Redactar recordatorios no es perder el tiempo

Hoy vuelvo a hablarte de la necesidad de redactar bien los recordatorios en tu sistema GTD.

Un sistema GTD lo que contiene son recordatorios. Cuando hablamos de que tenemos en nuestro sistema proyectos y siguientes acciones, en propiedad tendríamos que referirnos a ello como recordatorios de proyectos o recordatorios de siguientes acciones. A veces hay discusiones sobre lo que contiene, por ejemplo, un checklist y… ¿Qué contiene un checklist? ¿Acciones? ¿Disparadores? Contiene —sencillamente— recordatorios.

He añadido este pequeño párrafo de introducción, porque en mi experiencia es relevante que tengas claro el concepto de lo que es un proyecto o siguiente acción en GTD, pero que no te olvides de que en tu sistema lo que organizas es un recordatorio de estos. Y que para que este recordatorio sea útil tiene que cumplir una serie de requisitos.

De nada sirve que pienses en ese resultado que quieres conseguir o en esa siguiente acción que necesitas hacer para avanzar o completar algo, si luego escribes un recordatorio que es un churro.

Redactar el recordatorio forma parte del paso Organizar, no del de Aclarar.

Aclarar es llevar a cabo el proceso clave de pensamiento para determinar —decidir— ese resultado deseado o esa acción física y visible que necesitas hacer.

Organizar es redactar un recordatorio de esta decisión que has tomado y organizarlo en la categoría correspondiente en tu sistema GTD.

Aclarar y organizar es un proceso continuo. Cuando aclaramos pensamos y cuando nuestros dedos empiezan a escribir el recordatorio ya hemos transitado hacia organizar… A veces pienso que la representación de este proceso en dos pasos provoca que la redacción del recordatorio quede en una especie de limbo. En territorio de nadie.

Ya lo irás descubriendo a medida que vayas avanzando en tu camino para dominar GTD, porque los cinco pasos de GTD, en realidad, no son flujo de trabajo lineal. Yo personalmente lo veo como una «manera totalmente holística de relacionarte con tu mundo». Pero bueno, esto ya es harina de otro costal.

Volvamos al tema. Muchas veces lo que pasa es que cuando ya hemos hecho el esfuerzo de pensar y decidir el proyecto o la siguiente acción, nos vamos directamente al lugar donde lo organizaremos, y con eso, de alguna manera, ya lo damos por terminado. Y la redacción del recordatorio es como si perdiera relevancia, como si fuera mera burocracia o «la parte fácil».

Este hecho es frecuente verlo reflejado oyendo comentarios del tipo: «Yo ya sé a que me refiero cuando escribo Llamar a María, no necesito más», o «Anotando la referencia del proyecto corporativo en el que estoy trabajando ya tengo bastante» o el fatídico «Redactar con tanto detalle es perder el tiempo».

Si aclaras muy bien y luego organizas muy mal, el negocio es ruinoso. En eso sí que te doy la razón: es perder el tiempo.

Es tentador poner algo en tus listas sólo por ponerlo en una lista, pero asegúrate de que:

1) Has terminado de pensar en ello (bien aclarado).
2) Has redactado el recordatorio de manera correcta (bien organizado).

Si no has terminado de aclarar de qué se trata y qué quieres hacer al respecto y/o si la redacción del recordatorio es deficiente, lo más probable es que empieces a rechazar este elemento y después también lo harás con la lista en la que se encuentra.

Tu mente no lo dejará pasar. Y la confianza en tu sistema —cosa en la que siempre insistimos— será inexistente.

Si estás en la situación en la que tu sistema GTD no termina de «vibrarte bien» te propongo que primero cambies el chip y pienses en él como un sistema que contiene RECORDATORIOS.

Y en segundo lugar, que te hagas algunas preguntas de comprobación de la calidad de estos recordatorios en tus listas de siguientes acciones y proyectos.

• Siguientes acciones:

-¿Tengo toda la información que necesito para hacerlo?
-¿Empieza con un verbo? ¿El verbo es de una actividad física?
-Si lo hiciera ahora mismo, ¿la forma en que lo tengo en la lista describe lo que realmente haría primero? ¿Puedo verme haciéndolo?

• Proyectos:

-¿Este recordatorio que he redactado define realmente y concretamente el punto de llegada/resultado que quiero conseguir?
-¿El redactado contiene un verbo?
-¿Con este resultado lograré cumplir el propósito por el que lo he definido?

Hazlo, y me cuentas que tal. 😉

Pon en valor la redacción de los recordatorios, that’s all.

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