Tipos de sistemas de información

En el siglo XXI dominado por la globalización, los wearables, la inmensa cantidad de dispositivos móviles y la conectividad desde casi cualquier punto del globo, la tecnología y los sistemas de información forman parte de los principales motores de crecimiento e innovación.

Las tecnologías de la información forman parte de esta tendencia y ya están presentes en nuestras vidas. Actualmente las grandes empresas trabajan con sistemas de información y herramientas tecnológicas que les permiten reducir el stock al mínimo e incluso predecir tendencias de consumo, analizar el perfil del cliente y ofrecerle productos complementarios o simplemente recordarle cuándo fue la última que vez que compró un producto son servicios que ya están disponibles. Existen gran variedad de formas en las que las tecnologías de la información mejoran la cadena de valor de una empresa.

TPS: Transaction Processing System o Sistema de Procesamiento de Transacciones

También conocido como EDP o Procesamiento Electrónico de Datos. Son sistemas de información que registran las actividades básicas que se producen en la organización y suministran información que apoya las decisiones de los mandos de primer nivel. Las tareas están predefinidas con gran detalle y las decisiones son de carácter rutinario. Son los que generan los datos de entrada para otros sistemas de información. Con espec´ıficas en cada etapa o al integrarse en otras organizaciones de forma que existe un abanico de TPS que operan de forma aislada:

• TPS de pedidos, vendedores, ventas.
• TPS de compras, costes, control de la calidad, paradas de máquinas, inventarios.
• TPS de gastos, ingresos, caja, facturacion.
• TPS de nóminas, presencia, bajas, cualificación.

Existen también TPS especializados:

• SCM, Supply Chain Management System o Sistema de Gestión de la Cadena de Suministro.
• MAP, Material Requirements Planning o Sistema de Planificación de Requerimientos de Material.
• CRM, Customer Relationship Management o Sistema de Gestión de las Relaciones con el Cliente.
• ERP, Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.

MIS, Management Information System, Sistemas de información Gerencial

Se llama así a los sistemas de información que apoyan la toma de decisiones estructuradas o semiestructuradas de los mandos intermedios. Sintetizan la información sobre las operaciones básicas rutinarias para comprobar si están funcionando adecuadamente los procesos( informes semanales, mensuales) y tomar decisiones correctoras. Selecciona solo la información que precisa el mando intermedio con el grado de detalle y formato deseados. Con frecuencia se adopta el modelo de Panel de Control para cada una de las funciones habituales de la empresa:

• MIS para marketing, producto, precio, promoción, distribución, competencia.
• MIS para producción: aprovisionamiento, rendimiento, m´etodos, inventarios, calidad, costes, proveedores, legislación.
• MIS para finanzas, tesorería´ıa, financiación, inversiones, mercados de capitales, cotizaciones.
• MIS para RR.HH. , desempeño, formación, remuneración, incentivos, reclutamiento, seguridad e higiene.

DSS Decision Support System, sistema de apoyo a las decisiones

Aunque al final todos los sistemas de información sirven para apoyar la toma de decisiones, solo a estos se les llama así ya que son los que usa un directivo que toma decisiones.

Ayudan a resolver problemas menos rutinarios apoyando la toma de decisiones semiestructuradas o no estructuradas de los mandos intermedios y superiores. La principal diferencia respecto al MIS es que éste informa de lo que es (presente y pasado) mientras que el DSS informa de lo que podría suceder en virtud del análisis de los datos (el futuro).

Son bastante personalizados ya que apoyan decisiones poco estructuradas. Por ello se deben desarrollar con un elevado grado de participación de los usuarios del sistema para capturar con precisión las verdaderas necesidades de información.

EIS/ESS - Executive Information System/Executive Support System

Sistema de Información de Ejecutivos o Sistema de Apoyo a Ejecutivos. Son sistemas de información muy personalizados que proporcionan soporte a la alta gerencia para tomar decisiones estratégicas, nada rutinarias ni estructuradas, para detectar cuanto antes oportunidades y amenazas del entorno, conocer los puntos fuertes y débiles de la organización y actuar a tiempo.

Apoyan los procesos mentales de los ejecutivos para tomar decisiones pero nunca las toman por ellos. La decisión se basa en el juicio y la capacidad de análisis del decisor, los EIS normalmente no son sistemas de información con elevada capacidad de análisis.

Suelen funcionar como Paneles de Control o cuadros de mando aportando valores de indicadores de variables críticas como el desempeño de la organización, datos del entorno o históricos con alertas y tendencias.

KMS - Knowledge Management System, Sistema de Gestión del Conocimiento

Corresponde a sistemas de información para apoyar los procesos relacionados con la captura, producción, almacenamiento y difusión del conocimiento de la empresa. El conocimiento generado en una parte de la empresa puede ser muy útil en otra parte.

Estos sistemas son especialmente interesantes en organizaciones cuya comunicación resulta poco fluida. Se suele utilizar generalmente en estrecha colaboración con otros así como los DMS. A menudo suelen ser confundidos entre sí.

DMS - Document Management System, Sistema de Gestión Documental

Son sistemas para la gestión de grandes cantidades de documentos, proporcionando acceso, almacenamiento, seguridad, indexación y recuperación. Permiten organizar la documentación con estructuras abstractas multidimensionales como son carpetas, categorías, etiquetas. Algunos incorporan control de versiones para poder hacer el seguimiento del proceso de modificación. Gracias a los motores de indexación se hace posible la búsqueda y acceso mucho más rápido.

CMS -Content Management System, Sistema de Gestión de Contenidos

Se denominan así a los sistemas para la creación, publicación y administración de contenidos Web.

Normalmente utilizados para Web públicas corporativas aunque a veces se utilizan para Webs internas a modo de DMS. Sirven para manejar de manera independiente el contenido del diseño, múltiples enlaces a un mismo contenido desde el blog, Web o incluso tienda, único punto de almacenamiento y administración. Comparte características con los DMS ya que permite el uso de estructuras de etiquetado, categoría o versiones.

En definitiva, tanto KMS, DMS cómo CMS permiten compartir información valiosa para toda la organización. Se evita el flujo innecesario de contenido reutilizando el ya hecho, A los empleados se les hace más fácil la incorporación al tener un tiempo reducido de formación y la propiedad intelectual del trabajo realizado se queda en la empresa cuando el empleado la abandona.

Groupware, Software Colaborativo

Son sistemas que apoyan la comunicación entre los usuarios para trabajar conjuntamente en alguna tarea. Grupos que programan tareas comunes, comparten documentos, debaten temas, trabajan sobre el mismo contenido o con las mismas bases de datos compartidas.

Generalmente desarrollados para tecnologías Web. Incluye gran cantidad de herramientas simples desde correo electrónico, mensajería´ıa instantánea, redes sociales, wikis, edición colaborativa de documentos, pizarra online, agenda compartida, grupos de comunicación, gestores de proyectos o videoconferencia Existen paquetes de software integrados y específicamente desarrollados para el trabajo colaborativo que a veces incluyen características de varios tipos de sistemas de información. Algunas empresas utilizan los Groupware para la formación o para recoger información de los empleados.

GDSS - Group Decision Support System, Sistema de Apoyo a las Decisiones de Grupo

Son los sistemas específicamente diseñados para ayudar a la toma de decisiones poco estructuradas de varias personas. A diferencia del Groupware que solo pone en común la información, los GDSS apoyan la toma de decisiones con sistemas de votación tanto presenciales como remotas.

Están enfocados a las reuniones formales y la obtención de resultados. Facilitan la documentación final de la reunión, tanto su elaboración como su difusión y su reutilización. Su uso va acompañado del rol del coordinador o facilitador de la reunión. Para estos sistemas de información es especialmente relevante la seguridad y confidencialidad.

OAS - Office Automation System, Sistema de Automatización de Oficinas

Se implementan para crear, recoger, almacenar, manipular y compartir información de las tareas básicas rutinarias de oficina. La gran mayoría las actividades de una oficina, desde llamar, dictar, rellenar documentos o copiar información de un lugar a otro.

El paquete de software básico para trabajar en el puesto de trabajo incluye procesador de texto, hoja de cálculo, editor de presentaciones, cliente de correo electrónico, software para llamadas etc.

BI - Business Intelligence, Inteligencia de Negocio

La inteligencia de negocio engloba el conjunto de sistemas y tecnologías enfocadas a la toma de decisiones. No es como tal un sistema de información sino una disciplina que se aplica a algunos sistemas mejorando los procesos como la toma de decisiones, la explotación de la información y el enfoque al usuario.

Está basado en la existencia de grandes bases de datos conjuntamente a herramientas que proporcionan capacidad de acceso y análisis de grandes volúmenes de datos. Se extrae la información y los datos de diferentes fuentes tanto internas como externas, se filtran y se preparan para luego cargarlos en un almacén de datos y por último se utilizan.

En el almacén se guardan grandes cantidades de información tanto reciente como histórica de los diferentes sistemas transaccionales de la organización. Algunas soluciones solo se enfocan a subconjunto de datos por lo que sólo recogen información de ciertos sistemas específicos.

Se utiliza OLAP, Online Analytical Processing, que es un procedimiento online de análisis multidimensional. También se combina con técnicas de Data Mining para conseguir prospecciones y proyecciones del futuro. Se analizan patrones para crear modelos y poder efectuar simulaciones lo que permite proyectar el futuro y actuar en consecuencia.

ERP: Enterprise Resource Planning System, o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales

En un principio es un TPS como ya se ha dicho en el apartado anterior pero tiene la peculiaridad de que permite conectar todos los procesos de todas las funciones de la empresa de manera que tiene un alcance global. Aunque también resulta un MIS ya que permite evaluar el estado actual de la empresa, es decir, las funciones de controlar el inventario, los costes, etc. Esto responde a lo que se comentaba al principio de la sección, la clasificación rígida de un SI carece de sentido, un ERP mantiene funciones a la vez de TPS y MIS, y ya algunas soluciones empresariales, incorporan funciones de DSS y ESS.

Generalmente el cliente no interactúa con los ERPs ya que están enfocados al análisis de lo que ocurre dentro de la empresa. Una de las características fundamentales de los ERP es que los datos se centralizan en una única base de datos pero son empleados por las diferentes partes o sistemas de la empresa. Refuerzan el control sobre la estructura organizativa y fomentan una mayor disciplina.

Otra de sus características principales es la modularidad, se pueden añadir o quitar funcionalidades según se necesiten o se estimen convenientes. Cada módulo actuará en un área de la empresa proporcionando ayuda como TPS y MIS a la vez.

Los objetivos de un ERP son principalmente:

• Optimizar los procesos empresariales.
• Acceso único a la información y en tiempo real desde las diferentes áreas de la empresa.
• Compartir de manera simple información entre los componentes de la organización.
• Eliminar datos y operaciones innecesarias para conseguir una base de datos coherente sin redundancia.
• Soporte y ayuda a la toma de decisiones.
• Visión global y también en detalle de la empresa.
• Control detallado de la actividad de la empresa.
• Reducción del time to market.

Estos objetivos se consiguen a través de las siguientes características:

• Base de datos centralizada.
• Datos consistentes y completos.
• Acceso inmediato a la información.
• Modularidad para cada sistema o subsistema.
• Los componentes o subsistemas del ERP interactúan entre sí.
• Orientado a procesos de la empresa.
• Adaptación a la empresa.
• Interfaz de usuario adaptada a la funci´on de cada trabajador.
• Integración con otras aplicaciones como hojas de cálculo, gestores de correo o procesadores de textos.

Fuente: http://www.evaluandosoftware.com/tipos-sistemas-informacion/