Reuniones en startups: la guía completa

Solemos asociar la organización de reuniones a empresas muy grandres, multinacionales que se reúnen constantemente, tal vez sin mucha productividad. Sin embargo, hemos visto que las reuniones SÍ pueden ser productivas y pueden ser una herramienta muy interesante para las startups.

¿Por qué tienes que organizar reuniones en tu startup?

Las reuniones son la columna vertebral de la comunicación. Proporcionan una plataforma para que los equipos colaboren mejor. Cuando se organizan de forma estructural, las reuniones pueden hacer maravillas. Ya sea en forma de «brainstorming», de resolución de problemas o de creación de equipos, las reuniones acercan a sus equipos, ayudan a aumentar su productividad colectiva y facilitan nuevas ideas. 

Sin embargo, para aumentar la productividad, si «castigas» a tus empleados con reuniones recurrentes que carecen de un objetivo o un orden del día, tus empleados se sentirán frustrados. No sólo debes moderar el número de reuniones, sino también asegurarte de que sean sucintas, precisas y lógicas. Si los temas pueden tratarse de manera informal tomando un café, no pierda el tiempo enviando invitaciones al calendario.

En resumen, recomendamos organizar al menos las siguientes reuniones:

• Reuniones cortas de 10 minutos diarias
• Reuniones semanales para ver los avances de la semana y los objetivos de la semana siguiente
• Reuniones mensuales donde se hablan de asuntos más complejos
• Reuniones trimestrales fuera de la empresa donde se habla de estrategia y de objetivos grandes

Adicionalmente a estas reuniones periódicas, se pueden dar otros tipos de reuniones para el buen funcionamiento de la startup.

Organización de reuniones mañaneras para start-ups

¿Por qué organizar estas reuniones en una startup? 

Se trata de reuniones breves que celebran los distintos equipos antes de comenzar su jornada. El orden del día de esta reunión es discutir lo que está sobre la mesa. Después, el jefe de equipo o el gerente asigna el trabajo a los respectivos miembros. (También se encarga de informar de las novedades importantes, para que el equipo pueda estar al tanto de los acontecimientos diarios de la oficina. Además, los directivos pueden utilizar estas reuniones para abordar cualquier preocupación que puedan tener los miembros de su equipo, e intentar resolverla inmediatamente.

¿Cuándo organizarlas?

Estas reuniones pueden celebrarse diariamente, quincenalmente o semanalmente, en función de los horarios laborables y del tamaño del equipo

¿Quién puede asistir?

Los equipos de finanzas, recursos humanos, marketing o diseño pueden organizar reuniones de grupo, respectivamente. La presencia de todo el equipo resulta beneficiosa y allana el camino para fomentar la colaboración interna. Otras partes interesadas, como los vicepresidentes o los directores generales, pueden asistir según su criterio.

Organización de Reuniones de “Sprint” para start-ups

¿Por qué organizar estas reuniones en la startup?

Conocidas popularmente como reuniones de scrum, los equipos de producto pueden organizar estas reuniones para hacer planes, hacer actualizaciones o discutir los backlogs de los sprints. Pueden establecer plazos para cada sprint, para terminar el proyecto a tiempo. 

¿Cuándo organizar?

Se recomienda organizar reuniones de sprint con regularidad. Cada reunión comienza con las ramificaciones de las anteriores. El equipo puede estudiar el desarrollo de cada sprint y decidir reunirse diariamente o una vez cada dos días, con o sin la presencia del propietario del producto.

¿Quién puede asistir?

El propietario del producto junto con todo el personal responsable en el viaje del producto, desde la tecnología hasta el marketing y las ventas, deberían asistir a estas reuniones.

Organización de Reuniones para resolver problemas en la start-up

¿Por qué organizar estas reuniones en la startup?

Cuando las personas colaboran, es normal que se produzcan malentendidos. Sea cual sea la causa, la resolución efectiva es de suma importancia. Por eso es crucial organizar reuniones de resolución de problemas. Como su nombre indica, el orden del día es encontrar la solución más adecuada a un problema que pueda surgir con respecto a la analítica del proyecto o a los miembros del equipo que colaboran. 

¿Cuándo hay que organizarlas?

Se trata de reuniones breves e improvisadas que se organizan cuando el jefe de proyecto detecta un problema. Si usted es un líder que espera que los problemas se resuelvan a su propio ritmo, está literalmente invitando a los problemas. Intente solucionar todos los problemas en el momento oportuno y, si es necesario, envíe a menudo esas invitaciones al calendario.

¿Quién puede asistir?

Mi sugerencia es no abarrotar las reuniones de resolución de problemas. La participación innecesaria de las partes interesadas o de otros líderes de opinión sólo prolongará la reunión y te dejará sin una solución viable. Prefiero que sólo participen las personas interesadas y que concentres tu energía en conseguir una solución, en lugar de ceder a las formalidades corporativas. 

Reuniones para la toma de decisiones en la startup

¿Por qué organizar estas reuniones en la startup?

A diferencia de las reuniones de resolución de problemas, que se convocan después de que surja un determinado problema, las reuniones de toma de decisiones se programan con mucha antelación. El orden del día de estas reuniones es tomar formalmente una decisión sobre dos o más cosas. Un compromiso seguro por parte del equipo y de los principales responsables de la toma de decisiones son los principales resultados de este tipo de reuniones.

¿Cuándo hay que organizarla?

Cada vez que se perfila una nueva idea o estrategia, se convoca una reunión de toma de decisiones. Estas decisiones, a su vez, conforman el recorrido del proyecto. Por lo tanto, sólo tiene sentido que las organice al principio del proyecto. No hay que tomarlas a la ligera.

¿Quién puede asistir?

Cuando todo el equipo asiste a las reuniones de decisión, en las que están presentes todos los KDM, tienen claro quién hará qué. De lo contrario, el director acabará perdiendo el tiempo en explicarlo todo desde cero, repetidamente.

Reuniones de revisión en la startup

¿Por qué organizar estas reuniones en la startup?

Las reuniones de revisión del rendimiento son un aspecto importante de toda empresa para averiguar el valor de sus activos sin perder de vista sus tareas procesables. Necesitas saber el valor que tus empleados están aportando, en qué son buenos y en qué pueden mejorar.

¿Cuándo organizar?

La mayoría de las empresas tienen revisiones de rendimiento anuales, semestrales o trimestrales. Las reuniones de revisión suelen ser secretas. Y aunque en realidad son para el beneficio del empleado, les produce temor. Por lo tanto, ten en cuenta el calendario y aprovéchalo al máximo.

¿Quién puede asistir?

Las reuniones de evaluación del rendimiento son básicamente reuniones formales individuales organizadas por el equipo de RRHH. Así que un empleado asiste a la reunión cada vez, y se enfrenta a un panel de RRHH o a cualquiera de ellos, según considere la propia empresa.

Reuniones de creación de equipos en la startup

¿Por qué organizar estas reuniones en la startup?

Temidas por algunos, amadas por el resto- Las reuniones de creación de equipos pueden suscitar opiniones encontradas, pero son extremadamente cruciales para mantener un ambiente de diversión en medio de toda la charla de trabajo. También son una forma estupenda de conocer mejor a tu equipo y de establecer relaciones entre los distintos miembros del mismo.

¿Cuándo organizar?

Esto depende únicamente del criterio del director del equipo. Puede ser mensual o quincenal.

¿Quién puede asistir?

Los jefes de equipo pueden organizar estas reuniones con sus respectivos miembros. Es aconsejable no invitar a ningún directivo, para que la reunión sea cercana, personal y sin juicios de valor, donde todos los empleados puedan decir lo que piensan sin ninguna inhibición.

Reuniones de innovación en la startup

¿Por qué organizar estas reuniones en la startup?

Lo que algunos pueden llamar reuniones de estrategia, nosotros lo llamamos reuniones de innovación. Como su nombre indica, estas reuniones se convocan para innovar, hacer una lluvia de ideas y pensar de forma innovadora, para un producto o proyecto concreto. El orden del día de la reunión es reconocer la innovación de los competidores y reflexionar sobre cómo podemos ser mejores, o qué se puede mejorar, para ofrecer a nuestros clientes una experiencia fluida e inolvidable.

¿Cuándo organizar?

Ni que decir tiene que cada vez que se presente un nuevo producto o se revisen las características de un producto ya existente, se pueden convocar estas reuniones de innovación. 

¿Quién puede asistir?

En las reuniones de innovación participan principalmente los altos directivos y algunos responsables de dirigir el proyecto directamente.

Reuniones de la Junta Directiva de la startup

¿Por qué organizar?

El Consejo de Administración es el órgano supremo que toma las decisiones sobre los asuntos de la empresa. Se celebran para discutir principalmente la salud y la rentabilidad/no rentabilidad de una organización. 

¿Cuándo organizar?

El gobierno ha establecido las normas y reglamentos sobre cuándo y cómo celebrar las reuniones del consejo de administración para diversas empresas públicas y privadas. 

¿Quién puede asistir?

Todos los miembros del Consejo de Administración están obligados a asistir a estas reuniones. El quórum mínimo es de 1/3 del total del Consejo de Administración.

Reuniones individuales en la startup

¿Por qué ser anfitrión?

Cuando un directivo dirige un equipo, también es responsable de su salud mental, su bienestar y su satisfacción laboral. Debido a la obligatoriedad de las respuestas, algunos empleados pueden rehuir decir lo que piensan. Es entonces cuando cobra importancia la realización de sesiones individuales. Se trata de sesiones informales realizadas por un directivo con los miembros de su equipo, orientadas a crear un espacio abierto y seguro para que el empleado hable de cualquier cosa que le moleste.

¿Cuándo organizar?

Según el criterio del director, estas reuniones pueden celebrarse mensual o trimestralmente. Yo sugeriría a las startups que organizaran estas reuniones al menos una vez al mes, ya que, de lo contrario, algunas cosas podrían pasar desapercibidas y volver a golpear más tarde, cuando menos lo esperes. ¡Más vale prevenir que curar!

¿Quién puede asistir?

No hace falta decir que en estas reuniones sólo participan dos personas: el miembro del equipo y el director del equipo, para mantener la confidencialidad entre empleado y empleador.

Lo habrás visto, son necesarias muchos tipos de reuniones en la startup para que ayude a su buen funcionamiento.