Reuniones eficaces

Reuniones y productividad son una combinación difícil. ¿Cómo puedes tener reuniones y al mismo momento trabajar en tus metas?

Una afición cara

A veces dicen que las reuniones son el pasatiempo nacional de España. No sé si está mucha mejor en otros países, pero creo que generalmente tenemos demasiadas reuniones.

No hay nada mal en una reunión, mientras está bien organizada. La comunicación y cooperación son imprescindibles para finalizar proyectos grandes y complejos, y las reuniones son la mejor manera de hacerlo.

Aún así he notado que mucha gente odia a las reuniones, y con buena razón. Si habláis gran parte de la reunión sobre procedimientos y políticas que no afectan el resultado final, estás perdiendo tu tiempo (y tu motivación) en la reunión.

No asistir

Si realmente piensas que pierdes el tiempo en una reunión, intenta si es posible no asistir o al menos asistir solo una parte de la reunión.

Si realmente debes asistir en la reunión, puede ser que estos consejos te ayudaran a convertir la reunión en una experiencia positiva:

• Prepárate bien para sacar más beneficios de la reunión. Empieza unos días antes de la reunión para dar tiempo a tu subconsciente para tener ideas más creativas. Solo si eres una persona supercreativa es mejor no hacerlo, para mantener la perspectiva ajena al asunto y para generar ideas frescas durante la reunión. Revisa la agenda de la reunión y los documentos en tu carpeta con material de soporte del proyecto (ya tienes una, ¿verdad?).
• Lleva algunas documentos de la carpeta Para leer contigo. En la mayoría de las empresas las reunión empiezan al menos un cuarto de hora tarde, y así puedes aprovechar este tiempo de espera.
• También durante la reunión habrá momentos menos interesantes. Usa estos momentos muertos para hacer otras tareas Puedes leer, escribir y revisar textos, apuntar ideas nuevas o incluso procesar tu correo. Si la reunión tiene más asistentes tendrás más tiempo para hacer otras cosas.
• Toma notas Si alguien no toma notas, seguramente esta persona no debería estar en la reunión. Apunta tus ideas y acciones en el bloc de notas. Después de la reunión pongas las hojas con notas en tu bandeja de entrada para luego procesarlas.

¿Tienes otros consejos para mejorar la productividad de las reuniones? Explícalo en un comentario.