Simplifica el proceso de edición y llenado de formularios PDF

Los formularios PDF son una herramienta muy útil en diversos ámbitos empresariales y personales. Sirven para muchos propósitos como recopilar información, gestionar trámites, etc. Y para que puedas sacarle provecho es necesario poder editar PDF para facilitar el uso de estos elementos, sea cual sea el uso que quieras darle. 

En este artículo te vamos a dar información clave para que puedas editar páginas PDF sin problemas. Hablaremos de las mejores herramientas, el proceso de edición y llenado, así como de los beneficios y desafíos que tiene este proceso. Toma nota y saca lo mejor de editar texto PDF en formularios. 

Introducción a la edición y llenado de formularios PDF

Como comentamos al principio, los formularios PDF son versátiles y útiles en varios ámbitos. Por ejemplo, en las empresas se pueden usar para gestionar ingresos, encuestas internas y controles administrativos de forma eficiente. Ahora bien, la mejor forma de emplear los formularios es de manera digital. 

Porque gracias a programas para editar PDF, las empresas y usuarios en general pueden simplificar las operaciones. Pero no solo eso, también se reduce el consumo de papel, se ahorra tiempo y se mejoran los resultados esperados. ¿Cómo es posible esto último?

La capacidad de editar PDF online hace que puedas enviar un formulario a muchas personas a la vez. Además, estas lo tendrán más fácil para llenar, ya que no deben usar lápiz y papel, por eso vas a conseguir una tasa más alta de llenado, en caso de encuestas y petición de información. 

Herramientas y software para edición y llenado de formularios PDF 

El mercado ofrece una amplia oferta de herramientas y software diseñados para facilitar la edición y el llenado de formularios PDF. Tienes desde soluciones gratuitas hasta opciones avanzadas para profesionales y equipos de trabajo. 

Hoy te nombramos tres que son de alta calidad:

1. LuminPDF. Esta herramienta es ideal para todo tipo de usuarios, no importa si eres un universitario que necesita hacer una encuesta o una empresa que debe compartir diversos formularios con equipos de trabajo. Lumin ofrece la opción de editar PDF online para poder rellenar formularios en versiones gratuitas y profesionales. Además, también asegura tu información, permitiendo la protección de los documentos. 
2. Adobe Reader. Es un editor de documentos PDF muy conocido y fiable. Puedes acceder a él si tienes equipos Mac, pero también hay opciones para otros Sistemas Operativos. También puedes compartir documentos, pero en ocasiones puede ser algo lento para editar un PDF gratis. 
3. CutePDF Editor. Es otra de las aplicaciones para editar PDF online que puedes usar si quieres llenar formularios. Funciona mejor en Windows y tiene la opción de crear formularios o editarlos, tú decides. Lo que le hace falta es una función avanzada para trabajar en equipo para un PDF editar. 

De estas tres buenas herramientas, LuminPDF sobresale por su versatilidad y capacidad de brindarte otras herramientas como editar PDF a Word. 

Proceso de edición y llenado de formularios PDF

Editar y llenar formularios PDF puede variar en complejidad, dependiendo del software utilizado y del diseño del formulario. Pero si usas un programa para editar PDF gratis como Lumin PDF, tendrás contigo la opción más sencilla y con la posibilidad de crear tus propios formularios. 

A continuación, te dejamos un paso a paso:

• Regístrate en la página web oficial. Ingresa a LuminPDF y crea una cuenta Pro, Business o Enterprise, ya que solo en estas dispones de ese servicio. Aunque, puede iniciar una prueba gratis y testear el servicio. 
• Crea el formulario rellenable. Es la mejor opción para trabajar tus formularios, puedes crear cuadros de texto, botones, casillas para verificar, etc. Luego lo conviertes en una plantilla y la tienes lista para cuando la necesites modificar. 
• Comparte el formulario con los interesados. Lumin PDF está integrada con Google y Dropbox, así que puedes compartir el formulario con todos los que quieras que lo rellenen. 

Firma electrónica y envío de formularios PDF

La firma electrónica ha mejorado la manera en que se completan y envían los formularios PDF. Ofrecen un método seguro y legalmente vinculante para validar documentos sin necesidad de imprimirlos. Esto también es posible hacerlo gracias a la opción de editar PDF online que tiene Lumin PDF. 

Entonces, si quieres necesitas crear un formulario de admisión, tipo acuse de recibo, puedes optar por adjuntar firma. El proceso es muy sencillo. Lo primero es crear el formulario con todos los campos necesarios y luego usar la opción que tiene Lumin para añadir firmas electrónicas. 

De esta manera logras que la persona encargada de recibir los productos, certifique, con su firma, que todo ha llegado en orden. Así se agiliza un proceso empresarial crucial. Pero no es el único uso, también es útil para procedimientos legales.

Gestión y almacenamiento de formularios PDF

Después que tienes tus formularios creados, los has compartido y los tienes de vuelta, llega otro momento importante; la gestión y el almacenamiento. Y es que, seguir las buenas prácticas te garantizan que cada vez que necesites acceder a un formulario en concreto lo harás sin problemas. 

Además, para tener un almacenamiento eficaz, te recomendamos soluciones de archivado en la nube, así puedes acceder de forma remota. Además, se elimina la redundancia de datos, se pueden aplicar medidas de seguridad como la encriptación en documentos sensibles para que solo las personas autorizadas puedan acceder. 

Beneficios y desafíos del llenado de formularios PDF digitales

El llenado digital de formularios PDF ofrece numerosas ventajas para los usuarios. Por eso, editar PDF online se ha vuelto una de las opciones más buscadas entre personas que tienen esta necesidad. Y es normal, porque entre los beneficios están:

• Eficiencia operativa, 
• La reducción de errores y,
• la mejora en la recopilación de datos. 

Sin embargo, también presenta desafíos que debes conocer y aprender a superar para que todo lo que obtengas sean los beneficios. Hablamos de la necesidad de compatibilidad entre dispositivos y la preocupación por la seguridad de los datos. Este último, sobre todo, ha tenido gran importancia en el último tiempo donde las amenazas de ciberataques se han incrementado. 

Por eso, es necesario tomar todas las medidas de seguridad al momento de editar PDF gratis o crear formularios online. 

Buenas prácticas en el llenado de formularios PDF

Aplicar buenas prácticas en el llenado de PDFs conduce a una mayor eficiencia en el proceso y la satisfacción de todos los usuarios. 

Entre esas buenas prácticas podemos mencionar:

• Automatización del proceso. 
• Uso de plantillas estándar. 
• Integración de firmas electrónicas. 
• Capacitación y soporte. 
• Seguridad y cumplimiento. 

Siguiendo estas prácticas vas a sacar el mayor provecho de la edición y llenado de formularios PDF. Y recuerda que en Lumin PDF también puedes editar PDF gratis y agregar firmas electrónicas para mayor seguridad de tus procesos.