Requisitos para una buena reunión de trabajo

Para tener reuniones eficaces, debemos considerar varios factores, es fácil que el elemento distractor aparezca y las personas se dejen llevar por el calor de la discusión, en lo que se reacciona se puede haber perdido un par de horas, para evitar estos inconvenientes, debemos aplicar estos sencillos principios:

1. Asegurarse que la reunión es necesaria: En muchas instituciones para las cosas más insignificantes se llama a la gente a reuniones, esto se vuelve una especie de vicio, muchos problemas se pueden resolver sin la necesidad de una reunión.
2. Cite exclusivamente a las personas que debe participar: Entre menos personas estén en una reunión, será más fácil ponerse de acuerdo, así que asegúrese que se han citado solo al personal necesario.
3. Fije las reglas de la reunión: Debe existir algunas normas para el desarrollo de las reuniones a fin de preservar el orden, esto debe hacerse desde el inicio, porque cuando las personas se adaptan al desorden, después es mucho más difícil recomponer la situación.
4. Prepárese y deje un tiempo para que las demás personas se preparen: Si tenemos muy claro los objetivos de la reunión, entonces nos preparamos, buscamos la información pertinente, hacemos los informes, los imprimimos, todas las herramientas las tenemos listas.
5. Tenga una agenda clara y ajustada al tiempo: Todo el personal debe tener una copia de su agenda, hay que seguirla de forma metódica y práctica, irse al grano, no perder el tiempo en trivialidades.
6. Someta la reunión a un régimen de disciplina razonable: Debe haber un equilibrio entre la libre expresión sin temores, versus el descontrol total, las personas deben sentirse cómodas, ero no al extremo que lo tomen como un juego.
7. Dirija, pero evite la coacción: El papel del director o líder es lograr una participación sustanciosa, en donde se puedan obtener excelentes conclusiones, el líder está moderando y participando, pero debe evitar coaccionar al personal a fin de que se sientan obligados a respaldar lo que él/ella dice.
8. Aprenda a identificar cuando la discusión esté agotada: Es fácil caer en repeticiones inútiles, usted debe identificar el momento en donde la reunión se ha estancado, así que debe terminarla.
9. Logre acuerdos concretos y controlables: En muchas reuniones se comete el error, en que la gente llega a conclusiones, pero no se establece en concreto ¿qué se hará?, ¿cómo?, ¿cuándo? Y ¿Quiénes son los responsables?, estas son las preguntas básicas de todo plan, hay que asegurarse que se cuentan con los recursos apropiados.
10. Ratifique los acuerdos y haga un seguimiento de los mismos: Todos deben quedar muy claros respecto al nivel de responsabilidad que se está comprometiendo, se debe hacer seguimiento para medir los resultados en el futuro.

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