Requisitos de información de la ley de atención de la salud para los empleadores

Formulario W-2 Informes, Formulario 1095-C y más

La nueva ley de atención de la salud (la Ley de atención asequible) incluye varias disposiciones relativas a la presentación de informes por los empleadores a los empleados. Algunos de los requisitos son para todos los empleadores, y algunos requisitos adicionales son para los empleadores más grandes. El IRS administra los procesos e informes bajo esta ley.

Las disposiciones de la Ley de Atención Asequible (ACA) son complejas y detalladas, y estos informes tienen consecuencias fiscales. Tómese el tiempo para revisar su comprensión de los requisitos con sus asesores fiscales o legales antes de tomar cualquier decisión o enviar cualquier informe.

Requisitos de información para todos los empleadores

El IRS requiere que todos los empleadores informen el costo de la cobertura de atención médica a los empleados en el Formulario W-2, el informe anual de salarios distribuido a los empleados y la Administración del Seguro Social cada año. Si no lo hace en el formulario W-2 original, debe presentar un formulario de corrección W-2C para incluir esta información.

Específicamente, la ACA "requiere que los empleadores reporten el costo de la cobertura bajo un plan de salud grupal patrocinado por el empleador". El requisito se aplica a "todos los empleadores que proporcionan "cobertura aplicable patrocinada por el empleador".

El informe W-2 debe incluirse en el formulario W-2 de cada empleado, utilizando el Código DD - Costo de la cobertura médica patrocinada por el empleador. Al informar, incluya el valor de cualquier cobertura médica, dental y de la vista que pueda pagar. Incluya tanto la parte del costo del empleador como la del empleado; en otras palabras, el costo total del plan, sin importar quién lo pague.

Esta tabla del IRS muestra todos los tipos de coberturas de salud que deben incluirse en el total del Formulario W-2.

Lea más detalles sobre este requisito de reporte del IRS en esta página de preguntas y respuestas. De acuerdo con el IRS, los costos pagados por los empleadores por el seguro de salud no son gravables para los empleados, ya sea por impuestos sobre la renta o impuestos FICA (Seguro Social y Medicare).

Requisitos de información para grandes empleadores

Si su empresa tiene 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo, se le considera un "Gran Empleador Aplicable" (ALE) a los efectos de la presentación de informes y a los efectos de la Responsabilidad Compartida del Empleador. Con este fin, los empleados a tiempo completo son aquellos que trabajan, en promedio, al menos 30 horas a la semana.

Si su empresa es una ALE, usted debe hacerlo:

• Ofrecer cobertura de atención médica "asequible" a los empleados a tiempo completo. Esa cobertura debe proporcionar "valor mínimo", o
• Hacer un pago de responsabilidad compartida del empleador (ESR) al IRS. Este pago debe realizarse si al menos un empleado a tiempo completo recibe un crédito fiscal por la compra de cobertura individual en una bolsa de valores.

Además de los requisitos de informe descritos anteriormente para todos los empleadores para incluir los costos de atención médica en su Formulario W-2, usted debe informar si ofreció o no cobertura de atención médica a los empleados.

Aquí están los detalles de lo que debe reportar y cuándo:

1. Una declaración a los empleados sobre la cobertura de seguro de salud ofrecida a los empleados. Esta declaración, en el Formulario 1095-C del IRS, debe ser (a) entregada a cada empleado y (b) reportada al IRS.
2. Si su negocio se autoasegura su plan de salud, usted debe proporcionar una declaración al IRS sobre esta cobertura. Usted necesitará usar la Sección III del formulario 1095-C para este propósito.

Cómo presentar formularios 1095-C electrónicamente

Si usted está presentando menos de 250 de los formularios 1095-C, no tiene que presentarlos electrónicamente. Si está presentando más de 250 formularios, debe presentarlos electrónicamente. El IRS tiene un sistema especial de interfaz de usuario para las declaraciones de información de la Ley de Atención Asequible que usted puede utilizar.

Plazos de presentación de informes

Los informes en el Formulario 1095-C deben presentarse para el año calendario anterior. Por ejemplo, el formulario debe presentarse ante el IRS antes del 28 de febrero de 2019, para el año 2018.

Informes a los empleados: Debe entregar a cada empleado una copia del Formulario 1095-C antes del 31 de enero del año calendario anterior.

Reportando al IRS: El formulario 1095-C del IRS debe presentarse ante el IRS antes del 28 de febrero (31 de marzo si se presenta electrónicamente).

Formulario 1095-C Detalles

El Formulario 1095-C requiere la siguiente información:

• Nombre, dirección y número de identificación fiscal del empleado
• Nombre del empleador, dirección, información de contacto y EIiN
• Ofertas de cobertura de los empleados, total año y mes por mes
• Contribución requerida del empleado, total año y mes por mes
• Para planes auto-asegurados; empleados cubiertos, identificación y meses de cobertura

Las Instrucciones para el Formulario 1095-C ofrecen más detalles sobre los requisitos para este formulario.

Descargo de responsabilidad: La información sobre los requisitos del empleador de la Ley de Atención Asequible es complicada y las fechas de entrada en vigencia y el alivio de transición son confusas y cambian constantemente, y cada situación comercial es única. Asegúrese de consultar con sus asesores fiscales, de seguros y legales antes de implementar cualquiera de estos requisitos de información.