Servidor de archivos en la empresa. Alternativas actuales.

El servidor de archivos ha venido siendo el modelo de gestión de documentos más implantado en las empresas. Ha cubierto la necesidad de disponer de un almacenamiento de ficheros centralizado al que los empleados pueden acceder para compartir carpetas y ficheros.

En la actualidad, estas infraestructuras digitales de la empresa, han cobrado protagonismo por dos factores fundamentales:

• Por un lado, la necesidad de cumplir con las leyes de protección de datos como RGPD.
• Por otro, por la necesidad de proteger la información almacenada frente a ataques Ransomware y de otros tipos.

Servidores de archivos

En un mundo dónde el tema de la seguridad se ha convertido en una prioridad para todas las empresas, podemos comprobar cómo los servidores de archivos siguen siendo vulnerables incluso en empresas muy conocidas:

Un ciberataque con ‘ransomware’ afecta a los sistemas de la Cadena Ser y Everis

El controvertido modelo tradicional de servidor de archivos local

Son miles de empresas las que aún hoy en día, mantienen en sus instalaciones servidores de archivos convencionales.

Modelos tradicionales on-premise ampliamente extendidos

• En su mayoría se trata de Servidores Windows con carpetas compartidas a las que acceden los empleados de la empresa.
• En segundo lugar, en un menor porcentaje, también están los Servidores Linux cumpliendo con la misma funcionalidad aunque con mayor nivel de seguridad.
• En tercer lugar, en los últimos tiempos, ha habido un auge en la instalación de dispositivos NAS.

Este tipo de soluciones son las que se denominan «On Premise» (en casa), instalaciones locales de máquinas o dispositivos conectados a la red interna de la empresa.

Tradicionalmente estas soluciones cumplían muy bien con su cometido. Pero en cierto momento aparecieron necesidades adicionales.

• Se impuso la necesidad de compartir los archivos fuera de los límites físicos de la empresa, por Internet, eso ocurrió a raíz de la expansión de los Smartphones de los últimos años. Además de compartir los archivos con los empleados, ahora era necesario compartirlos con los clientes, facilitar el teletrabajo, la conciliación y la flexibilidad de horarios. Se necesita acceso remoto y con diferentes dispositivos.

• Después se necesitaba cumplir con la legislación en protección de datos, en nuestros días el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).

• Ahora, se suma la necesidad de mantener esos archivos seguros frente a virus y ataques externos, además de mantener copias de seguridad en otras localizaciones geográficas.

Las soluciones «On Premise» que durante años habían sido muy adecuadas se han convertido en costosas y problemáticas. Mantener abiertos a Internet estos sistemas para compartir ficheros es lo más arriesgado, se necesita un mantenimiento continuo en medidas de seguridad.

Alternativas actuales. El salto desde la solución local hacia la Nube

Desde sus inicios, el Cloud supuso un cambio de paradigma para solucionar las nuevas necesidades de almacenamiento de ficheros y para establecer servidores de archivos.

Sistemas Híbridos. Dispositivos NAS.

Como alternativa a medio camino entre el servidor local y el Cloud, aparecieron los discos o dispositivos NAS que permiten el acceso externo.

Este tipo de soluciones, en las que la empresa monta su propio Cloud, también se denominan soluciones híbridas.

Con un NAS, el servidor de archivos sigue estando en las dependencias de la empresa, conectado a la red local (LAN). La diferencia respecto a otros sistemas, es que ahora estos permiten el acceso remoto a través de Internet.

Frente a una solución Cloud externa, sin instalaciones locales, se siguen planteando una serie de problemas:

• Mantener la seguridad frente al acceso externo.
• Vulnerabilidad en cuanto a ataques de virus del tipo Ransomware o Cryptolocker
• Cuello de botella de conexiones externas hacia el dispositivo local.
• Incidentes físicos como roturas, robos, incendios, etc.
• Problemas de continuidad del servicio por cortes de Internet o suministro eléctrico.

La ventaja de un sistema NAS es que se dispone de un servidor de archivos pagando una sola vez, no es necesario el pago periódico de un almacenamiento externo. En esto no se contempla instalación , securización, auditorías de seguridad o de protección de datos, hablamos solo del dispositivo.

También supone una ventaja la velocidad de transferencia interna de los ficheros, osea dentro de la red de la empresa, por el momento suele ser bastante mayor que la que aporta el Cloud. La fibra y el incipiente 5G ya están cambiando esto.

Hay una comparativa entre NAS y Dataprius en el siguiente enlace: Discos NAS VS Dataprius Cloud. Almacenamiento en disco frente al Cloud.

Sistemas basados en Cloud puro.

A día de hoy, la solución que se impone es la del Cloud puro.

Simplificando, se trata de no tener servidores ni dispositivos dentro de la empresa y sacar esas infraestructuras a un lugar externo.

Ha sido el camino elegido por todas las grandes empresas en todo el mundo y es el que se impone ahora en la Pymes.

Los motivos son ampliamente conocidos, lo que ha variado en los últimos tiempos es el orden y la importancia que se les otorga a las tradicionales ventajas de la Nube:

• Seguridad y cumplimiento legal.
• Acceso a los archivos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
• Ahorro en costes de mantenimiento, evitar incidencias locales, prescindir de infraestructuras.
• Escalabilidad. Que el sistema pueda crecer y no quede pequeño u obsoleto.
• Pago por consumo. Justo por lo que se necesita en cuanto a capacidades de almacenamiento y de licencias de usuarios.
• Características complementarias como herramientas de Office, búsquedas de documentos, backups o envío de documentos por email.

Establecer un servidor de ficheros en la Nube

El salto hacia el establecimiento de un servidor de archivos en la Nube puede realizarse de varias formas. No vamos a mencionar los almacenamientos en Nube populares de tipo Dropbox o Drive porque no cumplen características propias de los servidores de archivos.

Vamos a proponer 4 formas de trasladar esta infraestructura a la Nube.

No perdamos de vista nuestro objetivo: Se trata de tener un repositorio de ficheros, en un entorno privado, que permita a la empresa seguir almacenando los documentos y compartirlos con los empleados mediante roles o permisos de acceso.

Trasladar el servidor físico a la Nube

Entre la diversidad de servidores que pueden tener las empresas vamos a centrarnos en los populares Windows Server.

Montar el servidor Windows en Cloud puede ser cuestión de minutos. Configurar la forma en que los usuarios van a acceder a las carpetas es ya otra cosa.

Las dos formas de proporcionar un acceso compartido a las carpetas suelen ser: mediante sesiones remotas o mediante una VPN. La velocidad de transferencias de los archivos dependerá mucho del proveedor elegido.

Se trata de una solución que elimina el hardware de la empresa y proporciona un mayor nivel de seguridad. Adolece de seguir siendo una solución muy básica que no ofrece prestaciones adicionales como el acceso web o mediante dispositivos móviles, la edición online de documentos, la integración del correo, la trazabilidad de las acciones y otras características.

También puede resultar costosa, si se opta por el trabajo en sesiones remotas, estamos hablando de unos 200€ al mes para 10 usuarios, se recomienda un cpu por cada usuario. El mantenimiento requiere de personal informático.

Ejemplos de proveedores y precios de servidor Windows en Cloud:

• Clouding.io
• UpCloud
• Acens

Contratar servicio Microsoft Sharepoint

Es un sistema usado por miles de empresas alrededor del mundo.

Desde luego no se trata de un servidor de documentos básico, entra más bien en la categoría de sistema de Gestión Documental o Gestor de contenidos. Es muy completo y con muchas características adicionales que se integran con herramientas de Office.

Puede que no se necesiten muchas de las características que ofrece y que el entorno resulte complicado o complejo de usar.

Hasta hace poco, era necesaria la instalación de un servidor y la compra de licencias. Ahora el servicio está disponible en la Nube.

El precio puede ser de los más altos que podemos encontrar. Planes Sharepoint en la web de Microsoft: Opciones de SharePoint Online

Montar una Nube propia como NextCloud

Una solución de software libre que permite a las empresas montar su Cloud privado de documentos.

Nace como una alternativa privada ante Dropbox y Drive, aquí tenemos que subrayar lo de «privado» porque el sistema será gestionado por la empresa y dispondrá de su propio almacenamiento, los archivos no circulan hacia lugares desconocidos de empresas USA. (The issue with Public Cloud). Por tanto , permite cumplir RGPD si se instala en un proveedor europeo.

Requiere, por tanto, de la instalación de un servidor en la Nube. Se necesita personal técnico para la instalación y mantenimiento que se suele realizar sobre plataformas Linux que junto con su diseño aportan gran seguridad. Dependiendo de la necesidades habrá que comprar la licencia empresarial:

• Pricing NextCloud

No se ajusta a la clásica definición de servidor de archivos, pero es un alojamiento que permite compartir documentos y un acceso remoto de calidad. Puede ser el sustituto ideal a cualquier implantación On-premise.

Desde luego, esta alternativa elimina todas las excusas en cuanto a privacidad y protección de datos de aquellos que piensan que Dropbox es un sistema de archivos apropiado para las empresas.

Web de NextCloud en español: NextCloud

Usar el servicio de Dataprius Cloud

La solución que proporciona un completo servidor de archivos con la máxima simplicidad. Basta con descargar la aplicación y ya tenemos un Cloud privado que supera en prestaciones a cualquier servidor de archivos .

Permite moverse por los archivos y carpetas con suma facilidad al estilo Windows.

Los precios se ajustan al número de usuarios y capacidad necesaria: Precios Dataprius.

Los permisos de acceso a las carpetas son los más sencillos del mercado.

Permisos de carpetas en dataprius.

Algunas de las características más importantes son:

• Trabajo diario con archivos y carpetas sin tener que sincronizar y sin dejar huella (Zero footprint)
• Inmune a virus Ransomware o Cryptolocker.
• Cumplimiento RGPD con entrega de contrato firmado a sus clientes.
• Sencillez de uso e integración con herramientas de Office.
• Extras como backups y redundancia de los ficheros.

ENLACES RELACIONADOS:

• On Premise, servidores y problemas frente a solución Cloud.
• Organizar archivos y carpetas para trabajo en grupo.
• La seguridad de tu disco duro frente al almacenamiento en la Nube.

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