Redactar un correo electrónico

El correo electrónico es usado para temas personales y para temas profesionales, y los profesionales hay que escribirlos correctamente para que nuestra imagen digital sea perfecta.

Últimamente he recibido varias consultas de dudas que os surgen cuando queréis redactar correctamente un correo electrónico con un nivel de formalidad adecuado. Y para que todos tengáis mis respuestas he pensado que en la sección Escribir bien del blog tenía que quedar este artículo para responder a todas las consultas.

Sin más rodeos voy al tema.

Lo primero es saber a quién se lo queréis decir para ajustar el nivel de formalidad adecuado. Y un consejito mío para acertar es imaginar que estáis hablando con esa persona o grupo de personas, no falla.

Tened en cuenta que debéis acertar con el tono, no pasaros de formales ni quedaros cortos.

En segundo lugar hay que tener claro lo que queréis comunicar. Cuando lo tengáis claro escribid aplicando dos reglas básicas: que no falte nada y que no sobre nada. Debéis dar la información necesaria sin añadir información irrelevante. Os aconsejo escribir el correo electrónico y revisarlo antes de enviarlo a su destinatario; sabéis que todo escrito se revisa una y mil veces antes de darlo por correcto, no os canséis.

Después plantearos esta pregunta ¿para qué se lo quiero decir? Siempre escribimos con un objetivo, vender, colaborar, solicitar... Por lo tanto debéis dejar claro lo que pretendéis y no dudéis en pedir lo que necesitáis.

Un correo electrónico bien escrito transmite profesionalidad y demuestra respeto. Y vuestra comunicación digital es una carta de presentación fundamental.

Ahora voy a explicar el formato y los elementos importantes que se deben incluir.

1. Dirección de envío. Utilizad una dirección de correo electrónico con nombre completo, iniciales y números o una combinación de ambos. Ejemplo:<[email protected]>.

2. Asunto. Escribid una línea corta que resuma vuestro propósito. Ejemplo: Solicitud de colaboración.

3. Fuente. El fin del correo es que sea de fácil lectura, yo utilizo las fuentes Arial, Times New Roman o Calibri. El color siempre mejor el negro y un tamaño de fuerte de 12 o 14 puntos.

4. Introducción. Debéis escribir una breve introducción donde os presentáis para que el destinatario sepa quien le escribe. Comenzando siempre con un saludo (Estimado Sr. García, reciba ante todo mi cordial saludo).

5. Cuerpo. Lo más directo y breve es lo que mejor funciona, siempre que sea posible. Párrafos cortos, y si hay que adjuntar información complementaria mejor incluyendo un archivo adjunto.

6. Cierre. Os aconsejo un cierre formal. Ejemplos: Atentamente, saludos cordiales, gracias por su tiempo.

7. Firma. Vuestro nombre y cargo profesional.