El otro día fui a imprimir unos documentos a una tienda de fotocopias. Mirando la tabla de precios, tenían las tarifas del envío de documentos por fax. Me quedé estupefacta. ¿Fax? ¿Quién envía faxes en la actualidad?
Al regresar a casa, me metí en internet para ver los datos de contacto de páginas web de empresas y de las fichas de Google. Resulta que en muchas de ellas aparece el número de fax.
Pensaba que el fax había pasado a la historia hace años y he descubierto que no, que todavía se sigue utilizando. Así que en este artículo te voy a contar:
- ¿Quién sigue comunicándose por fax?
- ¿Porqué hay empresas que utilizan fax en vez correo electrónico?
- Las razones por las que NO deberían usarlo en la Unión Europea
Breve historia del fax
Si naciste muy a finales del siglo XX o en este siglo, posiblemente ni siquiera hayas visto este artilugio en tu vida. La gran mayoría de las personas que peinamos canas, hace más de una década que no lo hemos vuelto a utilizar ni a ver en la oficina.
El fax fue patentado en 1843 por Alexander Bain (antes de que se inventara el teléfono). Era un sistema parecido al telégrafo que consistía en una máquina que leía un mensaje escrito con una tinta especial, que la convertía en señal eléctrica y la transmitía a distancia. El receptor descodificaba esa señal e imprimía el documento.
Primera maquina de fax inventada por Alexander Bain en 1843
" data-orig-size="472,500" sizes="(max-width: 472px) 100vw, 472px" aperture="aperture" />El primer servicio comercial de fax se inauguró en 1865 entre París y Lyon.
En 1881 Shelford Bidwell inventó el escáner fototelegráfico. Este aparato escaneaba imágenes. Gracias a él, se perfeccionó el fax, pudiendo transmitir textos e imágenes de forma muy rápida.
A partir de 1970 algunas empresas comenzaron a utilizar el fax para enviar contratos, pedidos y presupuestos. El auge del fax se produjo en los años ’80 y ’90, en EEUU y en Europa.
Con llegada de internet nacieron nuevas formas de enviar mensajes y documentación. El fax perdió popularidad frente al correo electrónico, hasta el punto que ya es considerado como tecnología obsoleta. Sin embargo, como dije al principio, todavía hay empresas que se siguen comunicando con el fax.
¿Quién utiliza el fax en la actualidad?
En España lo utiliza la Administración Pública y las empresas privadas que tengan que relacionarse con ella. Lo hacen para enviar y recibir documentos que necesiten acreditación legal (contratos, requerimientos judiciales, escrituras notariales, etc.).
En otros países como EEUU, Japón y Alemania la llegada internet y la digitalización no ha tenido apenas impacto en el uso del fax y continua siendo muy popular. Lo utilizan empresas de servicios financieros, las relacionadas con la sanidad (p.ej. hospitales) e incluso tecnológicas como Sony.
Una curiosidad: el FBI también se comunica vía fax. La Casa Blanca, no. Ahí Barak Obama los prohibió expresamente como correspondencia presidencial.
Se estima que hay más de 45 millones de máquinas de fax activas en todo el mundo. Su uso es tan habitual que los fabricantes de impresoras con escáner, integran el fax en el dispositivo.
Además también es posible enviar faxes utilizando aplicaciones digitales.
6 Razones para usar el fax
1. Rechazo al correo electrónico
Muchas empresas no tienen claro las ventajas del correo electrónico y otras aplicaciones ofimáticas del siglo XXI. Prefieren ir a Correos en persona, papel en mano y enviar un burofax. Este rechazo se produce especialmente en microempresas del sector legal, financiero y seguros, dirigidas por empresaurio/as
2. Comodidad analógica
¿Para qué pasarnos a lo digital, si nos va bien con la tecnología de hace 2 siglos? Dejar de utilizar el fax implica tener que cambiar todos los procedimientos de envío y recepción de contratos, pedidos, albaranes, facturas … en definitiva, siempre se ha hecho así y no hay necesidad de cambiar la forma de relacionarnos con los clientes.
El día que estas empresas descubran los ERP van a flipar en colores.
Cuando una empresa solo utiliza fax, obliga a sus clientes y proveedores a usarlo también. Esto se convierte en una pelota de nieve. Es lo que pasa en España con la Administración Pública.
3. Dejar constancia legal
Cuando se envía un documento vía fax, el dispositivo lo escanea, lo convierte en un mapa de bits, después en una señal que trasmite por línea telefónica y lo envía a un número de teléfono que descodifica la imagen escaneada y la imprime.
Este sistema permite que se sepa que el documento ha sido recibido sin problemas (constancia legal). Como no soy ingeniera de telecomunicaciones, no sé en qué se diferencia esto del envío de un correo electrónico porque el servidor también te avisa de si ha sido entregado, abierto, leído y cuántas veces se ha leído.
4. Firma reconocida legalmente
Las firmas de los documentos enviados por fax están aceptadas en los juzgados de todo el mundo desde finales de los años ’80. De ahí que sea muy cómodo firmar a mano un documento en papel, enviarlo y saber que, en caso de disputa, la firma tiene efectos legales.
Un correo electrónico sin firma no tiene validez legal. La verdad es que no sé si las firmas corporativas que sí incluyen todos nuestros datos tienen reconocimiento legal o no.
En cuanto a las firmas electrónicas es bastante engorroso crearlas y aprender a utilizarlas. Por eso, muchas empresas continuan yendo a Correos a enviar sus burofaxes. Lo de hacer una formación en firma digital, firma electrónica y digitalización básica ni se lo plantean.
5. Sistemas informáticos incompatibles
Relacionado con el párrafo anterior, en España el sistema operativo de tu ordenador debe ser compatible con los sistemas de la Administración Pública. Esto lo sufrimos los que utilizamos Apple y no Windows. Muchas veces es imposible realizar un trámite por esa incompatibilidad.
No pienses que es un problema de España. En EEUU el 75% de las comunicaciones en el ámbito sanitario se realizan por fax. Esto es porque muchos hospitales y servicios de salud tienen sistemas informáticos incompatibles entre sí. Por eso, es más práctico enviar los historias de los pacientes por fax y que el destinatario lo escanee y lo guarde en su archivo digital.
Además en EEUU la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico (HIPAA) obliga a los médicos a enviar por fax cierta documentación de los pacientes, en vez de por correo electrónico.
6. Razones de seguridad
No solo el FBI utiliza el fax por razones de seguridad. En España las comisarias de policía, ministerios, juzgados y otras instituciones públicas mantienen el fax como plan B en caso caídas en la conexión a internet o a un ciberataque.
Motivos para dejar de usar el fax
1. La normativa europea
La Directiva 2011/83/UE, sobre los derechos de los consumidores, establecía en el artículo 6 que en los contratos debía aparecer la dirección geográfica del comerciante, el número de teléfono, el número de fax y la dirección de correo electrónico.
Eso cambió con Directiva 2019/2161/UE de diciembre de 2019, que dice que debido a los avances tecnológicos se elimina el fax de la lista de medios de comunicación porque se utiliza rara vez y es obsoleto. El plazo de aplicación de esta nueva norma en todos los Estados de la UE era antes de finalizar 2020.
Esta prohibición del uso del fax también está relacionada con la protección de datos personales. Vete tú a saber quién está delante de un fax justo en el momento en el que llega un documento con los datos personales de un cliente, proveedor o empleado/a de una empresa.
La Directiva establece multas a las empresas que no la apliquen: el 4% de su facturación anual.
2. Ciberseguridad
Hasta ahora las comunicaciones vía telefónica (fax, SMS) estaban a salvo de los hackers, pero eso está cambiando y los ciberdelincuentes están cada vez más interesados en estas comunicaciones telefónicas.
¿Utilizas el fax a menudo? ¿Sabías que hay multas para las empresas europeas que lo siguen usando?
Fuentes:
The Rise and Fall of the Fax Machine (El auge y caída de la máquina de fax) – Jonathan Coopersmith
Cuando el fax era lo más – El Español
Razón por la que los faxes se usan de forma obsesiva en Japón – OKdiario
Por qué hay empresas y gobiernos que todavía usan el fax – Animal Político
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