Software de productividad

La tecnología se ha convertido en una parte importante de nuestras vidas, pero el problema es que hay tantas herramientas que resulta imposible encontrar la herramienta perfecta. Por eso he preguntado a los expertos de la productividad cuál es su arma secreta:

Si haces una lista del software que te ayuda a mantener la productividad, ¿qué crees que sorprende más a la gente de encontrar en esa lista?

Lo que más sorprende es siempre el programa para tomar notas en la PDA, ya que es muy versatil: puedes tomar notas desde el teclado, con el stylus, desde la camara, por audio. La ventaja es que me permite perder o olvidar los bolígrafos y papel. Yo he adoptado una política de cero papel así que a todas las reuniones llevo la PDA para tomar las notas. Aunque ultimamente me estoy acostumbrando a utilizar el papel (que la gente abandona en la impresora) para crearme una minilistas con PocketMod y apuntar todas aquellas tareas insignificantes que no acabaran en la PDA.
Bergonzini

Uno de los hábitos productivos es apuntarlo todo para sacarlo de tu cabeza. Yo creo que el papel y un lápiz son las mejoras herramientas para esta tarea, pero también te puede servir las notas en el PDA o móvil.

Mi movil. Uso la funcionalidad de tomar notas en cada instante, como recordatorios o como lista de cosas a hacer. En cuanto llego a casa, las paso al ordenador, pero se ha convertido en mi herramienta perfecta para no olvidar nada, no importa lo que este haciendo o donde me encuentre.
David Topí

El beneficio del móvil es que seguramente siempre lo llevas contigo.

Supongo que casi todo en mi caso. La solución que yo uso para GTD es propia, aunque se basa en herramientas comerciales. En cualquier caso conozco a muy poca gente que use ResultsManager+MindManager como solución GTD.
JM Bolivar de Optima Infinito

José Miguel ha publicado un excelente artículo en El Canasto explicando cómo trabaja con estas herramientas: GTD: Control y Perspectiva con MindManager.

A pesar de llevar hablando y escribiendo de software desde hace 15 años cada vez me doy cuenta que sólo es una mera herramienta. La verdadera productividad no está en tal o cual aplicación o PDA, sino en unos sólidos y productivos hábitos. Yo animaría a la gente a empezar con un lápiz y papel.
Berto Pena de Think Wasabi

El papel es una herramienta muy versátil, que además no te obliga trabajar en una cierta manera. Solo cuando realmente dominas un método de productividad sabes cuáles son tus requerimientos para una herramienta. Hasta entonces también mi consejo es trabajar en papel.

Java Dark Room y el excel. El primero va muy bien cuando uno intenta concentrarse exclusivamente en la redacción del texto, al crear un entorno simple y aislado.
El excel (u otra hoja de cáculo) tiene más usos de los que pueda preverse a primera vista. ¿Quieres una base de datos simple? Basta dedicar cada columna a cada campo y cada fila un registro. Siempre que la base de datos no sea muy grande ni muy compleja (es decir sin datos relacionados) funcionará mejor.
Miguel de Luis de Sabiduría y Vida

A veces las herramientas más productivas son las más sencillas o simplemente las herramientas que ya tenemos a mano.

He pasado por muchos (Thinking Rock, Tasks, Outlook, RTM, etc.) y no me he quedado con ninguno. Siempre hay algo que no me es del todo cómodo. Actualmente uso una combinación de Google Apps (Gmail) adaptado a mis necesidades - hay un post al respecto en mi blog: GTD con GMail - y las aplicaciones por defecto de una Palm Treo 650. Es simple y funciona para mi.
Recientemente estoy usando una aplicación muy interesante, con mucho potencial: The Brain. Es muy poderosa para aglutinar todo en un solo lugar. La versión gratuita tiene ciertas limitaciones molestas y la versión completa me parece algo costosa pero... como van las cosas, creo que merece la pena la compra. Me parece que sorprenderá porque he visto que no es muy popular en Internet.
Javier Ferrand de Vida en Orden

A veces es mejor pagar un poquito para una herramienta que realmente te gusta. Si realmente tienes ganas de usar la herramienta, recuperas la inversión en seguida.

Pues seguramente un documento Word llamado "ORIENTABITS" que siempre tengo abierto y en vista "mapa del documento" donde voy anotando todas las ideas, relatos, citas, artículos, inicios de proyectos y otros contenidos breves.
Los contenidos del doc "Orientabits" los utilizo para preparar los próximos artículos del blog, para hacer anotaciones en Twitter y Facebook y para fundamentar inicialmente los proyectos.
Otra herramienta reciente es ASTRID, un gestor de tareas que corre en Android y que permite aplicar GTD de una forma muy sencilla. Ideal para iniciados en la productividad que así pueden poner a prueba su formar de organizarse. Tiene mucho éxito entre mis conocidos por su simplicidad, multietiquetaje y, sobre todo, por su funcionalidad en el HTC Magic, con accesos directos de listas en la pantalla principal, por ejemplo, Next (próximas acciones), Llamadas (lista contextual), etc.
Yoriento

Lo del documento para apuntar cosas es un buen consejo. No es necesario utilizar aplicaciones especiales para capturar como EverNote o Yojimbo, un fichero de texto es suficiente.
Hace unos meses ya escribí sobre la aplicación Astrid en El Canasto.

Todas las herramientas Google.
Luis Argento

Cada día dependemos más de Google.

Tengo un setup muy normal, quizá lo más sorprendente es que no use una aplicación muy especializada en GTD. Al contrario, procuro buscar aplicaciones muy sencillas que con algunos tags me permita adaptarla. Y, sobretodo, que pueda trabajar con ella por Internet o en varios dispositivos distintos. Por ejemplo, tengo el correo y calendario en la nube, el lector de blogs también; la lista de acciones en Toodledo y el material de referencia digital, junto con mis listas, en Evernote. Como ves, Puedo acceder desde cualquier ordenador a todos los datos, incluso desde el teléfono móvil.
Daniel Aguayo de Du Tudú

El beneficio de aplicaciones en la nube es que siempre están disponibles. Su problema es que el uso no siempre es tan fácil y rápido como aplicaciones normales.

Hasta aquí la entrevista en grupo de este mes. Muchísimas gracias a los expertos de productividad por haber tomado tiempo para responder a mis preguntas. Si hay algún experto de productividad que también quiere participar en futuras encuestas, puede contactar conmigo vía este formulario.

"Software de productividad" ha sido escrito por Jeroen Sangers para El Canasto y ha sido publicado el 5 de Enero 2010. Todos los derechos reservados © 2010 por Jeroen Sangers; licenciado para su uso bajo una licencia Creative Commons BY-SA 3.0.