¿Somos buenos archiveros? Asegurar y organizar nuestros fondos

Todos los investigadores, desde que empezamos a recorrer los primeros pasos, vamos formando y ampliando un creciente archivo, digital y físico. Seguramente su valor de mercado no batiría récords en Sotheby’s pero perderlo nos ocasionaría un quebranto incalculable.

Realicemos un sencillo chequeo, bastará con responder a las siguientes cuestiones con la mano en el corazón para medir hasta qué punto somos unos archiveros diligentes:

1-¿Qué ocurría si nuestro ordenador principal quedase dañado por completo en este mismo instante? ¿se producirían pérdidas irreparables?

2-En caso de existir algún tipo de copia de respaldo ¿contiene ésta el 100% de la información y de los documentos? ¿en qué fecha se realizó por última vez el volcado de datos?

3-¿Hay una parte significativa de nuestra información, especialmente el árbol genealógico principal, la base de nuestro estudio, que se encuentre alojada únicamente en la nube? ¿en un solo espacio en la nube?

4-En cuanto a los documentos en papel, si se dañasen por cualquier circunstancia, ¿sabríamos identificar qué se habría perdido y sería posible recuperar su contenido?

5- Tanto para la información digital como física, ¿seguimos un criterio de clasificación y organización?¿lo hemos mantenido con los nuevos documentos que se han ido incorporando?

6- Por la experiencia que tenemos al buscar en nuestros documentos ¿consideramos que están archivados correctamente, de forma que es fácil encontrar los datos que precisamos?

Si ninguna de estas cuestiones nos inquietaron… ¡enhorabuena! estamos ante un investigador precavido, metódico y organizado y, sinceramente, este post no aportará nada interesante. Pero si estas preguntas provocaron un pellizco que nos hizo pensar ¡desastre a la vista! o nos han hecho comprender que nuestro archivo no merece llamarse así sino que es una masa informe de documentación, será el momento de que tomemos unas cuantas medidas urgentes.

El primer paso será identificar el conjunto de nuestro archivo algo que, como veremos, no resulta tan evidente como podríamos pensar en un primer momento, pero que resultará esencial para tener una visión de conjunto de qué necesitamos proteger y ordenar.

Consideraremos como archivo genealógico al amplio conjunto de documentos y ficheros, físicos y virtuales, que son el soporte de nuestra investigación familiar. Los podemos agrupar en:

A) El fichero informático donde se encuentre esencialmente recogido nuestro árbol genealógico y las citas y notas respectivas. Normalmente trabajaremos con un software genealógico y en él mantendremos el eje principal de nuestra investigación. Este es el corazón de la investigación, cuya protección es esencial e ineludible.

B) Los demás ficheros informáticos que tenemos almacenados y que proceden de procesadores de texto, bases de datos, programas de diseño, etc. Investigaciones realizadas, transcripciones, notas procedentes de archivos consultados o de fuentes diversas.

C) La correspondencia electrónica que hayamos mantenido con personas e instituciones y que en algunos constituirán una fuente única para acreditar determinados datos acerca de antepasados y ramas familiares.

D) Las imágenes digitales de cualquier documento antiguo o reciente que hayamos considerado de interés genealógico. Igualmente, fotografías y textos antiguos o actuales.

E) Los documentos en papel o en cualquier otro soporte físico que son igualmente soporte de nuestra investigación (fotos, microfilms…). Incluyendo por igual documentos originales y copias o reproducciones.

En cuanto a las medidas para garantizar la seguridad del archivo, sin duda habrá muchas opciones igualmente válidas, pero se pueden proponer las siguientes que ofrecen una protección suficiente con un esfuerzo asumible:

1- Mantener todos los ficheros relacionados con la investigación familiar agrupados en un mismo directorio, tanto las copias de seguridad del programa genealógico como los diversos ficheros de trabajo o copias de documentos. Esto nos facilitará su salvaguarda y evitaremos que se produzcan pérdidas accidentales de ficheros dispersos.

2- Disponer del conjunto principal de archivos en el ordenador de trabajo o en una ubicación en la nube, trabajando siempre sobre estos archivos, para evitar que se modifiquen en paralelo copias de un mismo documento y que en un momento dado se pueda producir una destrucción de lo contenido en copias que han sido modificadas o bien se genere cualquier tipo de confusión.

3- Realizar dos copias de seguridad en ubicaciones diferentes, disponiendo en total de tres archivos digitales, ya sea en soportes físicos o en la nube. Si optamos por la nube para dos o las tres copias deberemos considerar que cada espacio de alojamiento ofrecido por un proveedor sólo debe albergar una copia. El objetivo es que en cualquier momento dispongamos de tres copias totalmente independientes. Si vamos a contar con una copia en el ordenador de trabajo y otras dos en soporte físico, al menos una de ellas debería mantenerse alejada físicamente del resto.

4- Efectuar el volcado de forma programada o manual al menos cada tres meses, o con menor intervalo si en un momento dado se produce una incorporación muy relevante de datos y/o documentación.

5- Mantener la documentación física agrupada y, en lo posible, digitalizada.  Por muy buenas condiciones de almacenamiento que tengan nuestra documentación física, la que consideremos esencial deberíamos escanearla ya que aunque se trate de copias y no de originales, serán documentos que nos veríamos obligados a solicitar si por algún motivo se dañaran. De igual modo que los ficheros, la agrupación de los documentos también protegerá ante terceras personas que podrían dañar accidentalmente nuestros documentos si se encontrasen dispersos.

Por último, pero especialmente útil, consideremos algunas normas básicas a tener en cuenta para mantener organizados los archivos físico y virtual:

1- Los archivos informáticos colgarán de un directorio principal que podremos dividir en subcarpetas que agrupen documentos relativos a cada familia, o bien a una fuente de información concreta o a tipos específicos de ficheros que formen una unidad (árboles genealógicos, notas en procesadores de texto, informes genealógicos).

2-Cada carpeta que albergue ficheros deberá ser lo más descriptiva posible, con los datos necesarios para identificar el tipo de documento, persona o familia y fecha de referencia. Por ejemplo: TESTAMENTO DE JOSÉ PEREZ BENITEZ 1760.

Sencillo ejemplo de organización de los ficheros bajo un solo directorio general, nos resultará imprescindible cuando manejemos cientos de archivos.

3- Los documentos físicos intentaremos agruparlos en función de las familias a las que pertenezcan. Cuando se trate de documentos generales sobre un lugar o archivo crearemos una agrupación propia (por ejemplo cuando hayamos recopilado información general sobre una población que es de especial interés para nosotros).

4-El conjunto de documentos sobre una familia podemos mantenerlo unido de forma sencilla mediante la utilización de hojas A3 y cajones archivadores. Las hojas A3 nos permitirán envolver documentos de tamaño A4 sin afectar de ningún modo a la integridad del documento mientras que los archivadores garantizan un almacenamiento ordenado con la oportuna rotulación del contenido.

Probablemente habrá quienes consideren que la modesta documentación que han ido almacenando no merece la consideración de archivo, pero como se indicaba al inicio de post, lo esencial es el valor que posee para nosotros, el esfuerzo y dedicación que nos costó llegar al momento actual y el coste en tiempo y recursos que necesitaríamos para reconstruirlo.

Antonio Alfaro de Prado

N.B. Hemos considerado aquí el manejo de un modesto archivo de documentos que en su mayoría sean copias o bien originales sin una antigüedad ni valor histórico-documental excesivos. Cuando se tiene la fortuna de poseer un conjunto de documentación antigua, las normas de actuación difieren. En primer lugar resultará prioritaria la realización de una copia digital, ya sea mediante escaner o fotografías (ver Cómo digitalizar nuestras fotos y documentos antiguos). En segundo lugar habrá que intentar mantener unas condiciones de luz y humedad específicas, evitando además que puedan entrar en contacto con materiales que resulten agresivos. Pueden consultarse unas notas al respecto en el blog Dokuteka, en su post acerca de Cómo proteger los documentos físicos