Registros en mantenimiento

Como funciones básicas los registros deben incluir: 

• Inventario de equipo y ubicaciones técnicas, en donde se encuentran detalladas las características técnicas más relevantes de dichos equipos así como documentación adjunta para su consulta, planos, manuales de usuario, esquemas eléctricos, manuales de repuestos, etc. 
• Planificación de las tareas de mantenimiento y generación de órdenes de trabajo para su cumplimiento. En base a planes de mantenimiento y procedimientos predefinidos, el sistema propone un calendario con las tareas y revisiones a realizar en cada uno de los equipos. También permite planificar las actividades de mantenimiento a partir de frecuencias temporales o a partir de las horas de funcionamiento de cada máquina. 
• Registro del resultado de las ordenes de trabajo (tanto correctivas como planificadas en mantenimiento preventivo) en donde se informa al sistema de los trabajos realizados y su resultado: motivo de la intervención, revisiones realizadas, sustituciones-reparaciones de piezas, horas-hombre empleadas en la reparación o revisión y costes de mantenimiento. 
• Registro de incidencias detectadas en las instalaciones, seguimiento de las mismas y derivación en ordenes de mantenimiento si procede. 
• Estadísticas e informes sobre incidencias. 

Toda esta información que puede parecer un exceso de trabajo inútil ayudara con el tiempo y la adecuación del personal a agilizar y mejorar la ejecución de los distintos procesos.

Conservación y uso de los registros de mantenimiento.

Documentar los resultados de mantenimiento es una importante actividad de mantenimiento, la calidad del mantenimiento de la fábrica es revelada por estos registros. Todo el personal involucrado en operación y mantenimiento debe entender el propósito de la conservación de registros, por qué son mantenidos, qué está siendo controlado y cómo se deben de usar. 
Hay una gran variedad de tipos de registro de mantenimiento, los siguientes son mínimamente requeridos en Automantenimiento. 

• Registros de mantenimiento de rutina. Son importantes los registros de los trabajadores enfocados a prevenir el deterioro y mantenimiento de las condiciones básicas. 
• Registros de inspección periódica. Es importante el criterio seguido para indicar el desgaste permisible antes de reparar. 
• Registros de informes de mantenimiento. Se requiere los utilizados para reparar y dar servicio para restaurar el equipo a su condición original. 
• Registros de mejoras. Aquellas modificaciones para aumentar la confiabilidad del equipo. 
• Análisis de MTBF (Mean Time Between Failures). Los análisis de MTBF ayudan a clarificar y clasificar la aparición de fallos. 
• Historial del equipo. Se debe llevar un control de lo acontecido en cada equipo incluyendo, fechas, localización, detalle y costos para las averías que se repararon, el mantenimiento periódico y las mejoras que se hayan realizado, así como nombres, modelos, tamaños y números de partes y fabricantes. 
• Registro de los costos de mantenimiento. Incluye mano de obra, material, costos de subcontrataciones, etc. Estos costos son de gran utilidad para su análisis, mediante ellos se puede ver la rentabilidad del programa de mantenimiento. 

Las siguientes precauciones deben ser tomadas al mantener registros de mantenimiento:

• Clarificar quién, qué, cuándo, donde, por qué y cómo. Quién es el que rellena los formularios, qué deberá registrarse, cuándo se debe rellenar el formulario, en qué lugar se debe rellenar, por qué se debe rellenar y cómo se debe rellenar. 
• Registro de averías. Describir condiciones de operación en la avería, tan detalladas como sea posible. Identificar condiciones anormales que condujeron a la avería, hacer un informe simple y fácil de entender. 
• Insertar los registros de mantenimiento en soporte informático. La deducción y análisis de los registros de mantenimiento lleva muchas horas, el uso apropiado de ordenadores reduce las horas-hombre y hace más accesibles los datos.

Un saludo.