Qué saber antes de contratar un software a medida

Un software a medida no es más que un programa informático que se diseña de forma ad hoc para una empresa, con el propósito de cumplir con necesidades específicas, tanto para los trabajadores de una empresa, como para los clientes de esta.

Su uso es muy beneficioso, ya que permite optimizar el tiempo y, por tanto, aumenta en un gran porcentaje la rentabilidad, pero, ¿qué debes saber antes de usar esta opción? No todas las empresas necesitan un software a medida, muchas logran alcanzar una buena rentabilidad con un software genérico.

10 aspectos a conocer antes de contratar un software a medida

Un software puede ser la opción ideal para tu empresa, así como puede que no lo sea. Por eso, es importante conocer algunos aspectos antes de tomar esa decisión:

Necesidades específicas

Esto es lo primero que debes tener claro, pues a partir de tus necesidades se creará el software a medida, con cada uno de tus requerimientos. Identifica bien qué es lo que deseas e investiga previamente si existe algún software genérico que pueda ayudarte con estas necesidades.

Presupuesto

Cuando decidas las características que va a tener tu software, recuerda que debe ir de la mano con un presupuesto realista. No necesitas algo extraordinario o fuera de lo común, solo que esté al margen de la competencia y del mercado. Desconfía por completo en esos presupuestos que son demasiado baratos, pues es una señal de que es poco funcional.

El precio de un software a medida oscila entre los 8.000 a 40.000 euros, dependiendo de las características del programa. En la actualidad, puedes recurrir al Kit Digital que ofrece el Gobierno de España para todo el tema de agilizar el proceso y apoyar iniciativas IT.

Tiempo de entrega

El tiempo es dinero, especialmente para una empresa, por eso es importante tener en cuenta cuál es el plazo de entrega de este programa informático. Un software a medida puede tardar. Los softwares a medida que se empiezan desde cero deben pasar por diferentes etapas que pueden durar un par de semanas.

Así que algo que debes tener es paciencia, pues tu software a medida puede tardar de 3 a 9 meses en estar listo. Todo dependerá de la complejidad del proyecto y la empresa que se encargue de desarrollar el programa.

Requisitos técnicos

Los requisitos técnicos son los aspectos que se deben cumplir para completar el proyecto. Esto permite que haya un buen rendimiento, fiabilidad y disponibilidad. En los proyectos de software, los requisitos técnicos generalmente se refieren a cómo se diseña el software, como en qué idioma está escrito, para qué sistema operativo va a estar diseñado, qué estándares se deben seguir, entre otros aspectos.

Responsabilidad

El software a medida será como el sistema neuronal de tu empresa, así que debes darle esta responsabilidad a alguien que realmente tenga una experiencia comprobable, lo mejor en estos casos es contratar a alguna empresa especializada en el desarrollo de software, con experiencia en el campo empresarial, si es de tu área, mucho mejor.

Es importante que tengas claro que la creación de software personalizado implica un proceso de análisis, planificación, diseño, desarrollo e implementación que puede llevar meses según la complejidad de la aplicación. Además, tomará tiempo corregir los errores cometidos en la empresa durante el proceso de implementación. Por todo esto, es necesario que vayas de la mano con verdaderos profesionales.

Garantías y servicios postventa

Una garantía de software es un tipo de contrato que define la condición y el rendimiento del software garantizado por el fabricante. Al comprar software a medida, una garantía es vital para cubrir reparaciones y correcciones en caso de falla.

Generalmente, muchas empresas ofrecen hasta un año de garantía, en caso de que en el primer año ocurra algún fallo (esto no cubre ampliaciones) que se precise modificar sin coste alguno.

Debes prestar atención a las políticas de garantía y servicio post venta, porque un software que no esté bien hecho, puede provocar diferentes daños, incluso puede dañar el hardware de tus equipos, un error en la RAM, un bloqueo del disco duro o cualquier mal funcionamiento prematuro de la computadora.

Cambios y mejoras

Un software a medida debe estar programado para ser actualizado constantemente, especialmente si se trata de un programa diseñado para el área empresarial.

Constantemente se desarrollan y revisan nuevos requisitos. El programa debe actualizarse para adaptarse a estos cambios y ser competitivo y dinámico. Esta es la lógica del mantenimiento perfecto.

Documentación y capacitación

Un documento de especificación de requisitos de software (SRS, por sus siglas en inglés), define los requisitos, expectativas, diseños y estándares para un programa informático. Esto incluye los requisitos comerciales generales que definen los objetivos del proyecto, los deseos y necesidades de los usuarios finales y los aspectos técnicos de la funcionalidad del software.

La capacitación va destinada a los empleados y a veces tienes que hacer una inversión, pues no todas las empresas lo incluyen dentro del paquete. Si el software está basado en diferentes áreas, entonces la capacitación se debe enfocar por áreas específicas.

Integración con otras herramientas

No hay un software que pueda hacer todo lo que necesitas para tu empresa; cada empresa es diferente y tiene necesidades específicas. La integración permite agrupar tareas por dominio, como ERP, CRM, BPM, CMS, entre otros. Una buena integración te permite tener un software más completo.

Usar un programa diferente para cada operación que necesitamos, hace que el sistema consuma muchos más recursos; diferente de un solo programa que pueda contener tantas operaciones como sea posible.

Normas y regulaciones

Al finalizar el período de prueba y asegurarte que todo está bien, debes revisar las normas y regulaciones del software, especialmente las que tienen que ver con las políticas de privacidad de datos y seguridad.

Recuerda que, si hay una fuga de datos, todo esto puede traer consecuencias legales, así que el tema legal va de la mano con el informático.

En Caltico podemos ayudarte cumpliendo todos estos requisitos, deja tu contacto en el siguiente formulario y te llamaremos en el mismo día.