Reingeniería de procesos: Metodología de Reingeniería de Procesos

La Reingeniería de procesos consigue resultados en cada una de las áreas de la organización: mantenimiento, logística, operaciones/producción, compras, ventas, marketing, planificación, gestión de personas, etc.

Por ello, la mejora y el control de procesos son básicos para la correcta gestión empresarial y así conseguir los siguientes objetivos:

• Conseguir un mejor flujo de información y materiales.
• Obtención de importantes incrementos de la productividad.
• Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.
• Disminución de los costes de las actividades y productos.

Reingeniería significa cambio radical. La tendencia de las organizaciones es evitar el cambio radical, la mejora continua esta mas de acuerdo con la manera como las organizaciones se entienden naturalmente con el cambio.

Así, la situación ideal es afrontar una Reingeniería inicial de procesos para, a partir de ahí trabajar con los conceptos de mejora continua.
Para ello algunos autores proponen la siguiente metodología con las siguientes fases a considerar:

1. Mapa de Procesos. Identificación de los procesos clave. Identificación de los procesos estratégicos y operativos existentes o necesarios, y creación de un mapa (un modelo) de dichos procesos.
2. Desarrollo de la visión de los nuevos procesos mejorados. Jerarquización del mapa de procesos para su rediseño, y determinación de los procesos clave, aquellos que se abordarán primero o con mayor interés
3. Reingeniería de los procesos. Reingeniería (creación y rediseño) de procesos, realizada por consultores externos, especialistas internos, o una mezcla de ambos.
4. Diseño y pruebas de los nuevos procesos. Preparación y prueba de los nuevos procesos (procesos pilotos).
5. Mejora continua. Procesos posteriores de mejora continua.

Esta secuencia explica como una reingeniería bien hecha logra mejorar drásticamente el rendimiento, porque se basa en rediseñar totalmente el proceso. Esto no implica que se esta desechando la mejora continua, al contrario esta se debe realizar después de la reingeniería para seguir mejorando.
Lo ideal, consiste en establecer una metodología en la que se reinvente toda la estructura y funcionamiento del proceso o de la organización. Se mantienen los objetivos y estrategias básicas del negocio, pero se adopta una libertad total de ideas. Esta metodología se puede restringir aprovechando en mayor o menor medida los procesos ya existentes, haciéndose así un rediseño parcial del proceso.
Las empresas deben realizar los siguientes 5 pasos generales para dar un nuevo diseño a sus procesos de operación:Etapa 1 – Preparación:
Definir las metas y los objetivos estratégicos que justifiquen la reingeniería y los vínculos entre los resultados de la reingeniería y los resultados de la organización. Desarrollar la visión y los objetivos de los procesos de la empresa. Establecer prioridades y metas.Etapa 2 – Identificación:El propósito de esta etapa es el desarrollo de un modelo orientado al cliente, identifica procesos específicos y que agregan valor.
Aquí se incluye la definición de clientes, procesos, rendimiento, éxito, recursos, etc. Además requiere un conocimiento profundo de toda la empresa y sus procesos. Identificar los procesos que es necesario volver a diseñar. Identificación de los procesos críticos, cuellos de botellas, etc. 
Debido a que los recursos son esencialmente limitados, priorizar la mejora continua es absolutamente recomendable, para ello en primer lugar es necesario identificar cuales son los Factores Críticos de Éxito (FCEs) de la organización. Un FCE es un elemento en el cual se tiene que ser especialmente excelente debido a que el mismo puede determinar el éxito o el fracaso de la organización.
Los FCEs deben de satisfacer la condición de “necesario y suficiente” asegurando que cada uno de ellos es necesario para la Misión de la organización y que la suma de todos es suficiente para alcanzarla. Una vez determinados cuales son los FCEs, podremos identificar cuales son los procesos de la organización que tienen impacto directo en los mismos, siendo estos procesos los Procesos Críticos. Identificar los Procesos Críticos es la base para poder administrar los esfuerzos de mejora continua de la organización.
Etapa 3 – Visión:Entender y medir los procesos actuales. El propósito de esta etapa es desarrollar una visión del proceso capaz de producir un avance decisivo en rendimiento. La visión del nuevo proceso debe ser comprensible para todo el personal, describir las características primarias del proceso, debe ser motivadora e inspiradora
Etapa 4 – Solución:Reunir a las personas involucradas y realizar sesiones de trabajo. En esta etapa se produce un diseño técnico y un diseño cultural-organizacional de la empresa.
La etapa de diseño técnico busca realizar la visión (Etapa 3), especificando las dimensiones técnicas del nuevo proceso. 
El diseño social necesariamente debe ser realizado al mismo tiempo que el técnico, pues para que un proceso sea eficaz, estos diseños deben ser congruentes.
Etapa 5 – Transformación:El propósito de esta etapa es realizar la visión del proceso implementando el diseño de la etapa 4. Diseñar y elaborar un prototipo del proceso. Implementación técnica. 
El Mapa de Procesos y la identificación de los procesos críticos nos permitirán focalizar y llevar a cabo una gestión de procesos priorizada y consistente que nos asegurará la mejora continua. 
Para garantizar la mejora continua debemos tener en cuenta un hecho fundamental : La mejora continua es un valor que no puede ser impuesto a los empleados, tiene que salir de ellos mismos. Conseguir que los empleados puedan aportar lo mejor de si mismos y así garantizar el éxito en la mejora continua de la organización exige gestionar tres requisitos:

1. QUERER.- Tener la intención determinada de participar en la mejora continua es el primer requisito. Para ello un clima de comunicación abierta y honesta y la practica del reconocimiento son elementos básicos a construir mediante el adecuado liderazgo de dirigentes.
2. SABER.- El segundo requisito consiste en canalizar adecuadamente la energía creativa de las personas hacia la mejora continua. Para ello debe de asegurarse que las personas están enfocadas hacia la satisfacción del cliente (saber que mejorar) y disponen de la formación necesaria para poder mejorar los procesos (saber como mejorar).
3. PODER.- Capturar el beneficio de la mejora continua exige invertir no solo en horas sino en recursos. Así pues el último requisito es proveer a las personas de la delegación de poder y los recursos necesarios para asegurar la captura de todo el potencial de mejora identificado.

Además de estos pasos generales las empresas deben seguir los siguientes Principios para hacer una Reingeniería:

• Organizar en torno a los resultados y no a las tareas. Una persona lleve a cabo todos los pasos de un proceso, este diseño debe ser hecho para lograr un objetivo o resultado y no una tarea.
• Que el proceso sea diseñado por los que van a usar el producto del mismo.
• La tecnología lleva a automatizar procesos y a eliminar interfases y vínculos.
• Incluir la labor del procesamiento de la información en el trabajo real que la produce.
• Trasladar la información y las tareas.
• Considere los recursos geográficamente dispersos como si estuvieran centralizados.
• Eficiencia e innovación en las comunicaciones.
• Vincule las actividades paralelas en lugar de integrar sus resultados. Forjar vínculos entre funciones y coordinar mientras las actividades se realizan.
• Coloque el sitio de la decisión en el lugar donde se realiza el trabajo e incorpore el control a ese proceso. Quienes realizan el trabajo deben tomar las decisiones. Comprimir la organización piramidal en plana.

Los Principios clave en los que se basa la reingeniería son :

• Apoyo de la gerencia de primer nivel.
• La estrategia empresarial debe guiar y conducir los programas de reingeniería.
• El objetivo último es crear valor para el cliente.
• Hay que concentrarse en los procesos, no en las funciones.
• Son necesarios equipos de trabajo responsables.
• Retroalimentación.
• Flexibilidad a la hora de llevar a cabo el plan.
• Correctos sistemas de medición del grado de cumplimiento de los objetivos.
• Preocupación por la dimensión humana del cambio.
• Proceso continuo.
• La comunicación es esencial.

En general, los participantes de la reingeniería son:

• Líder. Que autorice y motive el cambio.
• Dueño del proceso. Que conozca todos los detalles y sea responsable de estos.
• Equipo de reingeniería. Diagnostica el proceso, lo rediseñan e implementan el nuevo proceso.
• Comité de dirección. Formado por gerentes, desarrolla las estrategias para la reingeniería.

El papel de la gerencia al iniciar una reingeniería es básico. Para la realizar la reingeniería la gerencia debe:

• Persuadir al personal para aceptar el cambio
• Educar desde el principio del proceso
• Dar mensajes claros
• Aclarar donde se encuentra la compañía y porque debe cambiar.

El objetivo fundamental de todo programa de Reingeniería es la mejora radical de procesos. Sus técnicas incluyen:

• Visualización de procesos
• Investigación operativa
• Tecnología de la Información
• Gestión del cambio
• Benchmarking
• Ingeniería Industrial
• Enfoque al cliente

En cualquiera de los casos, la reingeniería de procesos crea cambios directos y radicales que requieren unas actuaciones en la organización para adoptarse con éxito, a saber:

• Sensibilización al cambio.
• Planificación estratégica.
• Automatización.
• Gestión de Calidad Total.
• Reestructuración Organizacional.
• Mejora Continua.
• Valores compartidos.
• Perspectiva individual.
• Comportamiento en el lugar de trabajo.
• Resultados finales.

Un Saludo.