Tips para la selección de Software de Gestión ERP para una PYME

Con frecuencia, la evaluación de un Software de Gestión ERP es un paso que la empresa usuaria acorta y para el cuál no se prepara adecuadamente, pero es uno de los más críticos. Para encontrar la solución óptima, y tomar una decisión confiable, debe considerar la mayor cantidad de opciones posibles. Con tantas soluciones disponibles, para el comprador de software es una tentación considerar solamente a los líderes de la industria o las primeras opciones que aparecen en los esfuerzos de búsqueda.

Un buen proceso de evaluación y selección de software, minimiza los riesgos de un proyecto fallido.

1. Un proceso formal es el camino más económico y el que da mejores resultados.

• Diseñe la documentación que será necesaria para contar con el apoyo de los posibles proveedores.
• Documente cuáles serán los criterios por los que evaluará y calificará a los proveedores.
• Haga un plan de trabajo y coloque fechas estimadas.
• Arme el equipo de colaboradores que trabajarán en el proyecto de evaluación y selección.

2. Escribir y consensuar los problemas o brechas de negocios que la empresa planea resolver.

• Generalmente los problemas de negocios a resolver son brechas entre la situación actual y la deseada para alcanzar objetivos empresariales.
• Consensuar estas brechas, además de servir para la evaluación del Software de Gestión ERP, sirve para sensibilizar a las gerencias sobre las necesidades de negocios de la compañía.

3. Escribir qué procesos resolverán esos problemas de negocios. 4. Escribir y consensuar cuál será la funcionalidad necesaria para soportar tales procesos de negocios. 5. Evalúe si su organización cuenta con los recursos necesarios y suficientes para una implementación.

Llegado el momento de la implementación, será necesario contar con las personas que más conocen de la empresa de manera poder implementar el Software de Gestión ERP con la menor cantidad de dificultades.

6. Defina cuál es el presupuesto disponible y establezca cuál será el necesario.

7. Haga una lista de posibles proveedores e invítelos a responder una serie de preguntas para que usted pueda recabar información sobre ellos. Es un primer filtro. Una especie de pasa/ no pasa.

8. Evalúe y compare la información dada por los proveedores. Utilice un primer filtro para dejar en carrera los proveedores adecuados.

9. Distribuya documentación específica del proyecto entre esos proveedores, con preguntas y tareas específicas. Utilice un método de evaluación y puntuación objetivo para calificar las propuestas de los proveedores. Siga su plan formal de trabajo.

Fuente División Consultoría Evaluando ERP.

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