¿Qué son los Partes de Trabajo? ¿Y las Órdenes o Avisos?

En este artículo vamos a tratar sobre los partes / avisos / órdenes de trabajo, una herramienta fundamental en el día a día de empresas y autónomos, sobre todo aquellos del sector servicios: climatización, fontanería, calefacción / aire acondicionado, servicios técnicos, electricistas, empresas que ofrecen SAT, etc…

Qué son los partes de trabajo, y para qué sirven

Los Partes de Trabajo son anotaciones o formularios que recogen información sobre las tareas realizadas por los trabajadores de una empresa. Esta información puede incluir aspectos como:

• Tiempo empleado en realizar una tarea, horas de cada trabador, etc.
• Descripción de las acciones realizadas, así como fotografías de las mismas
• Registro del material empleado
• Añadir datos de los aparatos o máquinas intervenidos
• Recogida de la firma del cliente al que se le presta un servicio
• Notas sobre la actuación, así como apuntes para actuaciones futuras

Los partes de trabajo constituyen un sistema de información cuyo uso mejora la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo, ya que funciona como una especie de diario de las actividades que realiza una empresa. La información almacenada puede resultar de gran valor para los compañeros de trabajo, que conocerán el estado de cada cliente / aparato / intervención.

Así mismo, es muy útil para los gerentes o encargados, que pueden revisar la evolución de las tareas, realizar análisis de la información para extraer conclusiones, y organizar mejor los calendarios de actuaciones en base al conocimiento previo de los partes de trabajo.

Como inconveniente podemos mencionar la reticencia de muchos trabajadores a cumplimentar los partes de forma regular o completa, bien sea porque no ven la necesidad de ello o porque consideran que les consume tiempo.

Lo cierto es que, sin duda alguna, la empresa o equipo que utiliza correctamente los partes de trabajo es más eficiente e incrementa su productividad, y este punto debe ser objetivo de toda empresa que aspire a mejorar y crecer.

Partes de trabajo en la nube (online)

Tradicionalmente, los partes de trabajo se rellenaban en formato papel, e incluso a día de hoy existen empresas que siguen usando este formato… ¡en plena época digital! Sobre este tema, te recomendamos que veas nuestro artículo sobre Transformación Digital.

Pues si, el papel es un soporte obsoleto y poco eficiente, ya que podemos crear nuestros partes de trabajo con un software, gracias a smartphones o tablets. Si además es una aplicación en la nube, como Cloud Gestion, la información de un parte de trabajo se comparte y sincroniza a tiempo real.

Utilizando una buena aplicación, se obtienen numerosas ventajas y beneficios, como por ejemplo: se tarda mucho menos tiempo en rellanar un parte de trabajo que en papel, se evita la pérdida fortuita de esa información (ya sabes, el típico papel que luego no aparece), y además permite recoger la firma del cliente en tablet / móvil, en caso de ser necesario.

En definitiva, los partes de trabajo online organizan y mejoran el flujo de información y operatividad de un equipo de trabajo.

¿Quieres ver como se crean los Partes de Trabajo en Cloud Gestion? Mira el siguiente vídeo:

Las Órdenes o Avisos de Trabajo

Los avisos (u órdenes) de trabajo son un poco el reverso de los partes, y ambas herramientas se complementan de maravilla a la hora de organizar, registrar y controlar el flujo de trabajo de un equipo o empresa.

Podemos definir una orden o aviso como una notificación (ya sea en papel o digital) que se le entrega a un trabajador y que contiene información detallada e instrucciones precisas para llevar a cabo una tarea o acción.

Esta información suele incluir aspectos como:

• Hora y lugar previstos para el trabajo a realizar. Mucho mejor si incluye datos geográficos precisos, como geolocalización, para facilitar la llegada al punto indicado.
• Datos sobre la persona o empresa que solicita la intervención, a ser posible que incluya un historial de trabajos anteriores. Esta información puede ahorrar mucho tiempo al técnico.
• Indicación aproximada del tiempo de intervención, que luego podrá compararse con el tiempo real empleado gracias al parte de trabajo que se genere con posterioridad.
• Información sobre los materiales y/o herramientas que serán necesarios, así como cualquier otro dato que pueda ayudar al trabajador a realizar la tarea de forma eficiente.

Tipos de órdenes de trabajo

Generalmente consideramos que existen 2 tipos de avisos de trabajo:

• Orden de trabajo correctiva (o urgente): se utiliza para notificar una tarea a realizar para un problema que ha sido reportado previamente por un cliente. Es decir, se produce solo bajo demanda explícita del cliente.
  Por ejemplo, a un cliente se le estropea la caldera de calefacción, llama a su empresa de fontanería, que registra su petición y genera una orden de trabajo a uno de los miembros de la empresa en cuestión. Cuando ese trabajador finalice su reparación, creará un parte de trabajo vinculado a la orden de trabajo que dio lugar a la intervención, y así la información mantendrá una correcta trazabilidad.

• Orden de trabajo preventiva: se utilizan normalmente enmarcadas en un servicio o contrato de mantenimiento periódico establecido previamente con el cliente. Por ejemplo, un cliente firma con su empresa de fontanería habitual un contrato de mantenimiento anual para su caldera de calefacción (por seguir con el ejemplo anterior).
  En base al periodo estipulado en ese contrato, un técnico de esta empresa recibirá una orden de trabajo generada automáticamente (por ejemplo, desde un software SAT / GMAO), y pasará por el domicilio del cliente para realizar una revisión de la caldera, sin necesidad de que el cliente tenga que avisar de nada. Una vez finalizada la intervención, el trabajador registrará lo realizado en un parte de trabajo.

¿Quieres ver como se crean los Avisos (u Órdenes) de Trabajo en Cloud Gestion? Mira el siguiente vídeo:

Conclusión

Como puedes ver, los partes y las órdenes de trabajo se combinan para ofrecer un mejor servicio a los clientes, y al mismo tiempo registrando toda la información relevante sobre las notificaciones y tareas realizadas. Es una herramienta muy útil para todo tipo de empresas, pero en particular para las empresa de servicios técnicos y mantenimientos (SAT), para las cuales es crucial poder organizar y analizar el trabajo de sus técnicos.

En este sentido, Cloud Gestion ofrece una ayuda inestimable gracias a sus funciones de software GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador), ideal para empresas que ofrecen Servicio de Asistencia Técnica o SAT. En el siguiente vídeo puedes conocer más sobre como Cloud Gestion puede ayudarte si gestionas una empresa de este tipo: