Tablero de Control de Gestión para Pymes: Herramienta Clave para una gestión ordenada y de excelencia

por Dr. Fernando Weimberg

¿Es posible conocer a fondo la marcha de mi empresa sin tener que pasar 12 ó 14hs por día subsumido en la vorágine cotidiana?

¿Es posible en mi empresa contar con información precisa y en el momento justo para anticiparme a los hechos y actuar preventiva o previsionalmente?

¿Es posible tener información integral de mi empresa en forma sencilla y clara de tal manera de no tener que ser Contador o Ingeniero para entenderla?

¿Es posible transmitir y enseñar a las nuevas generaciones cómo controlar objetivamente la evolución del negocio? 

¿Cómo hago para que todo marche igual en mi empresa independientemente de que yo esté o no en ella?

¿Cómo sé que las cosas se están haciendo bien, tal como yo quiero? 

Muchas veces, los dueños de empresas PyME me han formulado esta pregunta y siempre mi respuesta fue: “Sí, es posible, siempre y cuando estén decididos profundamente a invertir tiempo y recursos en aprender e implementar los cambios necesarios para lograrlo.” 

¿En que consiste ese cambio? Básicamente en incorporar al manejo de la empresa la cultura de la planificación, proyectando ingresos y egresos, para lo cual, basándonos en la historia de la empresa, sus debilidades y fortalezas actuales y las amenazas y oportunidades del contexto, hay que efectuar un pronóstico de cómo serán los resultados económicos, financieros y comerciales que se obtendrán, por ejemplo durante los próximos 12 meses. 

Esta formulación que, por escrito, parece muy fácil, en la práctica implica muchas veces un giro de 180º en la manera de organizar la empresa ya que hay que orientar procesos operativos y de gestión a la generación de la información buscada, para alinearla con el resultado final deseado: el control objetivo y medible de la evolución de los negocios de la empresa en su totalidad pero en detalle. 

¿Para qué haría este cambio cultural y organizacional?

El beneficio final de todo Tablero de Comando es el de poder generarle a la persona responsable de controlar gestión, la información exacta para tomar medidas efectivas de corrección o mantenimiento del rumbo establecido en el negocio. Esta información se exhibe en un Cuadro que no ocupa más de una hoja en el cual se exhiben los resultados mes a mes o día a día y acumulados de los principales indicadores claves previamente analizados lógicamente y definidos por el dueño como estratégicos. Es como el tablero de un automóvil o el de un avión pero expresado en otro formato.

¿Y cómo se hace?

Con un análisis que comienza con las siguientes preguntas:¿Cómo se da cuenta usted si su empresa anda bien o mal? ¿Qué información mira? ¿Qué gestiones realiza para saberlo? 

Luego seguimos: ¿Qué significa para usted en números de ventas, costos de producción o mercadería vendida, gastos operativos, sueldos, cartera de clientes, ganancias y pérdidas, etc. que el negocio esté bien, más o menos o mal? 

Aquí y así comienza el proceso de elaboración del Tablero de Comando para una PyME. No se trata sólo de un programa que por sí mismo controla a los empleados y procesa números, sino que es mucho más que eso. Es una manera de gestionar la empresa para que permita ser medida y de este modo se puedan controlar los desvíos y las aproximaciones a los estándares de subsistencia y crecimiento previamente estipulados como razonables y posibles por los que más saben del negocio: sus dueños. 

El Tablero debería anunciarnos con anticipación tanto si nos va a ir bien como si nos va a ir mal. Sólo así, el usuario del Tablero, el dueño, Director o Gerente responsables de obtener resultados, pueden, a partir de información objetiva y razonable (y no sólo basándose en su intuición) intervenir y operar sobre la marcha del negocio a tiempo para modificar su rumbo. 

Las etapas de desarrollo de un Tablero son: 

-   Análisis de estado actual de la organización interna de la empresa

-   Diagnóstico de su situación

-   Diseño y elaboración de Tableros de Control

-   Implementación de Tableros de Control

-   Capacitación al operador del Tablero

-   Capacitación al o los usuarios del mismo

-   Actualización del Tablero 

¿Todos los Tableros de todas las empresas son iguales?

No exactamente. Existen dos tipos de Indicadores Estratégicos a medir: los Indicadores Generales y los Indicadores Específicos.

Los Indicadores Generales son los comunes a toda empresa: ventas en $ o USD, costo directo de lo vendido (mercadería o servicio), costos fijos o impuestos, sólo por mencionar algunos.

Los Indicadores Específicos o Particulares son los propios de la actividad de una empresa: Índice de Rotación de Mercadería, Punto de Equilibrio, unidades vendidas, payroll sobre facturación, ticket promedio, etc. 

¿Se justifica la inversión?

La única manera de alcanzar grandes objetivos es centrando la atención en una multitud de detalles aparentemente insignificantes y poco importantes que son los que realmente conforman un negocio, sin tener que dejar la vida en ello.

Autor Dr. Fernando Weimberg

Fuente http://www.caps.com.ar/articulos/articles.php?art_id=219&start=1