Reuniones de empresa: los seis tipos más comunes

Actualmente, se organizan una cantidad infinita de reuniones. Sin embargo, la clave para su correcta productividad es la planificación.

En este articulo, detallaremos los tipos de reuniones y como puedes sacar provecho de ellas.

Identifique su tipo de reunión para planificar el éxito

El primer paso hacia la planificación de una reunión es definir qué tipo de reunión es. Mientras que cada reunión es única, estar familiarizado con los seis tipos de reuniones más comunes le ayudará a identificar mejor las metas, estructura y actividades más adecuadas para sus reuniones.

Las reuniones representan un enorme valor para las empresas y los empleados.

A continuación se presenta un desglose de los seis tipos generales de reuniones con ejemplos de las principales actividades que involucran en cada tipo. Saber qué tipo de reunión está planeando aumentará el éxito de tu reunión.

Tipo de reunión 1: Reuniones de actualización de estado

La reunión de actualización de estado es una de las más comunes. Esta categoría incluye reuniones de equipos regulares y de proyectos donde la meta principal es alinear el equipo a través de actualizaciones en el progreso, cambio, y próximos pasos. Actividades de grupo comúnmente encontradas en estos tipos de reuniones son la resolución de problemas, toma de decisiones, priorizar y asignación de tareas.

Tipo de Reunión 2: Reuniones para Compartir Información.

Presentaciones, paneles de debate, notas claves, y conferencias son todos ejemplos de reuniones para compartir información. La meta principal de estas reuniones es para que el hablante comparta la información con quienes atienden. Esto podría ser información acerca de cosas como cambios próximos, nuevos productos y técnicas, o conocimiento en profundidad acerca de un tema. Herramientas de comunicación visual, como láminas y videos, son herramientas poderosas para hacer la información compartida más memorable.

En reuniones para compartir información los que atienden han sido históricamente oyentes pasivos.

Tipo de Reunión 3: Reuniones de Toma de Decisiones.

La gran mayoría de las decisiones de negocios son hechas por grupos en reuniones. Mientras que las pequeñas decisiones son tomadas en todos los tipos de reuniones, las decisiones más importantes usualmente obtienen sus propias reuniones dedicadas.

Hay diferentes tipos de procesos de reuniones de toma de decisiones, y se debe tener cuidado en elegirlos como es el caso del reunir y compartir información, soluciones a través de lluvia de ideas, evaluación de opciones, clasificación de preferencias y votación.

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Tipo de Reunión 4: Reuniones para Resolución de Problemas.

Las reuniones de resolución de problemas son quizás el tipo más complicado y variado de reuniones. Bien sea que la reunión está abordando un problema identificado, o está enfocándose en crear estrategias y planes para navegar el futuro, hay un arsenal rico de procesos grupales que pueden ser empleados. Los ámbitos y las prioridades deben ser definidos, oportunidades y amenazas deben ser definidas, y posibles soluciones deberían ser sometidas a lluvias de ideas, evaluadas, y acordadas.

Tipo de Reunión 5: Reuniones de Innovación.

Las reuniones creativas y de innovación suelen comenzar con el pensar fuera de la caja, a través de una lluvia de ideas, asociación, y compartir de ideas en un ámbito amplio. Los participantes reunidos pueden entonces usar varias técnicas y procesos para reducir la piscina diversa de ideas a una lista más enfocada. A través de clasificación, evaluaciones, y toma de decisiones, la idea o ideas más acordes son identificadas, y las recomendaciones y labores pueden ser asignadas basadas en esto.

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Tipo de Reunión 6: Reuniones de Creación de Equipos.

Todas las reuniones deberían contribuir a la creación de equipo, fortalecer relaciones y cultura corporativa. Sin embargo, de vez en cuando las actividades de creación de equipo deberían ser el enfoque principal para una reunión. Esta categoría incluye reuniones para todo el personal, reuniones destinadas a iniciar un proyecto, creación de equipos y eventos corporativos. Hacer que los participantes se sientan como partes esenciales de la unidad, equipo, departamento, rama, y compañía tiene todo tipo de impactos positivos en su compromiso, rendimiento, y satisfacción.

Cómo hacer reuniones exitosas

Ser capaz de hacer reuniones eficientes y exitosas es magnífico para tu compañía y para tu carrera.

Las reuniones representan un gran valor para las compañías y los trabajadores, así que cuando planifiques y ejecutes reuniones, podrás esperar lo mejor. En vez de eso, obtener una reputación por ejecutar reuniones exitosas y eficientes es bueno para tu empresa.