¿Qué preguntas debes hacer a un espacio para organizar un evento hibrido?

Tras un año incierto para los organizadores de eventos (y, seamos realistas, para todos los demás), por fin estamos en un punto en el que podemos volver a sumergirnos en los eventos presenciales. Los eventos híbridos son la combinación perfecta de experiencias presenciales y acceso virtual, un formato inteligente para aumentar la participación y la asistencia.

Al cambiar su estrategia de eventos de las experiencias virtuales a los formatos híbridos que permiten que los invitados se reúnan de nuevo en persona, puede ser tentador precipitarse a los eventos presenciales de máxima capacidad.

Todos queremos volver al ajetreo de los eventos que solíamos organizar. Pero con los eventos híbridos como nueva norma, surge un nuevo conjunto de consideraciones a la hora de buscar espacios para eventos.

Desde el soporte técnico hasta la seguridad COVID, hay que asegurarse de que los lugares de celebración pueden hacer frente a las exigencias únicas de los eventos híbridos.

En este artículo, repasaremos seis preguntas importantes que hay que plantearse a la hora de elegir un lugar para un evento híbrido.

1. ¿Puede el lugar de celebración satisfacer las necesidades tecnológicas del evento híbrido?

Con la llegada de los eventos híbridos, la cámara básica y el Internet de alta velocidad de un local ya no son suficientes. Para transmitir vídeo y audio de calidad profesional desde su evento in situ a su audiencia en línea, tendrá que encontrar un lugar que vaya más allá de la configuración básica de grabación.

Empieza por identificar tus necesidades tecnológicas: ¿Cuáles son los componentes de tu evento que son presenciales y cuáles los virtuales?

Si organizas una feria que se retransmite en directo en tiempo real para los asistentes virtuales, necesitarás un lugar con una infraestructura tecnológica más sólida. Si organizas una conferencia en persona y haces que el contenido de vídeo esté disponible en línea a posteriori, es posible que necesitas solamente una configuración más sencilla.

Aquí resumimos las necesidades tecnológicas del evento híbrido más importantes:

• Velocidad de Internet. ¿Cuánto ancho de banda hay disponible? ¿Puede el lugar de celebración ofrecerte una conexión fija designada? 
• Requisitos de la cámara. ¿Necesitará su evento una cámara especial de transmisión en directo para cada sala de sesiones? ¿Planea realizar sus presentaciones como una emisión técnica para sus espectadores en casa, lo que requeriría un conmutador?
• Requisitos de audio. ¿Qué tipo de microfono tendrán los presentadores? Para asegurarse de que los asistentes, tanto in situ como en línea, reciban un sonido nítido, es necesario contar con micrófonos de solapa para los ponentes y un micrófono de mano para las preguntas del público, lo que garantiza la claridad del audio
• Codificador. Transmite audio y vídeo de alta calidad para tu público en casa asegurándote de que tu sistema profesional de transmisión en directo pueda conectarse a tu plataforma de gestión de eventos.

En SpacesON, podrás hacer todas las preguntas que necesitas antes de la reserva del espacio directamente en el sitio web

2. ¿Qué protocolos COVID tiene el espacio para eventos?

Aunque nos gustaría poder pulsar un interruptor y no tener que preocuparnos nunca más de la desinfección de manos o de las señales de separación de 2 metros de distancia entre las personas, los protocolos de seguridad COVID deben ser lo más importante a la hora de elegir un lugar para su evento híbrido.

Mantenga la seguridad de sus invitados en el lugar de celebración, mientras pasamos lo peor de la pandemia, optando por acoger sus componentes presenciales en un lugar que esté trabajando para prevenir la propagación.

Los protocolos de seguridad clave de la COVID-19 que deben tenerse en cuenta son

• Máscaras. ¿Su lugar de celebración sigue exigiendo a los invitados que lleven mascarillas en el interior?
• Controles sanitarios in situ. ¿El espacio para eventos tiene previsto algún control en la puerta? ¿Comprobación de la temperatura a la llegada, pruebas rápidas de COVID-19, barreras UV en las puertas?
• Puestos de desinfección. ¿Hay dispensadores de desinfectante de manos colocados estratégicamente cerca de los baños, las entradas de las salas de sesiones y otras zonas de alto contacto?
• Señalización de COVID. ¿Dispone su local de suficiente señalización para cubrir el espacio, recordando a los invitados el distanciamiento social, el lavado de manos y el uso de mascarillas? ¿Y qué hay de los carteles que el personal puede cambiar para señalar si las superficies se han limpiado o no entre los invitados?

3. ¿Qué incluye (o no incluye) el contrato del espacio para eventos?

Es posible que en un mundo posterior a COVID aparezcan nuevas condiciones en los contratos de los espacios para eventos. Los contratos anteriores al COVID no serán suficientes para protegerte de la incertidumbre, así que procura un acuerdo completo que cubra todas las bases.

Tras los sucesos del año pasado, los recintos podrían empezar a incluir en sus contratos las siguientes cláusulas relativas a la seguridad y la gestión de eventos de COVID:

• Políticas de cancelación y aplazamiento. Asegúrate de tener claro quién es responsable de qué costes en caso de que tengas que cancelar o aplazar tu evento.
• Responsabilidad de COVID. ¿Qué ocurre si se detectan casos de coronavirus en su evento, o si se permite la entrada de un invitado asintomático? ¿Quién asume el riesgo de enfermedades o lesiones relacionadas con el COVID en caso de que algo vaya mal: usted o el lugar de celebración?
• Fuerza mayor. Las cláusulas de fuerza mayor eximen a ambas partes de sus obligaciones contractuales cuando surgen circunstancias fuera de su control, como por ejemplo una pandemia mundial. Ahora que empezamos a recuperarnos de la pandemia COVID-19, los expertos jurídicos recomiendan ampliar la cláusula de fuerza mayor de su contrato para incluir circunstancias que hagan que los eventos sean «comercialmente impracticables», además de las habituales «ilegales o imposibles». Muchos espacios para eventos cuentan con un seguro para protegerse, pero aún así puede valer la pena considerar contratar un seguro para los componentes in situ de su evento híbrido. Lo escuchamos una y otra vez estos días: nunca se es demasiado cuidadoso.

4. ¿Cuánto cuesta el alquiler del espacio para eventos?

Ya sabes qué equipo necesitarás para llevar a cabo un evento híbrido excepcional, tienes tu plan de seguridad COVID en marcha y tu contrato está redactado, así que ¿cuánto te va a costar tu evento híbrido?

Con los elementos añadidos para atraer y transmitir a los asistentes en línea, mientras que al mismo tiempo se ejecuta su experiencia en el sitio, los eventos híbridos probablemente van a costar más que un evento totalmente virtual o su evento estándar, pre-pandémico en persona.

Esto no significa que deba abandonar su estrategia de eventos híbridos, ya que los profesionales de los eventos consideran que los formatos híbridos son el camino a seguir. A continuación le presentamos algunos obstáculos relacionados con los costes que puede encontrar al planificar la parte presencial de su próximo evento híbrido:

• Gasto mínimo. Es posible que los espacios para eventos sigan teniendo un gasto mínimo en sus contratos de alquiler después de la pandemia, aunque probablemente tenga menos asistentes debido a los ajustes de capacidad.
• Mayores cargos por servicios. Pida un desglose de los cargos por servicios que se le puedan añadir a las cifras finales. Los recintos pueden aumentar los cargos por servicio para cubrir el personal de seguridad o EPI adicionales.

5. ¿Cuál es la capacidad del espacio para eventos?

Una de las principales ventajas de los eventos híbridos es que se puede organizar un evento único y experimental para los asistentes in situ y, al mismo tiempo, contar con una gran afluencia de público en las sesiones virtuales. Con el COVID, es probable que vea espacios para eventos de capacidad reducida, pero no deje que el miedo a la baja asistencia o a la menor capacidad le disuada de incorporar elementos presenciales de todos modos.

Encuentre un espacio para eventos que logre el equilibrio entre seguridad y número de invitados. Los espacios pueden tener la tentación de abrir al máximo de su capacidad antes de que sea seguro hacerlo, pero dé prioridad a un espacio que sea al menos lo suficientemente grande para que los asistentes puedan repartirse. Solicite planos y capacidades que se ajusten a configuraciones socialmente distanciadas, especialmente en las zonas comunes y las salas de sesiones. Asegúrese de tener en cuenta a su equipo y al personal del evento en el recuento total.

En el motor de búsqueda de SpacesON, puede filtrar los espacios por el número de personas que puede recibir el espacio para eventos. Tome en cuenta que estas capacidades son aforos pre-COVID, por lo que tiene en muchos casos pensar que el aforo actual es del 70% aproximadamente comparado con el aforo pre-COVID.

6. ¿Cómo fomenta el espacio para eventos la sostenibilidad?

A medida que nos replanteamos la forma de organizar los eventos, hacerlos más sostenibles debería ser una prioridad para los organizadores. 

Volver a la forma en que se organizaban los eventos, sin tener en cuenta la producción de residuos o el uso de energía, tendrá un efecto enormemente perjudicial para nuestro mundo.

¿Por qué los profesionales de los eventos no deberían tratar de minimizar su impacto medioambiental? Los eventos virtuales tienen la ventaja en lo que respecta a la sostenibilidad, pero usted puede sentirse cómodo con el efecto de su evento híbrido en el medio ambiente si elige un lugar de celebración con algunas consideraciones clave de sostenibilidad:

• Certificaciones medioambientales. ¿Está el lugar de celebración certificado como edificio IACC Green Star, LEED, Green Key o Green Globe?
• Políticas de conservación. ¿Qué programas tiene el lugar de celebración para el reciclaje, la conservación de la energía y/o la conservación del agua?
• Opciones de eventos sin papel. ¿Puede su recinto soportar una infraestructura tecnológica que le permita llevar a cabo sus componentes presenciales sin papel ni plástico? Por ejemplo, quioscos de autofacturación, venta de entradas electrónicas, uso de tarjetas digitales o tarjetas de visita.

Conclusión

Acuda a su próximo evento híbrido con la tranquilidad de haber formulado a los posibles espacios para eventos las preguntas más importantes. ¿Cómo gestionan el COVID? ¿Pueden satisfacer las necesidades tecnológicas avanzadas que conlleva un evento híbrido? Asegúrese de que su evento funcione a su favor, y no en su contra, eligiendo un lugar que dé prioridad a la tecnología, la seguridad y la sostenibilidad para una experiencia híbrida que se desarrolle sin problemas.

En SpacesON, tenemos una selección de espacios para eventos hibridos aquí: https://www.spaces-on.com/pages/eventos-hibridos

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