Revisión Semanal en GTD®; preguntas más frecuentes

Finalmente cerramos ya esta serie sobre la Revisión Semanal en GTD® con las dudas más frecuentes al respecto.

Estas las he ido recogiendo de diferentes fuentes, como los cursos de Formación GTD® oficial, ya sea en el mismo curso o bien a través de dudas que nos hacen llegar los participantes a posteriori, o también del canal Slack de «Aprendiendo GTD®»*. De todos modos si te queda algún «cabo suelto», no dudes en añadir un comentario a este post.

Vamos allá…

¿Cuanto tiempo tengo que reservarme?

Entre una hora y dos es lo normal. Te diría que cuanto mejor utilices GTD® menos tiempo vas a estar. Si le dedicas más tiempo es que además de revisar, estás haciendo otras cosas… Ya lo comenté en este post.

¿Tiene que ser en viernes?

No, puede ser cuando te venga bien. Siempre que dispongas de las condiciones de espacio/tiempo recomendables. En viernes o lunes, es lo más habitual entre las personas que usan GTD®. Tampoco descartes el fin de semana.

¿Puedo hacerla cuando me apetezca?

El hábito siempre es más fácil de fijar si sigues una rutina. Pero, efectivamente, puedes hacerla cuando creas conveniente, conozco personas que viajan y aprovechan los tiempos de espera en los aeropuertos, o incluso en el avión. Ten en cuenta que necesitas tiempo y frescura mental.

¿Tiene que ser cada semana?

Se recomienda que como mínimo sea una vez a la semana. Si alguna semana no puedes, no te agobies, mientras esto no sea la puerta a abandonar el hábito… Lo que ocurre en realidad es que la Revisión Semanal pasa a formar parte de tu flujo de trabajo, y lo que ahora te parece que necesitas «vigilar» para que no se te pase, lo llevas a cabo de manera automática y natural.

¿Si no tengo todas mis bandejas físicas a mano, no puedo hacer la revisión?

Si, puedes hacerla, pero te recomiendo que captures que tienes que aclarar la bandeja que sea en cuanto puedas. Esto no es excusa para no hacerla

También puede pasar que no tengas a mano algún material de apoyo para algún proyecto. Lo mismo.

Me cuesta mucho diferenciar entre hacer vs. revisar

Este es uno de los peligros que existe. Y es un peligro tan real, que personalmente te recomendaria ni hacer las acciones inferiores a dos minutos. Alguna vez he llegado a recomendar hacer la Revisión Semanal en offline, para evitar tentaciones de irte al correo electrónico. Es mucho mejor terminar la Revisión Semanal, y luego ponerte a hacer lo que escojas.

Cuando reviso la lista A la espera ¿tengo que mandar los recordatorios mientras hago la Revisión Semanal?

Utiliza el sentido común. Lo único que te digo, es que vigiles no quedarte encallado en este punto. Si ves que hay peligro de esto, captura qué recordatorios has decidido que tienes que llevar a cabo, y ya pensarás luego como hacerlo (correo electrónico, llamada, reunión…). Lo que quiero decirte es que, en este momento, no te pongas a llamar para pedir cosas…

¿Puedo hacerla por partes?

Puedes, aunque no es recomendable si estás empezando. Hay personas que, por ejemplo, separan la primera parte (Aclarar las bandejas de entrada) de la segunda (Revisar y poner al día el sistema). Como siempre digo, si sabes bien lo que haces, y lo que te juegas, el riesgo se reduce, pero al principio, «experimentos, cuantos menos, mejor».

Me siento incómodo revisando la «parte personal» en el trabajo

Cierto, puede pasar. Hay personas que, como comentaba en la pregunta anterior, llevan a cabo una revisión de determinadas partes por separado. Puedes optar por ello, pero sabiendo lo que haces y cómo lo haces. Por ejemplo, puedes limitarlo al paso de revisar tu lista de Proyectos personales fuera del trabajo. Personalmente recomiendo, en la medida de lo posible, evitar dividir la Revisión Semanal.

¿Es suficiente con una vez a la semana? Tengo miedo a que se me descontrole todo…

Se recomienda llevar a cabo la Revisión Semanal una vez a la semana. Ten en cuenta que cuando estás entrando en tus listas durante el resto del tiempo, también llevas a cabo un proceso de revisión. Por ejemplo, si encuentras algo que ha perdido el sentido, lo puedes eliminar. También al entrar en en tus listas para elegir que hacer, estás revisando y cogiendo perspectiva sobre tus asuntos.

Tengo muchos Proyectos y recordatorios en mi lista A la Espera, necesito invertir mucho tiempo en la Revisión Semanal.

Dependiendo de tus necesidades, puede pasar que tengas estas listas más o menos pobladas, o que se «muevan rápidamente». En este caso, probablemente la revisión de estas listas forme parte de tu trabajo definido, y tengas que hacerlo con más frecuencia que una vez a a la semana.

¿En la Revisión Semanal, tengo que «dejar» en las listas de Siguientes Acciones el «volumen» suficiente/aproximado para una semana?

GTD® no dice eso, pero sí te recomendaría que valorases si existe la posibilidad de incubar más o renegociar algún compromiso, para que cuando entres en tus listas veas un volumen adecuado para esta «franja» temporal. En general, ya sabes que por tendencia natural, somos optimistas. Además, existe más trabajo que tiempo, por lo que no te preocupes por quedarte sin nada que hacer si terminas con lo que te has puesto en alguna lista.

Le echo un vistazo a los proyectos y siguientes acciones, veo que existen proyectos o siguientes acciones que permanecen revisión tras revisión… ¿Qué hago?

Puede pasar lo que te contaba en la pregunta anterior. Puedes incubar más, ya que si va pasando el tiempo y no ejecutas determinadas acciones de determinados proyectos, es que no los estás priorizando, y eso puede ser correcto si haces caso de tu intuición informada. Otra causa de esto puede ser que no estén bien redactados, o que te falta algo para llevarlos a cabo (no son realmente siguientes acciones), tal y como te contaba en el paso de: Revisa las listas de proyectos (y de grandes resultados).

En distintas partes de Revisión Semanal, capturo cosas ¿Tengo que terminarla con las bandejas de entrada a 0?

No, la captura es un proceso continuo, por lo que es normal que durante este proceso de reflexión surjan cosas que capturas. No hay problema en ello, siempre que las aclares en el próximo aclarado que hagas (como seguro que harás), y esto no afecta de ningún modo a la fiabilidad de tu sistema, porque al haberlo capturado sigue estando completo.

Como ves, la Revisión Semanal en GTD® da mucho de sí. No es para menos, ya que es un hábito esencial, al que, desde mi punto de vista, en general le dedicamos poca atención.

Espero que estos post te hayan servido para darle un impulso a tu proceso de implantación de GTD®, en el que la Revisión Semanal es clave, o bien, si ya lo llevas a cabo de manera regular, te haya ayudado a la optimización de éste.

*[DISCLAIMER: «Aprendiendo GTD®» es una iniciativa particular promovida y gestionada por Manolo Molero, Luis Sánchez Blasco y Sergio Pantiga de forma completamente autónoma e independiente de OPTIMA LAB y la David Allen Company. Tanto mi participación como la participación de otros nodos de OPTIMA LAB en dicha iniciativa es únicamente en calidad de usuarios de GTD® y nuestra presencia en esta comunidad de aprendizaje no constituye ni implica en ningún caso el aval, respaldo o apoyo a los contenidos, afirmaciones u opiniones particulares expresadas por los restantes miembros de dicha comunidad.]

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