Certificados digitales para empresas, clave para la eficiencia administrativa.
Si hay algo que tienen en común todas las empresas, sean del sector que sean y tengan las dimensiones que tengan, es la necesidad de realizar trámites con las Administraciones Públicas.
Desde dar de alta a empleados a presentar sus declaraciones de impuestos, la relación con las administraciones es innegable e ineludible.
Y las Administraciones Públicas tienen sus propios requisitos a la hora de realizar trámites con ellas en nombre de una empresa.
¿La forma más sencilla y ágil de realizarlos? Sin duda, con un certificado digital, el más adecuado en función del tipo de empresa o de persona que necesite hacer dichos trámites.
Qué es y para qué sirve un certificado digital a una empresa
Los certificados digitales para empresas son aquellos que te permiten asociar una firma digital a la pertenencia en una organización o autenticarse de manera online y en su nombre ante las administraciones públicas españolas.
Así, es posible hacer todo tipo de trámites con la empresa o en su representación, cumpliendo con la normativa vigente.
Disponer de un certificado digital ayuda a aumentar la productividad de la empresa, ya que evita los costes del desplazamiento físico y reduce los tiempos de realización de las gestiones y convierte las esperas en tiempo efectivo de trabajo.
Es decir, el empresario o empleado puede dedicar su tiempo a lo que realmente es productivo y rentable: su negocio.
Tipos de certificado digital para empresas
Existen distintos tipos de certificados para empresas, en función de las necesidades de la empresa o personas que se dedican a desarrollar los trámites con las administraciones.
Certificado corporativo
Este tipo de certificado para empresas identifica de forma digital a una persona física y la vincula a una organización o entidad informando del cargo que desempeña en ella, ya sea empleado, asociado, colaborador, cliente o proveedor.
Es el apropiado para aquel empleado, sin poderes de representación, que necesite firmar documentos indicando su pertenencia a una empresa, es decir, realizar comunicaciones firmadas digitalmente acreditando su pertenencia a una organización concreta, pero no le otorgan ningún poder superior al que tiene por el desempeño habitual de su actividad.
No está indicado para apoderados ni representantes generales, ya que no informa de la existencia de poderes de representación.
El tipo de trámites que puede efectuar con este certificado es la firma de documentos especificando su cargo en la compañía y la autenticación en trámites personales.
Certificado cualificado de representante legal
Si se necesita firmar todo tipo de documentos de una empresa con poderes de representación, con este certificado digital se ahorra tiempo en los trámites, sin desplazamientos.
Siendo un certificado digital que permite a una persona física con poderes de representación general actuar en representación de una entidad u organización.
Además es válido tanto para trámites administrativos online como para la firma digital de documentos (contratos, actas, comunicaciones, instrucciones…).
Es apropiado para personas físicas que sean representantes legales (administradores únicos, solidarios, CEO, miembros de consejos de dirección, etc. así como administrativos con poderes de representación legal).
Permite la gestión de trámites como presentar facturas, firmar contratos y actas, consultar expedientes, modificar datos bancarios, realizar firmas con tráfico mercantil o liquidar impuestos.
Certificado de representante apoderado
Este certificado es el adecuado si se necesita firmar contratos de clientes o transacciones en condición de apoderado, ya que permite a un apoderado especial, de una entidad u organización, actuar en representación de esta en el ámbito estricto de sus facultades para firma de documentos (contratos, actas, comunicaciones, instrucciones, etc.).
Está dirigido a personas físicas con poderes notariales especiales sobre una organización, es decir, poderes limitados a determinados ámbitos o facultades concretas.
Algunos de los trámites que se pueden realizar con él es la firma de contratos con clientes, la firma de ofertas para el sector privado y la firma en condición de apoderado.
Sin embargo, no está recomendado para actuar ante las Administraciones Públicas en los trámites online. En este caso sería aconsejable el certificado de representante legal o el de representante ante administraciones públicas.
Certificado de Representante ante las AAPP
Este certificado permite a una persona física realizar trámites online ante las Administraciones Públicas en nombre y representación de una organización.
Algunos de los trámites que pueden realizar son presentación y liquidación de impuestos, solicitud de subvenciones, expedientes administrativos, presentación a concursos públicos o presentación de facturas, entre otros.
Está dirigido a representantes legales y apoderados, con un poder general para llevar a cabo cualquier actuación administrativa, ante cualquier administración. El titular tiene la responsabilidad de utilizarlo conforme a sus poderes.
Sería, por ejemplo, el certificado con el que tendría que contar una gestoría, asesoría o quien realice tareas administrativas dentro de una empresa.
Certificado de Sello Electrónico
El Sello Electrónico es una identificación digital corporativa que no incorpora datos personales de representante o apoderado.
Este tipo de certificados cualificados permiten la identificación telemática y firma electrónica de entidades, empresas u otras personas jurídicas.
Al no existir necesidad de incorporar datos personales, está especialmente indicado para la autenticación y firma desasistida en procesos automatizados, como por ejemplo la generación de recibos, facturas, presupuestos y nóminas o el registro de entrada y recepción de mercancías. Puede utilizarse como elemento de identificación de máquina cliente en protocolos de comunicación seguros como SSL y firma de comunicación por Web Services con FACe para la Factura electrónica.
Con una duración de 1 a 4 años puede presentarse en formato de software o hardware.
Puede estar asociado a una clave custodiada por una máquina que realiza firmas electrónicas desasistidas, necesarias para dotar de integridad y autenticidad a los documentos y transacciones sobre los que se aplica.
Algunas de las ventajas de este certificado es permitir a las empresas y entidades agregar una autenticación en forma de sello, evitando incorporar datos personales de los apoderados.
Es, por tanto, una solución corporativa global, que no requiere delegar el uso y es válida para departamentos completos o para la empresa en su totalidad.
Por supuesto, garantiza la autenticidad e integridad de los documentos y una mayor seguridad, al disminuir el riesgo de fraude. Además, automatiza y agiliza procesos de firma de documentos como facturas, presupuestos, nóminas, etc. y reduce costes de personal y evita errores humanos.
Está disponible desde el momento en que se solicita, por lo que no es necesario esperar a recibirlo para poder comenzar a utilizarlo.
Autor del Post: Carlos Pina Collado
Periodista freelance especializado en tecnología y servicios para empresas con más de cinco años de experiencia. Especializado en contenido relacionado con novedades y nuevas herramientas. Le gusta mucho apoyar iniciativas sostenibles y que se involucren en favorecer el medio ambiente. Realiza publicaciones para blogs de empresas y contenido premium en redes sociales.
Contacto: [email protected] | LinkedIn: www.linkedin.com/in/carlospinacollado
Los certificados digitales son una herramienta muy práctica y segura para una amplia variedad de trámites online, tanto públicos como privados.
Muchas gracias a Carlos Pina por escribir este excelente artículo.
Espero que este contenido te sea de mucha utilidad, no dudes en compartirlo en tus redes sociales.
Gracias 🙂
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