Reuniones eficaces y productivas

Reuniones, nos pasamos el día de reunión en reunión y al final de cada una, más a menudo de lo que nos gustaría, nos repetimos la eterna pregunta: ¿y para qué la reunión? Y es que solemos salir de ellas sin mucho útil para implementar, para poner en marcha, y con la percepción de “he perdido dos horas con la de cosas que tengo que hacer”.

Es cierto que cada vez más estamos aprendiendo que estas reuniones de antaño, ya no sirven para nada, esas reuniones que se convertían en eternas, en las que sólo hablaba el jefe y se convertían en el espacio perfecto para dar rienda suelta a su ego y poder así exponer lo mucho que sabe (sepa o no) y dejar poco o ningún espacio a la opinión del equipo. Y es que afortunadamente, con el cambio de paradigma en la empresa, todo gira hacia la productividad y el trabajo en equipo. Por eso, cada vez más buscamos la forma de reducir el número de reuniones profesionales y cuando las tenemos, encontrar la manera de que sean eficaces y productivas.

¿Qué es una reunión de trabajo?

Una reunión de trabajo debe ser (y decimos debe ser porque en la mayoría de los casos no lo hacemos como debería) un encuentro profesional entre personas que tienen que gestionar un asunto común, en el que poner en conocimiento de los demás alguna acción – tarea que se ha llevado a cabo o que se debe ejecutar y en la que con el aporte de todos, se tomen las decisiones más acertadas.

También una reunión sirve para planificar y/o avanzar en un proyecto en el que varios participantes estarán inmersos y del cual forman parte.

Las reuniones están consideradas como un encuentro participativo, no como una exposición única de una persona y que el resto de los asistentes escucha (eso bien lo podemos llamar conferencia, charla o similar). En una reunión hay un objetivo y se debe llegar a él de la forma más eficaz posible.

Errores más habituales en las reuniones

Las reuniones (es cierto que cada vez menos porque es objetivo de todos trabajar la productividad) a menudo, como decíamos al principio, son una “pérdida de tiempo” porque tras varias horas departiendo o escuchando, no se llega a ninguna conclusión e incluso, ni siquiera se sabe qué se tiene que hacer después. Además, hay empresas o jefes (porque un buen líder no debe permitir jamás esta situación tan poco eficiente), en las que el día se emplea en hilar una reunión tras otra sin dejar el espacio y tiempo necesarios para ejecutar acciones, tener ideas, y avanzar en los temas diarios.

Por esto, cada vez más se trabajar en cómo deben ser las reuniones de trabajo para que sean encuentros eficaces y productivos. Para ello, es importante no cometer los errores más habituales:

• Reuniones eternas: una reunión no debería abarcar más de 1 ó 1.5 horas (como muchísimo). Y es que llega un punto en el que todos perdemos la atención, todos desconectamos de lo que allí está ocurriendo y el cansancio o pensar en lo que tenemos fuera de esa sala, nos ocupa totalmente.
• No preparar los temas: este es uno de los grandes errores que todos seguimos cometiendo y es que vamos a las reuniones, como yo digo, “a pecho descubierto” sin preparar nada, sin saber qué vamos a ofrecer o qué vamos a recibir.
• Buscar el mejor momento para las reuniones: calendarizamos reuniones así sin más cuando se nos ocurre. No tenemos identificados esos momentos más apropiados en nuestra empresa y nuestro horario que son mejores para realizar reuniones.
• No ejecutar las conclusiones: salimos de la reunión y como estamos agotados porque ha sido eterna, hemos desconectado y tenemos la percepción de que ha sido una pérdida de tiempo y que tenemos que ponernos con las mil cosas pendientes que hemos dejado de hacer, no repasamos las conclusiones de la reunión y nos ponemos un timming para ejecutarlas.

¿Cómo tener una reunión eficaz y productiva?

Para que una reunión sea eficaz y productiva hay unos pasos imprescindibles que debemos trabajar siempre que hagamos una convocatoria de encuentro con nuestro equipo. Ante todo, deberás ser un buen líder y saber que tú no eres el centro de la reunión y que no es una cita para hablar tú, para ser la estrella. A partir de esta concepto fundamental, ¿qué hay que hacer?

• Convocatoria: mira cuál es el mejor momento para hacer la reunión. Cuándo le viene mejor a todos, cuando están más liberados de tiempo, cuando están más “frescos” y no agotados por el trabajo.
• Focus: una reunión con millones de temas se dispersará. Se eficaz marcando el focus de la reunión en aquello que es realmente importante que tratéis. Aquí marcar el objetivo principal de la reunión.
• Orden del día: establece los temas a tratar, de qué vais a hablar, y qué objetivos tiene la reunión. Compártelo con todos los asistentes antes de empezar para que todo el mundo se lo pueda preparar.
• Dirigir la reunión: es muy positivo que alguien dirija la reunión, otorgue turnos de palabra, siga el orden del día.
• Acta de la reunión: debe quedar constancia en un documento de acceso libre para todos los participantes lo que se ha hablado en la reunión, de qué ha tratado, las conclusiones, tareas a ejecutar y persona responsable.
• Tiempo: marca una hora de comienzo y también de fin para que todos puedan organizar su agenda y además, no se dilate en el tiempo.
• Seguimiento: crear un protocolo de seguimiento de las tareas a realizar para que la reunión haya sido muy productiva.

Con estos tips, tus reuniones van a tomar otro cariz… ¡Seguro! Y además, anotamos: No siempre para todo hay que hacer una reunión. Hoy en día, con un mail, con una llamada por skype de unos minutos es viable solucionar el asunto y ponernos manos a la obra sin tener que reuniones y “echar la mañana”.