Sí al Inbox a cero, porque No Existe Productividad sin Control

Mi amigo Berto Pena, con quien habitualmente comparto muchos puntos de vista sobre productividad personal, publicaba recientemente un artículo titulado “No al ‘Inbox a cero’, sí al Email inteligente” con el que discrepo bastante, no en la esencia pero sí en el planteamiento, ya que este último choca frontalmente tanto con mi experiencia personal como con los principios de la metodología GTD.

David Torné seguía profundizando en el tema unos días más tarde con su “Decálogo para no morir ahogado por el email“, haciendo una serie de interesantes propuestas, mucho más en la línea de GTD, que sin duda pueden ayudar a paliar el problema pero que, en mi opinión, siguen sin atacar realmente a las verdaderas causas del mismo y, por tanto, no lo resuelve.

El email es una herramienta útil, creo que en eso coincidimos todos. El problema es el abuso y el mal uso que se hace del email y que se traduce en que muchas personas reciban una cantidad ingente de correos diarios que consumen buena parte de su tiempo, energía y atención.

Si el uso incorrecto del email se traduce en un exceso de correos que nos absorben y alejan de otras cosas más importantes, lo lógico parece no prestarles más atención de la estrictamente necesaria para así poder prestar esa atención a lo que realmente la merece. Como teoría está bien y en esa línea van las propuestas de Berto y David. Sin embargo, en la práctica, este planteamiento no acaba de funcionar.

Y no acaba de funcionar porque el problema no son los correos en sí, ni que recibamos muchos o pocos, ni que sean importantes, urgentes o irrelevantes. El verdadero problema es que cada correo es un “frente abierto”, es decir, algo sobre lo que tendrás que tomar una decisión antes o después. Es el “significado potencial” de cada correo que recibes lo que te intranquiliza y estresa. ¿Y si es importante? ¿Y si es urgente? ¿Y si es de mi jefe que quiere algo para ya?

Un Inbox lleno de correos es una bomba en potencia, algo que puede explotarte en cualquier momento. Mientras no sepas que hay ahí realmente, no te olvidarás del email, por muchos filtros automáticos que uses. Seguirán siendo “cosas pendientes” que, quieras o no quieras, ya tienen tu atención, porque sabes que están ahí.

El principio básico de GTD es “presta atención a lo que ya tiene tu atención“. Sólo haciendo esto serás capaz de liberarla para poder dedicarla a otras cosas. Si tu atención está dispersa, si no estás concentrado en lo que estás haciendo en ese momento, jamás tendrás una mente como el agua y será difícil que rindas a tu máximo potencial.

Por eso GTD es una metodología que busca proporcionarte control y perspectiva, para que disfrutes de esa “intuición formada” que te permite decidir con confianza, en cada momento, qué hacer y qué no hacer.

Procesar el Inbox en GTD no requiere horas, ni mucho menos. Incluso con un volumen muy elevado de correos al día, digamos 300 por poner una cifra, estaríamos hablando de menos de una hora diaria. ¡Menos de una hora para tener tu Inbox bajo absoluto control!

Sí, es cierto, el Inbox se volverá a llenar tan pronto lo vacíes. Así son las cosas. Pero también comes habitualmente a pesar de saber que volverás a tener hambre en unas horas, ¿no?

Procesar [el Inbox] en GTD no es lo que la gente suele llamar “procesar”. Procesar no es hacer. Es simplemente ir abriendo los correos uno a uno, empezando por el primero y terminando por el último, y para cada uno decidir si ese email requiere que se haga algo con él o no. Si no hace falta hacer nada con él, lo puedes tirar, archivar o dejar “incubando” para más adelante en tu lista “algún día/tal vez”. Si hace falta hacer algo con él y te va a llevar menos de 2 minutos, hazlo. Si te va a llevar más de 2 minutos, mira a ver si puedes delegarlo y delégalo y, si no puedes, anota lo que tienes que hacer con él en tu lista de próximas acciones, o en tu agenda, para hacerlo más adelante.

Yo recibo bastante email, cerca de 200 correos diarios. En el pasado he llegado a recibir más del doble. Desde que uso GTD te puedo asegurar que mi Inbox queda a cero tres veces al día y que no dedico más de 10 segundos de media a procesar un mensaje, es decir, un total de media hora al día a procesar el Inbox, unos 10 minutos cada vez que lo proceso.

A cambio tengo absoluta certeza de saber lo que implican mis decisiones cuando decido qué hago y qué no hago, con la tranquilidad de saber que no hay ninguna “bomba” escondida en mi Inbox que me va a explotar cuando menos lo espero.

Prestar atención tres veces al día durante 10 minutos a mi Inbox me permite poder dedicar mi atención a cualquier otra cosa el resto del día. Porque al vaciar mi Inbox recupero el control que me permite ser productivo.

Porque, no lo olvides, no existe productividad sin control.