Revista Coaching

Reducción de costos – los costos ocultos

Por Juan Carlos Valda @grandespymes

Reducción de costos – los costos ocultos

Es común escuchar a un empresario decir "los números no me cierran". El significado de esta frase es muy sencillo de explicar: el negocio no rinde lo que él pretende. Ante este hecho consumado se pueden tomar diversos cursos de acción: retirarse del mercado, aumentar el precio de venta, buscar nuevos mercados para incrementar las unidades vendidas, o hacer lo más sensato en estos caso, que es tratar de reducir los costos SIN BAJAR LA CALIDAD.

Cuando empezamos a hablar de costos lo primero que tenemos que hacer es definir como está compuesto el costo de un producto. En forma genérica podemos decir que una unidad de producción tiene costos directos (imputables directamente a esa unidad como ser la materia prima, la mano de obra, la hora-máquina, etc.) y costos indirectos (el alquiler, el consumo de energía que no es fuerza motriz, los honorarios por asesoramiento legal e impositivo, que no son imputables directamente a la unidad producida, pero que tienen su incidencia dependiendo de la manera en que se apropien).

La característica común de todos estos costos es que son bien visibles, concretos y fácilmente mensurables. Se pueden reducir los costos directos siendo más eficientes en la fabricación y los indirectos negociando una rebaja en los honorarios de asesoramiento o en el alquiler. Cada costo tiene su característica propia y en base a ella se podrá obtener o no una reducción, pero siempre son fácilmente mensurables.

Existen otros costos que no se ven tan claramente como los mencionados, que existen y pueden influir notoriamente en el resultado de una empresa. Son los llamados costos ocultos y que están principalmente relacionados con el aprovechamiento que hacemos de los activos y de los pasivos.

Para entenderlos haremos un paseo por los rubros del balance e iremos viendo como una buena administración de cada uno de ellos evita gastos que no se vislumbran con facilidad o generan ingresos que ayudan a mejorar el resultado final de la compañía.

Empecemos por DISPONIBILIDADES: este es un rubro especial porque el exceso de dinero en caja es malo ya que se pierde la renta que producen las posibles inversiones y la escasez puede hacer perder alguna posibilidad para la cual se necesita efectivo. Habrá que balancear las dos cosas y ver cual es el monto aconsejable a tener disponible. Como ejemplo, en épocas de inflación, los intereses de una colocación a 30 días pagaban los sueldos del personal administrativo de una empresa.

El segundo rubro que analizaremos es CREDITOS POR VENTAS: es uno de los dos más importantes (el otro es Inventarios) para analizar. Hay acá dos costos ocultos que si se mensuran, pueden sorprender. Uno es los días en la calle (el tiempo transcurrido entre la emisión y el cobro de una factura) y el otro es los incobrables. Es importante estar detrás de la factura para cobrarla en tiempo y forma nadie paga en término si no se reclama) y disponer de efectivo para hacer frente a las erogaciones. También vale la pena recordar que el IVA se paga al mes siguiente de la fecha de factura y muchas veces, por no decir la mayoría, se deposita antes de haber cobrado la factura. El otro es el estado patrimonial y financiero de nuestros clientes: si le vendemos a gente que está a punto de entrar en cesación de pagos o que está en graves problemas financieros podemos considerar que nunca vamos a cobrar esa deuda ni recuperar el bien que se entregó a cambio. El ansia de vender hace que no se tengan en cuenta estas dos variables, y el resultado está a la vista.

El tercer rubro que abordaremos es INVENTARIOS: acá hay varios costos ocultos que dependen del sistema de control de inventarios que se lleve. Si éste no existe los costos ocultos pasan a ser costo, no se detectan y por lo tanto no se pueden tomar medidas correctivas. Si existe, paso a detallar aquéllos más comunes (no todos están siempre presentes, ya que cada actividad tiene sus características y en algunos casos costos ocultos propios): mermas propias de la actividad, robos-hormiga, salidas sin cargo (muestras), material fallado, material obsoleto, exceso de productos o falta de ellos (el exceso es un activo muerto por el momento, para el que se necesitó fondos que podían haber sido aprovechados para otra cosa más rentable y la falta hace que se pierdan ventas y a lo mejor clientes), condiciones inadecuadas para el almacenamiento, falta de control en la recepción de materiales, etc. Sobre todos estos costos ocultos se pueden tomar medidas correctivas que los van a minimizar, y si se nos ocurre valuarlos, seguro que vamos a sorprendernos.

El cuarto rubro es OTROS CREDITOS: aquí el aspecto más importante a tener en cuenta son los Anticipos de Impuestos, las Retenciones y las Percepciones. No tener esto bien contabilizado hace que no se tomen como pago a cuenta y por lo tanto se pague de más, lo que va a influir en Disponibilidades.

El quinto rubro es BIENES DE USO: en este rubro, más que costos ocultos hay criterios de valuación diversos, que impactan en resultados de períodos ciertos, ya que a la larga, vía amortización o vía gastos directos, todo va a resultados. Me estoy refiriendo a que un bien puede ser considerado un activo amortizable con una cierta vida útil o un gasto. En el primer caso los resultados se verán afectados sólo por la amortización, dependiendo ésta de la vida útil considerada y en el segundo por todo el valor del bien.

El sexto y último rubro a considerar en este análisis son los PASIVOS CORRIENTES: aquí hay tres aspectos a tener en cuenta, que no son costos ocultos, pero que pasan desapercibidos para más de uno: los intereses por pago fuera de término, tanto de los proveedores ( pueden discutirse) como de la AFIP (no se pueden discutir salvo que se adhiera a una moratoria que los condone), las multas por no presentar a tiempo las DDJJ que la AFIP cobra a los contribuyentes y los aportes especiales y/o extras a las Obras Sociales y Sindicatos, que no se descuentan de los recibos de sueldos y que luego son facturados por estas organizaciones.

Creo que después de este análisis queda claro la importancia de administrar estos activos y pasivos de una manera eficiente y adecuada. Los beneficios a recibir son importantes y redundarán positivamente en el resultado de las empresas.

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