Revisión de los Metaenlaces. Facilitando compartir con usuarios

Todas las empresas quieren disponer de una Zona Compartida dónde colocar documentos e información para sus clientes y colaboradores.

En base a esta necesidad lanzamos los Metaenlaces en Marzo del 2022.

Revisión de los Metaenlaces. Facilitando compartir con usuarios

Las premisas de este desarrollo siempre han sido las siguientes:

Facilidad de uso. Que cualquier empresa pueda disponer de una Zona Compartida en la web para sus clientes y que se pueda gestionar lo más fácilmente posible.
Que no sean necesarias claves de acceso.
Que funcione a la perfección en dispositivos móviles.
No limitarnos a compartir solo documentos. Incorporar una serie de elementos generales como Formularios, Solicitud de firma de archivos, Citas, Videoconferencia, etc.

Un concepto rompedor pero que necesita evolucionar mejorando su facilidad de uso.

La acogida de los Metaenlaces fue bastante buena tras su lanzamiento.

Todo lo que signifique un avance en compartir información con los clientes y usuarios tiene un éxito asegurado. No en vano llevamos ya muchos años prestando servicio de archivos en la Nube a miles de usuarios.

Pero todo es mejorable. Al tratarse de un nuevo concepto, algunos usuarios encontraban cierta dificultad en entender la dinámica de compartición de la información.

Hay conceptos que tras una primera impresión resultaban algo complejos.

Por ejemplo. El sistema de Metaenlaces aporta un dinamismo completo. Si queremos compartir un Formulario con varios clientes tan solo debemos colocar ese formulario en las Zonas Compartidas de esos usuarios y enviar el Metaenlace. Hecho esto, cualquier elemento compartido como ese Formulario podrá ser igualmente gestionado de forma granular sobre el panel de la Zona Compartida de un usuario en concreto.

El sistema ha de dejar claro unos conceptos básicos:

Hay unos elementos llamados Fichas. Estos son elementos son como bloques de Lego con diferentes funcionalidades como: Notas de Texto, Formularios, Citas para Videoconferencia, Solicitud de Firma de documentos, Archivos para descargas, Solicitud de subida de Archivos, etc.
Las Fichas pueden ser colocadas en la Zona Compartida de un usuario o de muchos usuarios la mismo tiempo.
El sistema nos permite enviar los enlaces de acceso a esas Zonas Compartidas y estos enlaces los denominamos Metaenlaces (Porque van mucho más allá de los enlaces que se comparten el cualquier otra plataforma).
Podemos controlar los envíos realizados y las lecturas por parte de los usuarios.
Se dispone de un panel de eventos que igualmente nos facilita saber las acciones realizadas por los usuarios en sus Zonas Compartidas. Cuando un usuario nos responde con un mensaje sobre una ficha compartida o cuando un usuario ha descargado archivos, o los ha subido al sistema o ha rellenado un formulario.

Para que estos conceptos se interpreten más fácilmente hemos rediseñado las ventanas de gestión de los Metaenlaces.

Rediseñando la gestión de los enlaces para una mejor dinámica al compartir.

Tras un rediseño enfocado a la Usabilidad se han transformado las ventanas de gestión de los Metaenlaces.

Ventana principal de los Metaenlaces

Ahora la Ventana Principal de los Metaenlaces se divide en tres áreas principales.

Metaenlaces Enviados. De forma parecida al correo electrónico podemos visualizar los envíos realizados y si los usuarios han abierto el Metaenlace. Como podemos apreciar, este nuevo diseño está muy enfocado a la supervisión de las interacciones.
Zona Compartida del usuario seleccionado. Se muestran las fichas compartidas con el usuario y se puede acceder se forma sencilla a la gestión de la zona.
Eventos. Un listado de los eventos con los Metaenlaces.

Crear y enviar Metaenlace

Para el envío rápido de un Metaenlace es solo tres pasos.

Como vemos, en pocos clicks enviamos el Metaenlace a uno o varios usuarios.

Sin duda ofrece un forma de compartir muy dinámica y sencilla. Seleccionamos la ficha, los usuarios y enviamos. Por supuesto, posteriormente podremos editar la Zona Compartida de esos usuarios y comprobar la lectura e interacciones con el tipo de ficha compartida.