalizado el que nos abarca. Algunas personas son expertas en querer tratar lo que a ellos les place con independencia de que ese tema no esté en el orden del día; este tipo de situaciones no se deben permitir y se debe cortar educadamente a esa persona. Y por qué no, se le puede animar a que lo plantee para el siguiente orden del día si se considera relevante por la mayoría de asistentes.

La puntualidad es respeto y es algo que debe existir en este tipo de reuniones (como en el resto). Las grandes multinacionales suelen organizar este tipo de reuniones con oficinas en distintos husos horarios.

Si se te ha convocado, tienes que ir. Algunas personas cancelan su asistencia a última hora sin causa justificada y envían en su lugar a otra persona que no es conocedora del asunto o que no tiene la capacidad de decisión necesaria.

Se debe tener profesionalidad y respeto, lo que conlleva no ponerse a hablar en bajo con otro de los asistentes mientras alguno de los otros interlocutores esta con el turno de palabra. En caso de tener que rebatir o añadir algo a su exposición lo más adecuado es solicitar el turno de palabra una vez que el otro finalice. Para que no se os vaya el santo al cielo lo mejor apuntar en un papel la matización necesaria que estimáis adecuada hacer.

Si no entendemos algo y se nos va el hilo de la reunión lo mejor es amablemente interrumpir y animar a la otra parte a que exponga de nuevo el tema que no entendéis para evitar que al final sea peor el remedio que la enfermedad. A veces, por vergüenza, nos callamos las dudas y hacemos nuestras propias interpretaciones que hacen que se entiendan mal las indicaciones sobre lo que se debe hacer en los temas a tratar.

En este tipo de reuniones es de suma importancia el recapitular las acciones esperadas de cada parte, responsabilidades, los plazos para acometerlos y las fechas de las siguientes teleconferencia. Se deben cumplir y en caso de que alguna parte se fuese a demorar por causas justificadas se debe avisar a la otra parte para en caso de ser necesario retrasar la reunión prevista. El ir sin las tareas hechas demora los asuntos y hace que los demás se frustren y sigan el mal ejemplo de otros asistentes.

Este tipo de reuniones virtuales deben ser buenas para debatir, poner en práctica o enseñar los avances del proyecto para poder opinar insitu sobre el asunto en cuestión.

Se debe evitar criticar el trabajo de los otros sino se aportan soluciones o alternativas a su trabajo; lo más fácil es tirar por tierra el trabajo de otros porque si o porque no se ve con buenos ojos los cambios que se están intentando introducir. El rebatir y poner en duda los argumentos de los demás es gratificante y productivo cuando se aportan alternativas y se explica porque no comparten esa solución.

Como he comentado en muchas ocasiones en este tema como en otros la teoría es muy fácil y la practica más complicada.

¿Qué anécdotas has vivido en una conference call? ¿Qué otros hábitos erróneos se producen en una teleconferencia?