Recordatorio CreaOrden: revisión de acorralamiento de tareas

Te recuerdo que hagas tu revisión mensual de acorralamiento de tareas. Yo la hago los primeros de cada mes. O sea mañana. Para cualquiera que conozca de GTD, el acorralamiento de tareas ó limpieza mental (mind sweep) es una revisión de todo nuestros espacios físicos (oficina, carro, casa) para encontrar las tareas y proyectos que no están en un sistema confiable de recordatorios. Cuando alguien comienza a usar GTD, David Allen recomienda ir lugar por lugar, abriendo cada gaveta y armario para ir anotando aquellas tareas que se nos disparan al ver nuestras cosas. Funciona muy bien.
Luego viene la revisión semanal, que se hace en la oficina y no incluye este paseíto por todos lados. Allen reserva la revisión física para el principio porque espera que adquieras el hábito de capturar las cosas por hacer enseguida, usando libretas en todos lados para anotarlas u otros métodos de capturas.
La herramienta de la limpieza mental es invaluable. Yo estoy en desacuerdo sólo con la periodicidad de la revisión de todos tus espacios. Creo que debe ser una vez al mes, siempre el mismo día. Y tengo dos razones:
• Si bien es una meta importante establecer el hábito de capturar todas las tareas, es poco realista que esto pase el 100% de las veces. En ocasiones es difícil dejar lo que estás haciendo (sofriendo ajos, por ejemplo, que se queman en lo que te volteas) porque se te ocurrió algo. Por eso si vuelves al mismo lugar (frente a las hornillas) puedes recordar aquella idea que tuviste (limpiar el filtro del extractor de humo). Hacer esta revisión mensualmente es un respaldo para todo el sistema.
• Incluso si fueras el rey o reina de la captura instantánea de tareas, hay lugares en tus espacios físicos que no sueles ver y no se te dispararán ideas hasta que no te pares frente a ellas. Entoces, por más que sean buenas no podrás capturarla. Un ejemplo de una tarea así que no hubiese capturado sin mi acorralamiento (porque nunca me hubiese topado con ellas en el día a día): “Subir la mesa de carpintero a Mercado Libre”. Es una mesa que está usándose en mi lavandero para poner cosas. Realmente no me causa molestias como para pensar en ella: casi nunca la veo. Pero hoy, cuando hice mi paseo por la casa, decidí que realmente sería preferible que no estuviera, para tener más espacio para moverme y limpiar el piso fácilmente.
Siento que es mi deber CreaOrdenista recordárselos cada mes, y así aumento mi número de entradas por mes. Todos ganamos.
Decide cuál es el día del mes que vas a hacer tu revisión. Yo te recomiendo el primero del mes, así aprovechas mis recordatorios.

Publicado por Mónica Tisminesky Fried