Técnicas para formar grupos y equipos de trabajo

Inspiradas en diferentes modelos de trabajo con colectividades, las técnicas para formar grupos van más allá de la animación sociocultural dirigida a población joven, pues se pueden aplicar en el mundo de la empresa. Las técnicas para formar grupos y equipos de trabajo que os presentaremos pueden darles a estas formaciones una base sólida que les permita funcionar de forma cohesionada y eficiente.

A pesar de que grupo y equipo de trabajo no son lo mismo, las técnicas utilizadas para formarlos pueden ser coincidentes. Sin embargo, las características diferenciadoras de los equipos (coordinación, consenso, estructura horizontal, metas específicas y especialización) requerirán la aplicación de otras técnicas en fases posteriores, que den respuestas a las necesidades concretas que en cada momento de su funcionamiento se presenten.

Las técnicas grupales son herramientas que potencian el sentido de un grupo o un equipo de trabajo, y pueden facilitar el logro de los objetivos, así como la acción grupal en general. Tiene mucho sentido recurrir a estos instrumentos en la formación de grupos o equipos, porque ese momento de la creación es de suma importancia, e incluso muy sensible si las empresas de mediano y pequeño tamaño desean mantener equipos que funcionen y conseguir mayor eficacia.

Grupos y equipos de trabajo: su formación.

Grupos y equipos de trabajo suponen dos visiones de trabajo que encajan o no en modelos organizacionales diferentes. Según esta entrada publicada en Amazonia Team Factory, los grupos son más fáciles de formar por que únicamente desarrollarán un trabajo y alcanzarán la meta.

Los equipos son mucho más complejos pues necesitan un líder y redistribución de las tareas; no obstante recuerdo algo que se ha mencionado más arriba: las técnicas pueden ser coincidentes en ambos casos, pero los equipos van a necesitar estar más unidos y tener una formación sólida, por eso en etapas posteriores se tendría que mejorar la cohesión y comunicación mediante otras técnicas también específicas según diferentes fines.

Usualmente se mencionan cuatro etapas en la formación de equipos de trabajo, creo que en caso de los grupos se comparte la primera de forma obligatoria, pero dado que suelen ser más efímeros, las fases 2 a 4 no tienen por qué coincidir:

Los equipos de trabajo se forman, atraviesan la fase de conflicto (primeros desacuerdos), proporcionan pertenencia y obligan al desarrollo de normas y proporcionan resultados satisfactorios para todos. Pero no se queda así porque los progresos deben ser evaluados.

Técnicas para formar grupos y equipos de trabajo.

Utilizar técnicas de formación de grupos o equipos de trabajo no es tan difícil como pudiera parecer a priori, tampoco es ‘coser y cantar’. Desde luego, aunque requiera mayor esfuerzo por parte de los líderes, el resultado suele ser más satisfactorio y duradero; y sobre todo, si la empresa no las ha puesto en práctica con anterioridad, se creará un precedente muy atractivo de cara al futuro.

Hay varios momentos en la vida de un grupo o equipo que requieren de la aplicación de algún tipo de técnica, si bien la planificación, desarrollo y evaluación de las técnicas requieren cierto esfuerzo, a medio y largo plazo se va notando el ahorro en tiempo y mayor facilidad para realizar tareas conjuntas, u obtener mejores resultados (en el menor tiempo posible).

Es importante señalar que será la habilidad personal del dinamizador grupal (generalmente líder o en empresas grandes un experto contratado para el propósito). Y si bien esta habilidad se puede aprender, una técnica no es efectiva ‘per se’, pues no tiene vida propia, y requiere no solo de ciertas destrezas, sino de mucha paciencia porque con frecuencia es necesario introducir cambios. Para introducir e implementar técnicas grupales es necesario ser una persona flexible y con gran capacidad de adaptación.

Manejo de las dinámicas grupales en entornos laborales.

Hablaba más arriba de las habilidades que deben poseer los líderes, estas son las que permiten distinguir la técnica que funcionará mejor en función de las características del grupo y del momento. Las mismas destrezas son las que hacen ver al dinamizador que ninguna técnica es un fin, sino más bien un medio para conseguir ciertos objetivos, en este caso la formación de grupos o equipos.

Hemos encontrado un documento muy interesante llamado “Dinámicas de grupo y formación de equipos” que fue publicado en World Federation of Hemophilia. El objetivo es transmitir la importancia de manejar bien las dinámicas grupales e incidir en la función de los líderes, en un campo organizativo muy concreto relacionado con la salud, pero después de revisarlo llego a la conclusión de que es posible su aplicación en otros ámbitos; esto es porque muchas veces la defensa de causas comunes debe realizarse en forma de organización cuasi empresarial (al menos en temas de difusión y coordinación) para alcanzar las metas deseadas.

Del escrito mencionado me gustaría destacar una frase “existen muchas técnicas para ayudar al coordinador a manejar la agenda y dinámicas de grupo”; pero siempre se debe ser creativo y adaptable, puesto que diferentes situaciones requieren diferentes técnicas, y el dinamizador debe saber bien cuándo es el mejor momento para utilizarlas.

También quiero incidir en que es necesario equilibrar la participación y la atención durante las reuniones. Y desde luego se debe tener un buen manejo de la Comunicación: guiando los silencios, potenciando la discusión productiva, verificando los ritmos y sabiendo escuchar, y sacando conclusiones de las aportaciones.

¿Qué técnicas utilizaré para la formación de grupos o equipos de trabajo?

Puesto que estas estructuras no sólo se forman, sino que permanecen un cierto tiempo, las técnicas a utilizar serán muy bien seleccionadas. Estas son nuestras propuestas:

1. ”Mi media naranja, y más”. Es una técnica que se desarrolla con cierta rapidez, y permitirá formar grupos o equipos en no más de 60 minutos. Muchos la conoceréis en su versión simple, hemos añadido un punto en la ejecución que permitirá que se conozcan los miembros. Es válida para grupos de no más de 30 personas. Previo al desarrollo de la técnica en sí, el dinamizador preparar unas láminas con pares de dibujos que tengan sentido ‘unidos’. Por ejemplo la noche y el día, un gato con su ovillo de lana, una ingeniera y su instrumento de medición, etc. Las ilustraciones a su vez estarán agrupadas en grandes temas: profesiones, ambientes, animales, comida, etc.

   El segundo paso es mezclar todos los dibujos y repartirlos entre los participantes que se habrán sentado en círculo. Para finalizar las parejas se buscarán utilizando las ilustraciones que llevan en la mano, se encontrarán, y harán lo propio con los otros pares de personas a los que se les hayan entregado las láminas pertenecientes al mismo tema. Por ejemplo los dos que tengan a la ingeniera y el instrumento, buscarán al bombero con el traje ignífugo, y así sucesivamente. Una vez reunidos los grupos, dedicarán 30 minutos como mínimo a compartir sus expectativas respecto al grupo o equipo al que van a pertenecer, y explicarán qué es lo que puede aportar cada uno de ellos.

   Consejo: vale la pena encontrar buenas ilustraciones y plastificarlas para que puedan ser utilizadas muchas veces.

2. ”¿Cuándo naciste?” Hay una forma muy sencilla de formar equipos, es tan fácil como atractiva, y requiere de cierto sentido del humor por parte de los participantes. Se trata de agrupar a las personas según su fecha de nacimiento, pero la particularidad es que para comunicarse entre sí no pueden utilizar el lenguaje ‘verbal’, esto no es una broma del animador, sino una forma de conseguir un ambiente distendido.

   Se ponen los participantes en fila ‘india’ y uno a uno (empezando por el primero que está ‘de cara’) salen de la fila para interrogar a sus compañeros por señas, empezando por el que tienen justo detrás. Dependiendo del número de grupos a formar, el dinamizador deberá ir recomponiendo las formaciones: por ejemplo, si ve que hay nacidos en todos los meses de año, puede agrupar por estaciones (primavera, verano, otoño e invierno), para evitar un número excesivo.

   Consejo: ármate de paciencia porque aunque la regla es sencilla, muchos pueden necesitar que la recuerdes cada 2 o 3 minutos hasta la finalización de los grupos.

3. ”La cita que nos ha unido”. Esta dinámica está basada en un contenido muy apto para equipos pues consiste en recomponer frases que le dan sentido a los mismos; por ejemplo ‘Si quieres llegar rápido camina solo, si quieres llegar lejos camina en equipo’. El responsable de la actividad prepara varios papeles en tamaño folio con fragmentos de cada una de las frases.

   Al igual que la la primera técnica se reparten los fragmentos entre los participantes que se encuentran sentados en el suelo o en sillas dispuestas en círculo. Una vez que todos tengan su trozo de frase pueden moverse para encontrar a su pequeño equipo. Es conveniente fragmentar las frases por lo menos en cuatro, y una vez que hayan sido compuestas, los recién formados grupos, discutirán sobre su significado y expondrán las conclusiones al gran grupo.

   Consejo: es importante que lleguen a conclusiones sobre las frases.

4. “A ciegas”. Esta técnica es la más sencilla de todas, y personalmente la restringiría a la formación de grupos, pues las condiciones en las que se van a crear no requieren demasiado compromiso.

   El gran grupo (no más de 20 personas) se coloca en círculo, y aleatoriamente el dinamizador va indicando a algunos de sus participantes que salgan al centro por turnos y cierren los ojos; las otras personas se ponen lo más cerca posible unas de otras. Quién está en el centro abre los brazos y se mueve oscilando el cuerpo a un lado y a otro: las 3 primeras personas que toque serán su grupo; de esta forma, siendo 20 personas tendríamos un total de cinco formaciones.
   Consejo: el último destinado a colocarse en el centro recoge a los compañeros que quedan en círculo, que como es lógico, cada vez será más pequeño.

Para finalizar, y volviendo (perdonad que insista) a esas habilidades que líder, coordinador o responsable de formación de equipos, debe poseer, quiero recordar que siendo cualquier técnica grupal un medio, se debe preparar bien con antelación y verificar minuciosamente su aplicación, para adaptarla si es necesario. Por otra parte, en el trabajo directo con el grupo o con el equipo, es necesario explicitar las normas de la técnica y mantener una actitud optimista que empuje a la participación.

Esperamos que os haya servido y que nos contéis cómo os han funcionado estas técnicas para formar grupos y equipos de trabajo.

Imágenes | Create-Learning Team Building & L, US Mission Geneva, Dell’s Official Flickr Page