¿Tienes un equipo ocupado o tienes un equipo productivo?

Probablemente lo más importante para empezar a comprender el auténtico significado de la productividad de un equipo es saber distinguir entre un equipo productivo y un equipo que se mantiene ocupado.

Un equipo que se mantiene ocupado es un equipo que trabaja mucho, puede que muchísimo. Eso no significa que estén trabajando bien. De hecho, ni siquiera significa que estén trabajando en lo que deben. No significa que el equipo no esté dando lo mejor de sí mismo, significa que sus tareas no son las adecuadas.

Un equipo productivo es aquel que es capaz de alcanzar sus objetivos de la mejor forma posible destinando la menor cantidad de recursos posibles. Normalmente, es un equipo capaz de obtener resultados en poco tiempo o con poco personal.

Una cosa no excluye la otra, un equipo ocupado puede ser un equipo productivo. Lo curioso es que no suelen darse los dos casos a la vez. Un equipo productivo no suele ser un equipo ocupado y viceversa. 

Pongamos un ejemplo sencillo para entender la diferencia.

Digamos que nos encomiendan la misión de dirigir a un grupo de personas y nuestro objetivo es llegar corriendo del punto A al B.

Lo normal es que corramos todos en línea recta del punto A al B, que animemos al resto para que nadie se quede rezagado y que todos corramos lo más rápido posible. Si alguien se pierde o se sale del camino, le recordamos dónde está la meta y le ayudamos a volver al grupo.

Pero puede ocurrir que decidamos mirar al suelo y salir corriendo a toda velocidad. No levantamos la cabeza para ver donde está la meta, no esperamos a nadie. Nuestra mayor preocupación es que cada uno corra al máximo de sus posibilidades.

¿Qué es lo más probable? Que para alcanzar la meta, en el primer caso recorramos menos distancia que en el segundo con menos esfuerzo.

Parece una situación absurda, ¿verdad?. ¿Y si os dijera que casi todos nosotros nos parecemos más al segundo grupo de corredores que al primero? Por ridículos que nos sintamos, tenemos que asumir que esto es así antes de poder velar por la productividad de nuestro equipo.

Como casos prácticos tenemos a innumerables equipos que se sienten muy agobiados porque tienen muchas reuniones, porque tienen que presentar muchos informes, porque no usan una metodología de trabajo correcta, porque sufren constantes interrupciones. Seguro que trabajan muchísimas horas al día pero: ¿su trabajo les acerca realmente a su objetivo?

Se nos plantea entonces la cuestión de saber qué factores debemos tener en cuenta a la hora de detectar dónde debemos mejorar la productividad de nuestro equipo. Algunos de los factores que inciden en la productividad son los siguientes:

• Relevancia: Es curioso, pero la mayoría de expertos en productividad coinciden en que el tiempo real que dedica un trabajador a realizar tareas que de verdad le acercan a su objetivo de producción está entre dos y tres horas al día, y que normalmente corresponden a las primera o las últimas horas de la jornada laboral. El resto del tiempo se llena con tareas de organización (reuniones, planificaciones), tareas de comunicación (llamadas, correos) y tareas accesorias (aquellas que corresponden a objetivos secundarios). Cuidado, muchas de estas pueden ser tareas importantes, pero resultan irrelevantes desde el punto de vista de la productividad.
• Metodología: Quizás nuestra metodología de trabajo sea inapropiada o esté obsoleta y el trabajo que realizamos estas dos o tres horas podría realizarse mucho más deprisa con las herramientas adecuadas. Es más fácil correr con unas buenas zapatillas que descalzo. A veces es mejor invertir tiempo en mejorar la forma de trabajar o en desarrollar herramientas para trabajar mejor que trabajando sin más. Es más fácil cortar un árbol con un hacha afilada que con las manos desnudas.
• Foco: En muchos más casos de los que nos gustaría admitir a la mayoría, gran parte del trabajo que se realiza en estas dos o tres horas resulta innecesario visto desde una perspectiva más amplia. Es el clásico paradigma de tareas que ejecutamos y que al cabo de una semana o un mes descubrimos que si no la hubiéramos hecho no hubiera pasado nada, el resultado global del proyecto hubiera sido exactamente el mismo. Seguramente en este punto es en el que cobra más protagonismo la figura de un líder de equipo capaz.

Suena muy duro, pero es alarmante la cantidad de equipos que trabajan sin descanso y que son incapaces de alcanzar sus objetivos por la combinación de los tres factores que he descrito antes. No es cuestión de trabajar más, sino de trabajar mejor

Mejorar la productividad de un equipo no es cuestión de aplicar una serie de trucos que funcionan sin más, es comprender las causas que hacen que nuestro equipo no sea productivo aunque trabaje de sol a sol y ponerles remedio.

Escrito por Daniel Grifol.

Acerca de mí

Soy especialista en SEO y Desarrollo Web y un completo apasionado de la Productividad Personal, aunque lo que más me gusta de mi trabajo es poder aplicar mis conocimientos a la dirección de equipos y la gestión de proyectos. Puedes seguirme en mi blog danielgrifol.es