Tips para efectuar reuniones efectivas en la Empresas familiares

por Ciro Montenegro

Los Órganos de Gobierno y la comunicación.

En una empresa tradicional no familiar, las estructuras de gobierno corporativo abarcan tres niveles de decisión: el correspondiente a los accionistas, al  directorio y al gerente general. Cada uno tiene su campo de acción bien definido. Los accionistas controlan la propiedad y toman decisiones para que el capital que tienen invertido genere los mayores dividendos posibles. Para esto designan un directorio, que se encargará de guiar la gestión a través de la definición de estrategias mirando siempre al largo plazo. Las decisiones del día a día quedan en manos de la gerencia que, atendiendo las cuestiones de la rueda operativa, realizan tareas para cumplir la estrategia impuesta desde el directorio.

En una empresa familiar estos órganos de gobiernos corporativos deben estar presentes para garantizar que la empresa sea rentable. A éstos debemos sumarle un órgano de gobierno fundamental: El Consejo de Familia,  que tendrá a su cargo garantizar la armonía en toda la familia empresaria estableciendo las pautas de gobierno con que se manejará el delicado equilibrio entre Familia-Empresa-Propiedad.

Los órganos de gobierno son los ámbitos necesarios  para generar el contexto en el cual se darán los diálogos efectivos dentro de la familia empresaria y encontrando cada uno de los integrantes de la misma  los espacios para una comunicación efectiva a través de la formación de un Consejo de Accionistas, un Directorio, una Gerencia y un Consejo de Familia.

La importancia de las comunicaciones

Hablamos de diálogos efectivos, ¿Pero qué importancia tienen éstos en una Familia Empresaria?

Estamos acostumbrados a medir la productividad del trabajo manual,  a través de la destreza física que se tenga para realizar una tarea. Esta fue unos de los principales problemas a los que se abocó la Administración Tradicional. Taylor solucionó el problema de la productividad al disociar a la destreza física en dos componentes: movimiento y tiempo. De esta manera, se podía examinar el tipo de movimiento que realizaba el trabajador manual y también el tiempo en que lo ejecutaba. Siempre existía la posibilidad de rediseñar esos movimientos y tiempos, de manera de garantizar aumentos en la producción.

Pero, el trabajo de empresario, que deben realizar los miembros de una familia empresaria, para hacerlo de manera efectiva, ya no como empleados de la empresa, sino como accionistas, directores o como miembros del consejo de familia, difícilmente pueda medirse con los mismos parámetros que el trabajo manual, esto es movimientos y tiempo.

¿De qué manera una familia empresaria puede volverse más productiva? Podemos definir el trabajo que realiza una familia empresaria como una forma de trabajo no manual. Un empresario familiar ocupa la mayor parte de su tiempo en conversaciones. Conversaciones del tipo en qué invertimos, como organizamos, como responderemos frente a diferentes situaciones que se planteen en la familia, en qué puntos hay que ponerse de acuerdo, etc.

Hablar es lo que más hacemos (o deberíamos hacer). Muchas veces sin dedicarle tiempo a la creación de contexto. ¿Cómo medir la efectividad de una familia empresaria? Según Rafael Echeverría (2009): la productividad de un trabajador no manual se mide por la efectividad de sus conversaciones.

Por lo tanto en una familia en que nunca o pocas veces se habla de la empresa familiar es necesario crear los ámbitos (y los contextos) en los cuales esas conversaciones se puedan dar y llegar a buen término. Esos ámbitos que garantizaran un nivel de comunicación efectiva en la familia empresaria son los órganos de gobierno:

• Consejo de Familia
• Directorio y Gerencia
• Consejo o Junta de Accionistas

Y estos órganos de gobierno “funcionan” a través de reuniones. Hay que reunirse ya sea como Gerente, como Director, como Accionista o como Consejero Familiar.

Las reuniones son necesarias para mantener la comunicación en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan de problemas, intercambia información, planifica, entre otras.

El gran desafío que enfrenta una familia empresaria es aprender a reunirse.

GUÍA PARA PROGRAMAR Y CONDUCIR REUNIONES EFECTIVAS  

La siguiente herramienta permite a los miembros de la Familia Empresaria, planear y dirigir reuniones efectivas, de manera  que faciliten el logro de  los objetivos propuestos y no se malgaste el tiempo de los asistentes.

Esta guía permite programar  una reunión y el cumplimiento de sus pasos la hará efectiva, dinámica y productiva.

Hay elementos estructurales que no pueden faltar para lograr una reunión efectiva:

• Día y horario fijo para la reunión
• Orden del día con temas a tratar
• Un Secretario o moderador de la reunión
• Minuta de reunión
  

PASOS PARA REUNIÓN EFECTIVA

1. Establecer un día y horario fijo para la reunión
2. Definir los participantes
3. Definir un secretario o responsable de la organizar la reunión.
   1. Definir los temas a tratar (de acuerdo a las  prioridades de la organización). Confeccionar Temario. Orden del día. No se tratarán temas que no hayan sido programados
   2. Convocar la reunión, haciendo llegar la convocatoria con anterioridad a la reunión y los temas a tratar en el orden del día.
   3. Realizar un resumen o acta de la reunión tomando como base la minuta de reunión.
   4. Definir las características de la reunión:
      1. Tiempo: Horario de inicio y de finalización. El de inicio es fundamental respetarlo porque nos indicará el grado de responsabilidad que asumimos frente a la reunión. La reunión es importante y no se puede estar ni cambiando el horario ni esperando a algunos de su integrantes para dar comienzo. El horario de finalización también debe ser respetado para que las reuniones no se hagan largas y aburridas, se aproveche el tiempo  y se hable de los temas del orden del día…SIN IRSE POR LAS RAMAS.
      2. Lugar en que se llevará a cabo. Definir el espacio físico
      3. Nombrar, dentro de los integrantes del grupo, un moderador que tenga la responsabilidad de controlar que todos hablen, que se respeten los tiempos, que obligue al grupo a cerrar los temas que se van tratando.
      4. Tomar notas. Llevar una minuta de reunión en donde se tome nota de los temas tratados y que servirá para una posterior confección de un acta. En dicha minuta se deberá contar con
         1. Resumen de los temas tratados.
         2. Resoluciones que se tomen
         3. Tareas a realizar.
         4. Responsables a cargos de dichas tareas.
            

ANEXO I: MODELO DE MINUTA DE REUNIÓN

TEMAS A TRATAR (Se especifican, de manera resumida y en orden cronológica, los temas que se van a tratar en la reunión)

1.   

DESARROLLO DE LA REUNION

Tema 1

  Visto: (Se especifica la razón o el motivo que ha llevado a tratar ese tema)

  Considerando: (Se especifica los puntos a tener en cuenta para tratar o resolver el   tema  en cuestión pudiendo detallarse antecedentes)

  Resuelve: (Indicar lo resuelto especificando, si hubiese, la tarea asignada y su  responsable)

Tema 2

  Visto:

  Considerando:

  Resuelve:

Tema 3

  Visto:

  Considerando:

  Resuelve

Autor Ciro Montenegro

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