Software de mantenimiento. Costes y Beneficios

Si nos encontramos en la situación de buscar un software GMAO (Gestión de Mantenimiento por Asistido Ordenador), con frecuencia tendremos que proporcionar una justificación para la compra en términos de costos y beneficios esperados. Esto puede ser difícil de hacer y bastante tedioso. 
¿Cuáles son los costos de software GMAO?En la compra y el uso de software GMAO para la gestión de mantenimiento incurriremos en una variedad de costes. Estos costes no son sólo financieros, sino también una gran variedad de gastos relativos a la implantación, capacitación, usabilidad, etc.

1. Costes de licencias de software: Esto representa el costo de la licencia, típicamente un costo por única vez a menos que estemos pensando en comprar actualizaciones.
2. Costes de mantenimiento: Por lo general implica el mantenimiento y actualizaciones del software, así como mejoras realizadas en el mismo. 
3. Costes de consultoría y formación: Es posible que necesitemos obtener los consultores del sitio (del proveedor de software o alguna otra empresa ) para configurar el software o proporcionar formación a los empleados. Necesitaremos un presupuesto de los costes reales durante el tiempo de consultoría, más cosas como el tiempo por persona dedicado al aprendizaje de uso del software, la información de los costos del departamento de Tecnología para el establecimiento de algún tipo de hardware, etc.
4. Otros costes de software y hardware: Para ejecutar el software y su base de datos necesitaremos ordenadores y servidores. También es posible que tengamos que comprar otro software a terceros para ejecutar el sistema, por ejemplo software de base de datos, licencias de sistema operativo, software de servidor web, etc. Si estamos usando codifigos de barras es posible que tengamos que comprar los lectores de código de barras y otros tipos de software.
5. Precios de suscripción anual/mensual: Si estamos comprando software como servicio (SAAS), donde nos conectamos y usamos una solución alojada en un servidor ajeno a nuestras instalaciones tendremos que pagar una cuota en lugar de una tasa de licencia de una sola vez. En general los gastos de apoyo y actualizaciones están incluidas en dichas tasas.
6. Costes de migración de datos: Se trata de los gastos de la transferencia de datos desde un sistema existente, o copiar datos de hojas de cálculo o en papel en el nuevo sistema. Si bien esto es algo que el equipo de mantenimiento puede hacer por sí mismos todavía hay un costo debido a las horas de trabajo dedicadas a hacer esto. 
7. Costes de administración del sistema: Costes involucrados para que alguien mantenga el sistema propio. Por ejemplo, realizar copias de seguridad regulares, configurar usuarios, centro de ayuda, administración, etc.

¿Cuales son los beneficios?

1. Reducción de las averías de equipos, debido a un mejor mantenimiento: El mantenimiento del equipo se planificará mejor, el mantenimiento preventivo sera mas improbable que se nos olvide, comenzaremos a ver un menor número de averías de equipos a través del tiempo.
2. Reducción en los costes de horas extras debido a un menor número de averías: Menos averías en los equipos significa menos mantenimiento, menos "emergencias" cuando se necesitan todas las manos para arreglar las cosas rápidamente. Así que veremos menores costes de horas extras ya que los técnicos de mantenimiento harán menos horas extras para reparar los equipos críticos que se han roto.
3. Mejora de la gestión de cartera de mantenimiento: Representa el mantenimiento en circulación que no se ha hecho. Con el software GMAO seremos capaces de hacer un mejor seguimiento de los trabajos de mantenimiento.
4. La reducción de conflictos de horario debidos a mantenimiento: Esto puede ser un gran beneficio. Si hemos planificado un mantenimiento crítico en un equipo, pero choca con los horarios de producción, no vamos a ser muy populares. Calendarios de mantenimiento creados a partir de nuestro GMAO ayudaran a planificar el mantenimiento futuro y reprogramar según sea necesario.
5. Debido a un mejor mantenimiento la mayoría de equipos van a durar más tiempo: Esto reduce los costes de inversión de la compra de nuevos equipos.
6. Mejor gestión de inventario: Fuente importante de ahorro. Debido a una mejor planificación de mantenimiento optimizaremos la gestión de repuestos. Reduciremos stocks, tendremos herramientas para evaluar a nuestros proveedores en calidad y fiabilidad, etc.
7. Mejora del análisis de los problemas y la presentación de informes a dirección: El software de mantenimiento nos ayudará a generar estadísticas sobre el rendimiento que se puede compartir con la gerencia para que tengan una mejor idea de cómo el departamento de mantenimiento está haciendo las cosas, así como obtener advertencias sobre posibles problemas.
8. Normalización de los trabajos de mantenimiento debido a las plantillas de tareas: Con un buen software GMAO podremos crear plantillas de tareas de mantenimiento estándar para crear órdenes de trabajo. Las instrucciones sobre cómo llevar a cabo el mantenimiento se pueden estandarizar en estas plantillas. Esto hace que sea más fácil entrenar a nuevos técnicos, así como mejorar los estándares de mantenimiento.
9. Mejora de la satisfacción del usuario/cliente: La reducción de averías y mejor planificación de mantenimiento preventivo creara una mejor impresión en nuestros clientes. Los planes de mantenimiento tienen menos probabilidades de interferir con las operaciones.

Espero que estos consejos os hayan servido.
Un saludo.