Técnica Pomodoro para la agencia inmobiliaria.

La Técnica Pomodoro es un sistema muy eficaz para la gestión del tiempo dentro del ámbito inmobiliario, y muy efectivo para la gestión de las tareas diarias de los miembros de la agencia inmobiliaria. Es una técnica para la gestión del tiempo orientada específicamente al aumento de la productividad individual; y el nivel de productividad global de la agencia inmobiliaria, siempre se verá condicionado de un modo u otro por el nivel individual.

La Técnica Pomodoro para la gestión del tiempo, es un método desarrollado por el italiano Francesco Cirillo a finales de la década de los 80′; y "pomodoro" significa en italiano "tomate". El creador de dicha técnica para la gestión del tiempo, comenzó a desarrollar su método con un reloj de cocina con forma de tomate, y de ahí el nombre de la técnica de gestión del tiempo.

La técnica se basa en la utilización de un reloj para segmentar los intervalos de trabajo en 25 minutos, los cuales se denominan "pomodoros". Dichos intervalos de tiempo asignados para una tarea especifica se separan por pausas de cinco minutos, y es un elemento clave para lograr el máximo nivel de eficacia en la gestión del tiempo. Precisamente, las pausas entre cada intervalo de tiempo son el factor que facilitan el desarrollo de la tarea, y permiten en consecuencia mejorar el grado de agilidad mental de la persona que ejecuta la tarea. Muchos autores, expertos en la gestión del tiempo, citan profusamente el tema de la importancia de las pausas en las tareas; porque dichas pausas disminuyen el grado de ansiedad de la persona que las desarrolla. Si un miembro del equipo inmobiliario, que ejecuta una tarea, no logra gestionar satisfactoriamente el denominado "devenir del tiempo", muy probablemente genere cierto grado de ansiedad e incluso de estrés. En cualquier caso, tanto la ansiedad como el estrés reflejados en bajos niveles como consecuencia del efecto del "devenir del tiempo", provocan una merma en el grado de eficacia del individuo, y en consecuencia su nivel de productividad se verá condicionado negativamente.

Los denominados principios subyacentes de la Técnica Pomodoro para la gestión del tiempo, podemos dividirlos en dos grandes grupos: las etapas y los pasos básicos.

- Etapas de la Técnica Pomodoro en el ámbito inmobiliario:

La etapa de planificación representa priorizar el orden de tareas ("para hacer hoy"). Es algo fundamental, para que el miembro del equipo inmobiliario realice un cálculo estimativo del esfuerzo que representa la ejecución de cada una de las tareas. Cualquier estrategia de planificación de una tarea dentro del ámbito inmobiliario requiere de ser anotada; es decir, registrada en un medio legible. Cuando se completan los períodos de tiempo previamente establecidos, denominados "pomodoros", los mismos también deben ser registrados. Registrar las tareas realizadas y definirlas dentro de un marco temporal, permite conseguir la sensación del logro alcanzado, algo muy importante para conseguir buenos niveles de productividad. Al mismo tiempo, el registro de las tareas realizadas y del tiempo invertido en cada una de las mismas, permite a la agencia inmobiliaria crear una base de datos vinculada. Dicha base de datos, facilita la posterior autosupervisión por parte del agente inmobiliario, y permite a la inmobiliaria valorar los resultados obtenidos para tomar las medidas que correspondan.

Un elemento interviniente en la realización de cualquier tarea son las interrupciones, las cuales pueden ser tanto internas como externas, y siempre de un modo u otro condicionarán los resultados obtenidos. Por eso es muy importante también registrar las eventuales interrupciones, para una vez finalizada la tarea analizar las causas y consecuencias que han provocado dichas interrupciones. Analizando los registros de las actividades realizadas, las interrupciones pueden ser aisladas para su correcta valoración, y desde ahí se puede determinar si la persona a "caído en un sumidero de tiempo" o ha sido "victima de un ladrón de tiempo". Por otro lado, dicho tipo de análisis específicamente vinculado a las eventuales interrupciones, también puede reflejar que la persona encargada de realizar la tarea tiene otro tipo de limitaciones (déficit de atención, problemas de concentración, carencias en formación, falta de cualificación, etc).

- Pasos de la Técnica Pomodoro en el ámbito inmobiliario:

• Definir la tarea a realizar.
• Iniciar el "pomodoro" (cronómetro).
• Trabajar en la tarea hasta que suene la alarma.
• Hacer una pausa de cinco minutos.
• Cada cuatro "pomodoros" hacer una pausa de 15 minutos.

Mediante la herramienta online de Pomodoro para la gestión del tiempo, que por cierto es gratuita y cualquier agente inmobiliario o agencia inmobiliaria la puede utilizar, dichos pasos anteriormente mencionados son muy sencillos de gestionar. En el sitio web de Pomodoro podemos encontrar una interfaz muy simple e intuitiva, aunque no por ello deja de ser muy eficaz para la gestión del tiempo. En el sitio web para la gestión del tiempo, el usuario encuentra un cronómetro con grandes números, y algunas funcionalidades vinculadas directamente con los pasos anteriormente mencionados.

• Pomodoro (establece una cuenta regresiva partiendo de 25 minutos).
• Short Break (pausa breve cronometrada de 5 minutos).
• Long Break (pausa larga cronometrada de 15 minutos).
• Clear Timers (para borrar las cuentas regresivas y recomenzar desde cero).
• Rename (para utilizar un nombre de usuario personalizado).

Vale decir que utilizando la herramienta Pomodoro de forma online, también se puede visualizar el historial de tiempo invertido en cada tarea, las pausas, interrupciones y el total de tiempo invertido. La elección del nombre de usuario no es un elemento obligatorio, aunque se convierte en algo práctico para poder registrar de forma más efectiva los tiempos invertidos en cada tarea y realizar una mejor auto-supervisión. Un ejemplo de nombre de usuario para utilizar Pomodoro de forma online sería: tomatoi.st/nombre.

Técnica Pomodoro en el equipo inmobiliario.

Toda herramienta, método o sistema siempre se encuentran expuestos a criticas y diferentes opiniones, en tal sentido, la técnica Pomodoro no es la excepción a la regla. El principal argumento a nivel organizacional en contra de dicho sistema de gestión del tiempo, se centra en que eventualmente dicha técnica puede perjudicar el rendimiento del trabajo en equipo. Aquí debemos realizar una observación particular, puesto que el ámbito interno de una agencia inmobiliaria cuenta con sus características organizacionales especificas. En particular, si bien el agente inmobiliario forma parte de un equipo a nivel organizacional, gran parte de su trabajo diario se centra en lo individual. No obstante lo anterior, para evitar que la técnica Pomodoro se convierta en un elemento que atente contra el trabajo en equipo de la agencia inmobiliaria, existe la posibilidad de utilizar dicho sistema en forma de "pomodoros de a pares". Dentro del ámbito inmobiliario, "los pomodoros de a pares", serían por ejemplo dos agentes inmobiliarios trabajado conjuntamente centrados en un mismo objetivo o tarea. Para la agencia inmobiliaria, que dos de sus miembros utilicen la Técnica Pomodoro de forma conjunta y simultánea, puede representar un aumento en la productividad; porque "los pomodoros de a pares" logran disminuir significativamente las interrupciones.

En cualquier caso, para la agencia inmobiliaria es muy importante implementar sistemas efectivos de gestión del tiempo, y para ello es determinante basarse en el principio de la flexibilidad. La flexibilidad vinculada a la Técnica Pomodoro, implica experimentar con diferentes modelos en la implementación de la herramienta. Analicemos dos ejemplos simples aunque ilustrativos:

• Establecer tiempos diferentes: 50 minutos para las tareas y 10 minutos para las pausas.
• Alternar las parejas de "los pomodoros de a pares".

Lo determinante para la agencia inmobiliaria es aumentar su nivel de productividad global, y para ello debe primero atender a los niveles de productividad individual. Implementando modelos flexibles de experimentación, la inmobiliaria logrará obtener los mejores resultados de acuerdo a sus necesidades especificas (organizacionales y empresariales).

Aplicaciones y sistemas para utilizar la Técnica Pomodoro.

El autor de la Técnica Pomodoro comenzó aplicando dicho método desde un enfoque un tanto precario tecnológicamente hablando; porque solo utilizaba un reloj de cocina, un papel y un lápiz. Desde aquellos años la tecnología ha evolucionado vertiginosamente, y hoy en día existen aplicaciones Pomodoro para prácticamente todos los dispositivos tecnológicos del mercado (ordenadores PC y Apple, teléfonos smartphones, iPhones, tablets, etc). Para quienes no quieran utilizar la herramienta de gestión del tiempo de forma online, pueden hacerlo desde su teléfono móvil o mediante cualquier otro tipo de dispositivo. Incluso algunas aplicaciones Pomodoro, principalmente las de pago, permiten descargar la información registrada sobre el tiempo invertido en cada tarea, para luego vincularla a la base de datos de la agencia inmobiliaria. Cuando una organización obtiene informes precisos de la gestión del tiempo a nivel individual de cada uno de sus miembros, logra una visión global; la cual le permite ajustar sus mecanismos internos para maximizar sus recursos.

Veamos a modo de esquema las principales formas de implementar dicha herramienta de gestión del tiempo:

• Con un navegador web desde cualquier dispositivo (vía online).
• A través de la intranet de la agencia inmobiliaria.
• Vinculando la herramienta al CRM inmobiliario.
• Alojando el sistema en el hosting de la agencia inmobiliaria.
• Dispositivos Apple (apps vía iTunes para iPhone, iPad y Mac).
• Smartphones y dispositivos con Windows (vía Google Play).

Para los diferentes dispositivos existen distintas versiones, algunas de ellas que son de pago incluso ofrecen funcionalidades realmente muy prácticas; aunque las versiones gratuitas siempre resultan un buen punto de partida para acelerar la curva de aprendizaje. En mi estricta opinión profesional y basado en mi propia experiencia, considero que la versión de Apple es la más conveniente; particularmente por las funcionalidades ofrecidas.

En cualquier caso e indistintamente del medio o dispositivo utilizado, mi recomendación profesional para cualquier agencia inmobiliaria en España es que utilice la Técnica Pomodoro. Posteriormente de ser implementada dicha herramienta para la gestión del tiempo, la agencia inmobiliaria podrá, mediante los registros obtenidos, valorar si la misma se ajusta a sus necesidades o no. Porque siempre de un modo u otro, una herramienta que permite una efectiva gestión del tiempo representa un aporte en el aumento de la productividad organizacional, y como consecuencia se consiguen mejores resultados empresariales.