¿Sabes cuánto dinero puedes ahorrar usando la factura electrónica?

Muchas empresas han descubierto, a lo largo del 2020, que se puede ahorrar con la factura electrónica debido a las particularidades de este formato. Así, durante el pasado año su uso se incrementó en España más de un 16 %, lo que permitió un ahorro total de más de 1.800 millones de euros en concepto de gestión.

Debido a la pandemia, su utilización se ha acelerado en aquellos colectivos que aún no están obligados a integrarse en el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII, ver más información) de la AEAT. En el futuro, este englobará a todos los sujetos obligados a autoliquidar el IVA de manera mensual si su facturación es superior a 6.010.121,04 € o que estén inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).

Cuánto dinero puedes ahorrar en la factura con un software ERP

La facturación electrónica es un proceso con menos impacto en tu bolsillo que la facturación tradicional. En la actualidad, el uso de un programa de gestión online te facilita el acceso a este servicio; además, esta clase de soluciones reúne otras funciones relevantes para el buen funcionamiento de las empresas. Un software ERP puede relacionar los datos de contabilidad con otras áreas de responsabilidad, como compras o almacén, y enlazarse con la autoridad tributaria para simplificar la presentación de informes, facturas, etcétera.

Algunas cifras orientativas

Según un estudio de implantación de factura electrónica en España, el ahorro que supone el uso de la factura electrónica es de entre el 60 % y el 80 % en relación a la facturación en papel. Y no solo nos referimos a los costes imputables al papel, sino a los costes de impresión y de envío postal, archivado…

Con respecto al almacenamiento y la gestión, prescindir de las facturas físicas te permite ganar espacio en la oficina y reducir el número de empleados necesarios para hacerse cargo de su tratamiento, tanto en el caso de facturas salientes como entrantes. Según la herramienta que utilices, tendrás acceso a ciertas utilidades de automatización que pueden hacer la vida muy fácil al personal de contabilidad.

Por último, desde el punto de vista medio ambiental, la factura electrónica es mucho más sostenible que la factura tradicional. Se estima que su uso motiva el ahorro de 9.000 millones de hojas de papel al año y un 90 % menos de residuos asociados a la producción papelera.

Recomendaciones de uso de la factura electrónica

A continuación te damos algunas claves para sacarle el máximo partido a la facturación electrónica. Presta atención.

• Analiza tus procesos contables de facturación, de cobros y pagos. La introducción de la facturación electrónica no solo es una cuestión de formato: puede tener consecuencias organizativas y a nivel de procesos. Por ejemplo, tu empresa debe establecer nuevos vínculos tecnológicos con los socios comerciales y con sus clientes, ajustarse al marco normativo de presentación tributaria, etcétera. Se trata de ámbitos complejos, que algunos ERPs solucionan mediante funciones de integración estandarizadas.
• Ve por delante. Incluso si no estás obligado aún a usar la facturación electrónica, puede ser muy ventajoso para tu organización comenzar a definir este proceso antes de la fecha límite establecida para cada escenario empresarial. Esto te permitirá evitar sanciones, por ejemplo.
• Entiende la facturación electrónica como una oportunidad. Ya te hemos dado algunas cifras que dan buena cuenta del ahorro que supone su uso, pero hay otros motivos, de carácter organizativo, que deben animarte a migrar hacia la gestión electrónica de tus facturas. Sin ir más lejos, la productividad, dentro del proceso de transformación digital que toda empresa debe afrontar hoy día.

Como ves, la posibilidad de ahorrar con la factura electrónica es una de sus ventajas más destacadas. Por otro lado, la facilidad de almacenamiento de este formato y su fácil envío/recepción a través de medios telemáticos están motivando su adopción por parte de muchos autónomos y pymes de nuestro país.