Tarjetas de crédito de empresa para empleados

Un negocio tiene que hacer compras o hacer mantenimiento. Con estos gastos en mente, a menudo es una buena idea considerar la emisión de tarjetas de crédito corporativas a empleados seleccionados.

La emisión de estas tarjetas a los empleados significa que pueden realizar ciertas transacciones en nombre de la empresa y, posteriormente, presentar todos los recibos al director financiero al final de cada mes. Como compañía, en lugar de emitir adelantos en efectivo a cada empleado, las tarjetas de crédito corporativas resultan ser la mejor opción, ya que usted no se verá involucrado en las molestias de repartir dinero en efectivo.

Sin embargo, antes de emitir tarjetas corporativas, es necesario tomar medidas de precaución. Sin hacerlo, existe la posibilidad de que algunos empleados hagan un mal uso de los fondos de la empresa. El riesgo de compras no autorizadas aumenta cuando las tarjetas de crédito corporativas están en sus manos, y no existen medidas de protección. Con el fin de controlar este riesgo, las siguientes políticas le ayudarán:

En el comienzo, establecer expectativas

Al emitir las tarjetas, es aconsejable configurar e informar a todos los empleados sobre lo que se espera de ellos cuando se trata del uso de las tarjetas. Usted necesita establecer una política que explique vívidamente la responsabilidad del titular de la tarjeta, el tipo de gastos en los que se deben utilizar las tarjetas y el tipo de documentos que se deben presentar para cada gasto.

Esta es una de las claves que toda empresa debe poner en marcha para frenar el uso que el titular de la tarjeta hace de ella. Sin hacer esto, su negocio incurrirá en gastos adicionales que nunca fueron presupuestados, lo que a la larga aumenta el costo de operación del negocio.

Asegúrese de que las reglas de la tarjeta se entienden correctamente

Como sabemos, la mayoría de los empleados no tienen la cultura de la lectura. Esto significa que si usted simplemente reparte tarjetas corporativas de empleados con una letra pequeña legal de las reglas sin explicarles cómo o qué se espera con respecto al uso de la tarjeta, esto no ayudará, ya que muchos de ellos pueden usar la tarjeta sin leer las reglas.

Para evitar el escenario anterior, es bueno organizar una reunión con los empleados y llevarlos a través de la política. Una vez hecho esto, sería bueno que reconocieran la comprensión de la política por escrito. Esto significa que en caso de que un empleado vaya en contra de lo que la política establece, se deben tomar las medidas apropiadas.

Esté atento a los gastos

A veces la mayoría de los empleados tienden a ir en contra de las reglas y terminan gastando más de lo que se indica en la política. Con esto en su mente, es bueno mantenerse al tanto del uso de las tarjetas de crédito comerciales. El director financiero debe informar a los supervisores de cada departamento que se les dará la responsabilidad de supervisar a los empleados con tarjetas en ese departamento.

Esto de alguna manera minimizará el mal uso de las tarjetas por parte de los empleados. Cuando un empleado sabe que hay alguien que controla el gasto de la tarjeta, teme realizar compras no permitidas que no están estipuladas en la póliza.

Tenga medidas de protección en su lugar

El dinero es un recurso económico, y por lo tanto es muy escaso. Esto significa que cuando un empleado abusa de sus privilegios de uso de la tarjeta, la carga se transfiere inmediatamente de ellos a la empresa. Con esto en mente, está bien que pongas límites de gastos en cada tarjeta.

A los que ocupan cargos directivos se les podrían fijar límites más altos que a los que ocupan los puestos más bajos. Esta medida tiene por objeto reducir el riesgo de realizar transacciones no autorizadas. El límite de gasto establecido nunca debe ser sobrepasado y debe ser establecido en la política. Si algún empleado sobrepasa el límite, la cantidad extra tiene que ser deducida de su nómina más una multa.

Siempre lleve a cabo una revisión anual

El programa de tarjetas de crédito de la empresa tiene que ser revisado año tras año. Esto se debe a que algunos empleados pueden haberse trasladado de un departamento a otro y como cada departamento tiene un límite de gastos específico, es necesario hacer una revisión anual del programa.

De este modo, los jefes de departamento pueden establecer nuevos límites de gastos en función de las responsabilidades de cada empleado. Si un empleado trabaja en un departamento que ya no necesita una tarjeta de crédito corporativa, puede ser eliminado del programa.

Aumente la eficiencia haciendo seguimiento

Es bueno para usted tener a alguien que no forme parte de su compañía o que no sea titular de una tarjeta para que haga resúmenes de las transacciones en nombre de la compañía y se los envíe al final de cada mes. El propósito principal de esta persona designada será listar los nombres de los empleados que no dieron explicaciones y declaraciones oportunas sobre el uso de su tarjeta.

Esta es una forma fácil de controlar qué empleados se adhieren a las políticas de la tarjeta y cuáles no. Después de un cierto período de tiempo, puede optar por azotar a los titulares de tarjetas perpetuas que siempre van en contra de las pólizas, ya sea quitándoles las tarjetas de forma temporal o incluso permanente.

Evaluar los valores atípicos

Recuerde, una tarjeta corporativa emitida por un empleado sólo debe ser usada en ciertos artículos que son útiles para la compañía y nunca debe ser usada para comprar artículos personales a menos que sea una emergencia. Por lo tanto, es necesario controlar todos los gastos que cada empleado utiliza en la tarjeta al final de cada mes.

Si uno o más empleados usan la tarjeta en artículos personales, se debe hacer una evaluación minuciosa para determinar si se debió a una emergencia o no. Si no se trata de un caso de emergencia, se deben tomar medidas disciplinarias contra el titular de la tarjeta. Por el contrario, si se debe a una emergencia, los gastos incurridos deberán deducirse del salario del titular de la tarjeta sin que se tomen medidas disciplinarias contra él.

Dividir el riesgo

La política de su tarjeta corporativa debe asegurar que el usuario empleado sea personalmente responsable de todos los saldos de la tarjeta de crédito a su propio riesgo. Con esta política en vigor, la compañía sólo tendrá que reembolsar los fondos a los titulares de las tarjetas individuales de acuerdo con la cantidad de gastos aprobados.

Esto es a lo que nos referimos como reparto de riesgos entre la empresa y los empleados. Esta es una buena manera de tratar con los empleados que tienden a comprar sus cosas personales utilizando la tarjeta, ya que sólo se les dará una cantidad que coincida con los gastos aprobados solamente.