¿Qué puede aportar GTD a la empresa?

Get Things Done a pesar de ser un método de productividad personal es una poderosa herramienta para la empresa. El hecho de abrir las puertas a este sistema puede mejorar la actividad en la organización a través de dinamizar la actividad del individuo. El siguiente post va en la línea del publicado anteriormente hablando de todos los factores que influyen en el éxito de un proyecto, no hablo del proceso para implantar el método en sí y de sus pormenores, un tema que da no por una serie sino más bien por un libro. Hablo de todo lo que puede transformar GTD, desde la actividad o la planificación, hasta el plan estratégico.

Imagen vía medialab_prado bajo licencia Creative Commons

El flujo individual y colectivo

El primer beneficio es el hecho de implantar una metodología para gestionar el flujo de trabajo. Habitualmente las empresas cuentan con software para intentar gestionar los proyectos, las tareas y los recursos para llevarlos a cabo, pero el hecho de contar con herramientas para administrar el trabajo no quiere decir que sus usuarios sigan el método, si no se trata de un simple sistema de distribución de tickets con la tarea a realizar.

El hecho de contar con GTD obliga al individuo a moverse, a interesarse por su trabajo. Una vez conoces la mecánica y ves los primeros resultados te motivarás. Este mecanismo hace que la gente preste una mayor atención a su trabajo, la percibe de otra manera. Lo que nos lleva a lo que ya he comentado en alguna ocasión sobre la proactividad:

No esperamos que nos digan lo que debemos hacer, somos nosotros quienes nos preocupamos de cerrar nuestro plan de trabajo diario y semanal. Movemos las cosas, dinamizamos el flujo.

El hecho de pensar en lo que debemos hacer y contar con una visión más amplia de nuestro trabajo, a causa de tener que analizar tarea por tarea y ver qué dependencias se generan entre ellas, hará que podamos realizar una previsión más realista de la carga de trabajo que debemos gestionar y de las consecuencias de nuestras decisiones sobre una tarea en particular. Seremos más fiables como individuos y como grupo.

Comunicación

Nos vemos obligados a aumentar la comunicación. GTD es un sistema de productividad personal, no grupal. Si queremos delegar tareas a un compañero o a un subordinado, tenemos que enviarlas a su inbox. No podemos tocar la lista de siguientes acciones. Le corresponde a cada uno organizar sus siguientes acciones según su criterio. Si las prioridades del supervisor son diferentes, o viceversa, se verá obligado a confrontar la situación con la otra parte y llegar a un acuerdo. Nos obliga a ser conscientes de las responsabilidades de los demás.

El hecho de tener que interactuar con los compañeros,  interfiriendo su flujo de trabajo con solicitudes para la realización de acciones, puede llevar a establecer un criterio común -pauta de comportamiento- a la hora de gestionar las interrupciones, o realizar las mencionadas solicitudes.

Planificación

Ante los proyectos podemos aplicar la planificación natural con la intención de dar un salto cualitativo. El hecho de marcarnos una meta más asertiva, el ‘que debe suceder para que esto sea un éxito’, el ‘que implica y que no implica’, es una nueva perspectiva que va más allá de su especificación y gestión convencional. El hecho de intentar dar alcance a la planificación del proyecto  de una forma mucho más amplia nos evitará la omisión de detalles importantes, y nos aporta una perspectiva orientada a los resultados y una mayor calidad de los mismos. Enfocar los asuntos diferente, para hacerlos mejor.

Estrategia

Tratar las cuestiones de empresa con el sistema de niveles perspectiva. Desde fijar un propósito para la empresa y unos valores a seguir, hasta diseñar un plan quinquenal compuestos de varias etapas de objetivos a 1 y 2 años que ayuden a realizar un seguimiento de su ejecución en función de su consecución. A partir de los 6000 metros podemos definir las diferentes áreas de responsabilidad de la empresa, ya sea por departamentos o para indicar los nichos de mercado, gamas de productos, necesidades de los clientes que esta quiere satisfacer.

Por parte de los empleados es mucho más útil y usable los niveles de 6000 metros – áreas de responsabilidad, hasta la pista de aterrizaje. Definimos las responsabilidades del trabajador en la empresa, y marcamos la línea de su actividad por medio de los proyectos (3000 metros) y las acciones. Los niveles de acción se integrarán con los objetivos a 1 o 2 años de la empresa con la intención de orientar la acción a la consecución de los mismos.

Tengo la sensación de que el mundo de la productividad personal en la empresa es algo por explorar y que puede reportar grandes beneficios, tanto a la organización como a los miembros que la componen. Si aplicas Get Things Done en tu empresa u otros métodos de productividad personal comparte tu experiencia vía comentario o vía twitter @davidtorne