Si usas GTD, timeboxing significa aligerar el calendario

Recuerdo una situación que viví hace unos años en un seminario que impartí sobre iniciación a la productividad personal con GTD. Justo al llegar a la organización en la que impartía el seminario, se me acercó un señor que por lo visto trabajaba allí y nada más encontrarnos me dijo, “Va usted a hablarnos de productividad ¿verdad?”. Tras mi respuesta afirmativa, el señor en cuestión me pidió que me acercarse a su puesto de trabajo, y enseñándome su calendario me dijo, “Ve usted, soy muy productivo, no tengo ni un hueco en el calendario”, a lo que yo le respondí en tono respetuoso y cordial, “Ya veo. ¿Podría hacerle una pregunta? … Realmente, ¿cuándo trabaja usted?”. Recuerdo la cara de extrañeza que puso tras mi pregunta, pero según me contó después pudo darse cuenta de que con tantas reuniones y bloqueos de tiempo nada de lo que planificaba hacer se cumplía, lo que le resultaba tremendamente frustrante.

El timeboxing es una técnica que consiste básicamente en bloquear cajas de tiempo durante el día para hacer determinados tipos de tareas. Aunque suele usarse como técnica en algunas metodologías ágiles de planificación y gestión de proyectos, normalmente suele usarse como excusa para planificar el trabajo a modo de decidir a priori, qué es lo que vas a hacer y cuándo lo vas a hacer. Suele otorgar un valor al recurso tiempo que en el trabajo del conocimiento resulta realmente secundario, dado que como afirma Peter Drucker, el valor está en la efectividad, es decir, “do the right things right” o lo que es lo mismo, “hacer de forma correcta las cosas correctas”.

En GTD el calendario sólo sirve para tres cosas al margen de su uso como archivo de seguimiento:

• Para acciones que han de completarse en una fecha concreta y a una hora,
• para acciones que han de completarse en una fecha concreta o antes,
• o para anotar información que puede ser necesaria en un día concreto.

Como puedes ver, el uso del calendario o la agenda en GTD está reservado en exclusiva para aquellos compromisos que tienen fecha objetiva, es decir, compromisos con fecha real que ha determinado un tercero y por tanto te viene impuesta. El calendario debe servir simplemente como eje de giro de tu día a partir del cual determinar el resto de posibilidades que han de completarse tan pronto como sea posible en función del contexto en el que te encuentres. Su correcto uso determina de forma natural tus cajas de tiempo, las cuales te permite enfocar tu productividad hacia los resultados que persigues de forma realista. Cuanto más ligero esté tu calendario, más huecos libres tendrás para para poder trabajar en el trabajo definido que es realmente el que aporta un valor real a tu trabajo.

¿Cuál es la clave para mantener el calendario lo más ligero posible? En primer lugar ser extremadamente riguroso con las fechas objetivas. Nada de interpretaciones como me gustaría o preferiría. Si una fecha no es objetiva, lo que expresa es un deseo, y créeme, los deseos deben de quedar al margen. El propio sistema se encarga de priorizarlos de forma natural al margen de las fechas. La otra clave es aprender a decir que NO. Decir siempre sí a todo supone decir no a otras cosas que seguro suman en lugar de restar.

El timeboxing sólo tiene sentido cuando se reserva tiempo para decidir de forma abierta sobre qué es lo mejor que puedes hacer en ese momento, según el contexto en el que estés. En GTD esta reserva de tiempo se hace de forma natural simplemente siendo riguroso con tus compromisos vinculados a fecha objetiva. Así es que ya sabes, si usas GTD, timeboxing significa aligerar el calendario.

Esta entrada Si usas GTD, timeboxing significa aligerar el calendario has sido publicada por Antonio José Masiá