¿Qué tipos de factura existen?

El Reglamento de Facturación, que está recogido en el Real Decreto 1619/2012 del 30 de noviembre regula los tipos de factura que tienen validez en España. Tanto si eres un trabajador autónomo como el propietario de una empresa, te interesa conocerlos todos. De esta manera sabrás cómo actuar ante rectificaciones, qué pasa cuando realizas muchas operaciones de pequeñas cantidades o si trabajas con tus clientes en proyectos de medio y largo plazo.

Conoce todas las opciones legales en esta guía de facturación

A la hora de emitir comprobantes de operaciones, la ley contempla seis supuestos diferentes. Todos ellos se admiten bajo condiciones muy específicas y tienen que cumplir con una serie de requisitos para tener validez. Aunque si estás trabajando con un software ERP, este hace el trabajo por ti, conocer los cómos y los porqués te ayudará a tomar siempre la mejor decisión. No te pierdas esta guía de facturación con la que resolver todas tus dudas. ¡Toma nota!

Tipos de Facturas

• Factura Proforma

Se trata de un documento que tiene una validez relativa, ya que se utiliza para mostrar tu compromiso de mantener el precio de venta de un producto o servicio durante un periodo de tiempo que, normalmente, son tres meses. A nivel contable no implica ningún apunte ni movimiento de fondos y legalmente tampoco tiene repercusión fuera del periodo establecido.

Su apariencia es relativamente similar a la de las facturas tradicionales. En su encabezado debe aparecer indicado claramente que se trata de un documento proforma. También tiene que tener la fecha de emisión, el periodo de validez, los datos del cliente, el concepto, el precio, otros gastos asociados (como transportes, seguros, etc.), las condiciones de pago y otra información relativa a la operación. Para evitar confusiones con los documentos ordinarios, se recomienda no firmarla ni sellarla a no ser que el cliente lo solicite.

Vas a necesitar utilizarlas cuando tus clientes necesiten pedir un crédito para comprar tu producto o servicio así como cuando envíes muestras sin valor comercial. También las verás en operaciones de comercio internacional, cuando estés proponiendo el precio y las condiciones de venta a un cliente que importe tu producto.

Si, por ejemplo, un cliente te pide un presupuesto para un producto o servicio y quieres que el compromiso del precio solo dure un plazo determinado, la factura proforma será una forma formal de reflejarlo todo. Pero no implica un compromiso de servicio por tu parte.

• Factura ordinaria o completa

Este modelo de factura es el más habitual en cualquier empresa. Su emisión es obligatoria, aunque en ocasiones se puede sustituir por otros tipos que veremos más adelante. La función principal de este documento es la de dejar constancia de una transacción económica y sirve como comprobante legal. Como es el más popular, verás que mucha gente se refiere a él simplemente como factura, aunque también se usan las expresiones factura ordinaria o factura completa.

Es obligatorio que todos estos comprobantes tengan un número de serie y que estos sean correlativos entre sí. También debes incluir la fecha en la que hayas recibido el pago, coincida o no con la de emisión, los datos de tu empresa y del cliente (incluidos los NIF o CIF y los domicilios), la base imponible y el tipo impositivo por separado, así como otros gastos (transporte, seguros, etc.).

A no ser que tu modelo de negocio o circunstancias encajen en los supuestos que vas a ver a continuación, este es el formato que debes elegir. Su momento de emisión dependerá de si estás trabajando con particulares o empresas. En el primer caso, se creará en el momento de la operación, mientras que en el segundo tendrás de plazo hasta el día 16 del mes siguiente.

Para saber cómo son puedes fijarte en ejemplos habituales, como el documento que te entregan cuando contratas una reforma o por pagar los servicios jurídicos de un abogado. También lo son los comprobantes que recibes al pagar el trabajo de un fontanero o la asistencia técnica de un informático.

• Factura simplificada

Las facturas simplificadas son otro de los tipos más populares. Su función es la de facilitarte y agilizar el proceso de emitir el documento, ya que solo tendrás que poner tus datos y no los del cliente. Para poder usar este modelo tienes que cumplir una serie de condiciones:

• Que el importe de la operación no supere los 400 euros con el IVA incluido. (ver nuestra guía sobre el IVA)
• Que no se trate de operaciones intracomunitarias.
• Que tu actividad o la naturaleza de la operación corresponda a una de las excepciones señaladas por la ley y que el importe de la misma no supere los 3000 euros.
• Que sea una factura rectificativa.

Pese a no estar obligado a añadir los datos del cliente, el documento simplificado que emitas debe tener: número de serie, fecha de expedición y operación, todos tus datos, la descripción del producto o servicio, su base imponible y el tipo impositivo. Además, si se trata de una factura rectificativa, el número de serie de la factura que está rectificando.

Esta opción es la más popular en el comercio minorista. El ejemplo más frecuente son los tickets de compra. De hecho, estos no solo sirven como comprobante, sino que son una copia del documento contable de la tienda.

• Factura rectificativa

Como su propio nombre indica, se utiliza para corregir una factura previa. En el Reglamento de Facturación no existen las facturas de abono, sino que las devoluciones y correcciones están obligadas a documentarse con este método.

Al igual que ocurre con el resto de documentos de este tipo, tienen que estar numeradas de forma correlativa, pero tendrás que dedicarles una serie propia. También es obligatorio añadir el número de serie de la factura que está corrigiendo, cuál es el cambio y los motivos específicos por los que se está realizando.

Legalmente tienes que crear este documento tan pronto como detectes los errores e incluir tus datos completos. Como hemos visto en los modelos simplificados, incluir los del cliente es opcional siempre y cuando cumplas con los requisitos necesarios.

Los motivos más habituales por los que tendrás que recurrir a la factura rectificativa es porque has detectado un error en los conceptos o cuando no has usado el tipo impositivo correcto. También es muy frecuente verla cuando ha habido errores en los pedidos o si los almacenes no han podido servir toda la mercancía acordada.

• Factura recapitulativa

Este modelo de facturación especial está pensado para reducir la carga de trabajo y facilitar la consolidación de la información. Cuando tienes un cliente con el que vas a realizar varias operaciones en un espacio de tiempo relativamente corto, puedes agrupar varios documentos en uno. Solo tendrás que anular los anteriores, si es que has llegado a emitirlos, con una rectificativa y crear la factura nueva.

Para que tenga validez legal, tiene que incluir los mismos datos que las facturas ordinarias. Pese a que estás presentando la información agrupada, es importante que cada concepto esté bien especificado de forma individual, junto a su base imponible y el tipo impositivo.

Puedes emitir una factura recapitulativa por las operaciones realizadas dentro de un mes natural. También es obligatorio que el cliente sea siempre el mismo en cada uno de los documentos. No olvides que, además de la fecha de emisión, también tienes que incluir la de cada una de las transacciones.

De esta manera, en lugar de, por ejemplo, tener que emitir una factura diaria, tu carga de trabajo administrativo se reducirá considerablemente con solo un documento al mes. Si tienes una clínica dental y el cliente necesita varias citas seguidas o si te has comprometido a servir tus productos a un restaurante, podrás recopilar todos los movimientos en un único comprobante.

• Factura electrónica

Este sistema de facturación supone la evolución natural de la emisión de facturas de compra y recibos (ver más sobre la factura electrónica). En lugar de utilizar el papel como soporte, se crean documentos digitales con sistemas de autenticación que permiten garantizar su validez y se trasmiten de un ordenador a otro. Como consecuencia, podrás disfrutar de las siguientes ventajas:

• Disminución de costes. Elimina los gastos de papel, impresión, envío, etc. Solo necesitas un ordenador con firma electrónica para emitirlas.
• Ahorro de tiempo. Si trabajas con un software de facturación, podrás realizar este proceso de forma semiautomática, especialmente si tienes integrados otros procesos, como el control de stock o de tareas. Además, su envío es inmediato y completamente seguro.
• Ahorro de espacio físico. No tendrás que almacenar las copias de las facturas, ni los materiales necesarios para emitirlas.
• Eficiencia en el almacenamiento de la información. Si tu programa de facturación tiene almacenamiento en la nube, no correrás el riesgo de extraviar la documentación o perderla en un siniestro.

En cuanto a la información necesaria, será la misma que las facturas completas o las simplificadas, según cuál sea tu modelo de negocio y las condiciones que cumplas. Solo tendrás que sustituir el sello y la firma por su versión electrónica.

Como puedes ver, todos los tipos de factura disponibles te permiten una gran versatilidad a la hora de crear comprobantes de venta.  Con nuestro software ERP Cloud Gestion te será de gran ayuda para manejar los tipos de facturas que tendrás que utilizar en el desarrollo de tu actividad empresarial o como autónomo.

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