Reuniones de trabajo efectivas : las mejores herramientas y apps

Las reuniones de trabajo son una perdida de tiempo … ¿verdad?

Realmente, las reuniones, tanto por videoconferencia como presenciales, puede ser una poderosa herramienta que mejora la productividad, siempre cuando estén bien organizadas. Ya te hemos presentado herramientas para programar tus reuniones, pero como mejorar la productividad durante la reunión?

Te dejamos las mejores herramientas y aplicaciones móviles que te ayudarán a mejorar la productividad de tus reuniones de trabajo.

1. Cisco Spark Meeting Notes : para empresas multinacionales

En los últimos meses, Cisco ha sacado una serie de herramientas que te ayuda a mejorar la productividad de tus reuniones de trabajo, como Cisco Spark Board. En SpacesON, hemos probado esta herramienta y te permite ahorrar mucho tiempo a la hora de redactar y compartir notas. Aquí algunas de sus funcionalidades:

• Integración con Google Calendar: si añades tu cuenta Google Calendar, detectará automáticamente tus reuniones y te mandará un aviso para usar la herramienta

• Una de principales razones por la que las reuniones de trabajo son ineficientes es la falta de planificación y agenda. Gracias a esta herramienta, podrás añadir una agenda con los puntos que se tendrán que hablar en la reunión y compartirlo con tu equipo

• Plantillas de organización de reuniones de trabajo: en la herramientas vienen varias plantillas pre-cargadas para estructurar tus reuniones

• Resúmenes de reuniones de trabajo inteligente: una de las razones por las que las reuniones son ineficientes es no sacar una lista de tareas y resumen de la reunión. Gracias a esta herramienta, podrás tomar mejores notas y lista de tareas. Hasta las podrás exportar a Trello y Asana

La aplicación está de momento sólo en inglés, pero igualmente creo que ayudará mucho en la productividad de reuniones. Es totalmente gratuita.

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2. Solid : para cualquier tipo de empresa

Solid es otra aplicación que te permite organizar una reunión de trabajo efectiva. Según los creadores de la herramienta, Solid está hecha para “reuniones productivas” gracias a tres funcionalidades principales:

• Envío automático de recordatorio a los asistentes de la reunión
• Plantillas de reunión
• Organización de las notas: podrás guardar en la aplicación todas las notas con decisiones de juntas, puntos de acción o problemas abiertos en la misma aplicación

Las funcionalidades son bastantes similares a las de Cisco Spark Notes, la única diferencia que veo es que tiene también aplicación Iphone y Mac. La aplicación es gratuita si se añade una integración y sin plantilla, luego son 7,90$/mes para tener integraciones ilimitadas y plantillas de reuniones

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3. Less Meeting : para empresas que no tienen experiencia en eficiencia de reuniones de trabajo

La promesa de Less Meeting es bajar de un 18% el tiempo dedicado a las reuniones y de la misma forma, hacer que las reuniones sean más productivas.

Algunas de sus funcionalidades:

• Mejora en la toma de notas durante las reuniones en cuestión de segundos. Es mejor verlo en acción:

• Agendas organizadas y resúmenes de reuniones a imagen de la empresa : una de las funcionalidades interesantes de esta herramienta es la posibilidad de crear y exportar los resúmenes de reuniones

• Integración automática con aplicaciones de tareas : para mejorar la eficiencia de las reuniones, esta aplicación se integra de forma autómatica con Google Tasks y más

La aplicación tiene un coste de 12$/mes por licencia.

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4. For Meetings : para fans de iPad

Esta aplicación es diferentes de las demás en el sentido que es solamente una aplicación iPad. Es como una cuaderno que te permite visualizar la reunión y lo que se tiene que hablar en la reunión:

 Algunas funcionalidades:

• Se puede redactar y organizar el orden del día de la reunión o junta con un simple click:

• Publicación del resumen de la reunión en formato PDF:

• Se puede tener todos los resúmenes de las reuniones en el mismo sitio y buscar por asistentes, fecha y demás:

La aplicación es totalmente gratuita y se encuentra en inglés

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5. Actius : para juntas directivas

Actius es una aplicación, en español que te permite tomar nota de tus reuniones y juntas directivas, con el objetivo de mejorar su productividad. Tiene varias funcionalidades similares a las anteriores, otra adicional es que se pueden firmar las actas de forma digital.

Tiene 30 días gratuitos y luego es de pago

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6. Agreedo : para seguir las tareas de cerca

Agreedo es una aplicación en español que tiene funcionalidades similares a las aplicaciones anteriores, con la diferencia que está traducida al español.

Algunas funcionalidades:

• Creación del orden del día y envío a los asistentes
• Creación de una lista de tareas para mejorar la productividad de las reuniones

• Seguimiento del progreso de las tareas con recordatorio de tareas automatizado

La aplicación es gratuita en su versión básica y luego tiene dos planes premium, de 7.9$ y 60$ al mes

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7. Evernote y Onenote : para autónomos

Si quieres ir a lo sencillo, una de la forma más sencillas de tomar nota en tus reuniones son las aplicaciones clásicas de notas. A mi particularmente me gusta mucho Onenote, que te permite tener plantillas, imprimir y compartir las notas de forma sencilla. No tiene las funcionalidades avanzadas de asistentes y creación de listas de tareas, pero tampoco necesito aprender cómo funciona la herramienta y me centro en sacar lo importante. En SpacesON, usamos Onenote

8. En resumen, ¿qué aplicación elegir?

Cómo en la mayoría de los casos, depende de tus necesidades. Diría que si tienes que gestionar un equipo relativamente grande, me decantaría por Cisco Spark Notes o Solid. Si eres un autónomo o un equipo pequeño, me decantaría por Evernote o Onenote.

Aquí podrás ver la comparativa de estas aplicaciones:

Precio Web/App Resumen Integración con otras apps Idiomas

Cisco Spark Meeting Notes Gratuita Web Orden del día, tomar notas y delegar tareas Google Calendar, Slack, Outlook... EN

Solid Gratuita y 7,90$/mes Web, Mac, Iphone Una aOrden del día, tomar notas y delegar tareas plicación completa para tomar notas y delegar tareas Google Calendar, Slack, Outlook... EN

Less Meeting 12$/mes Web, Iphone, iPad Orden del día, tomar notas y delegar tareas Google tasks y otros EN

For Meetings Gratuita Ipad Orden del día, tomar notas y delegar tareas No EN

Actius No es gratuita, precio sin comunicar Web Orden del día No ES

AgreeDo Gratuita, 7.9$/mes y 60$/mes Web Orden del día, tomar notas y delegar tareas No ES

Evernote y Onenote Gratuito y premium Web, Android, Iphone Orden del día No ES