Todo sobre el NIF, NIE, CIF y VAT

Según la forma jurídica que hayas elegido para tu empresa, el NIF, el NIE, el CIF y el VAT van a ser imprescindibles para poder hacer tus declaraciones tributarias. Estos identificadores son personales e intransferibles y ayudan a Hacienda a comprobar la fiscalidad de tu negocio. Si aún te resulta confuso distinguir entre cada uno de ellos y saber cómo tienes que utilizarlos, a continuación encontrarás todas las respuestas.

¿Qué es el CIF?

En España, cuando realizas una actividad económica estás obligado a pagar al Estado una parte de tus beneficios en concepto de impuestos. Por otra parte, las tasas que pagas están sujetas al régimen fiscal de las empresas y, como ocurre en el caso del IVA (ver guía completa), también puedes beneficiarte de exenciones y reducciones.

Esto hace que en tu día a día se generen una serie de obligaciones y derechos que se saldarán cada dos meses en el caso el IVA y anualmente para otros impuestos. Para poder llevar un control y seguimiento de cada movimiento, la Agencia Tributaria necesita poder identificar tu negocio de alguna forma y para ello utilizaba el CIF. Este desapareció como tal en el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, por el que, a partir de su entrada en vigor, todas las empresas utilizarán el NIF.

¿Qué es el NIF?

Antiguamente, el NIF se utilizaba para registrar la actividad tributaria de las personas físicas, pero con el cambio de ley también se llama así al código de identificación fiscal de las jurídicas. Es obligatorio y, dependiendo de si eres empresario o autónomo, lo puedes conseguir de distintas maneras.

El NIF para las personas jurídicas

Si acabas de montar una sociedad, cooperativa, asociación, etc., uno de los primeros trámites que debes hacer es el de la solicitud de tu Número de Identificación Fiscal. Al igual que ocurre con tu DNI, lo necesitarás para presentar las autoliquidaciones, solicitudes de ayudas, realización de trámites, etc. De hecho, es necesario que lo tengas antes incluso de comenzar tu actividad.

Para conseguirlo, tienes que darte de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores con el modelo 036. En la misma declaración de alta censal solicitarás el NIF. Cuando lo obtengas, verás que es una combinación alfanumérica de nueve dígitos. Estos se distribuyen de la siguiente manera:

– En primer lugar siempre hay una letra. Esta ayudará a conocer de antemano la personalidad jurídica de tu empresa. Algunas de las más populares son:

• A. Se utiliza para todas las empresas que son sociedades anónimas.
• B. Es característica de las sociedades limitadas.
• F. Es para las cooperativas.
• G. Si tu empresa es una asociación, su CIF empezará por esta letra.
• N. Corresponde a las entidades extranjeras.

– En el centro hay siete números. Los dos primeros son el código de tu provincia y los siguientes son un código secuencial.

– El último carácter es el dígito de control y puede tratarse de una letra o de un número según las circunstancias del alta de tu empresa.

El NIF para los trabajadores autónomos

Si eres un trabajador autónomo, conseguir tu NIF va a ser más sencillo y directo, ya que será el mismo que tu DNI. Ten en cuenta que lo debes incluir tanto en las facturas en las que tú eres el cliente como en las que estés emitiendo. Recuerda que este código es la forma en la que Hacienda rastrea tu actividad, por lo que si no hay consistencia en los movimientos de tu empresa podrán someterte a una inspección o a una declaración paralela.

¿Para qué es necesario el NIE?

Si no tienes la nacionalidad española, tus obligaciones fiscales están determinadas por unas normas algo diferentes, por lo que tendrás que solicitar un NIE. Si tienes pensado mudarte a nuestro país pero aún no lo has hecho, te ayudarán con todos los trámites en el consulado español en tu lugar de origen. Si ya estás aquí, podrás pedirlo en la comisaría de policía más cercana.

A todos los efectos, una vez que lo tengas, podrás usarlo como un DNI para extranjeros. Con respecto a tu actividad económica, en la mayoría de los casos vas a poder utilizar este número al igual que un NIF. Sin embargo, si ya tienes tu empresa montada fuera y no necesitas un número personal, puedes solicitar esta segunda opción.

¿Cómo solicitar un NIF si no tengo nacionalidad española?

Si, en lugar de como persona física, solo quieres dar de alta una sociedad, el trámite para solicitar un código fiscal es diferente (ver nuestra guía de impuestos para empresas). En lugar de seguir los pasos que te acabamos de comentar, tendrás que pedirlo directamente en la Agencia Tributaria Española (AEAT). En tu solicitud deberás aportar la siguiente documentación:

• Un poder notarial por el cual autorizas a una persona española o extranjera con NIE a realizar el trámite en el nombre de tu empresa. Si tu apoderado va a tener que esperar para obtener su NIE, los trámites se pueden prolongar bastante, por lo que en estos casos es aconsejable recurrir a un representante legal español.
• Un comprobante de la existencia de la empresa en el extranjero, así como de que tiene actividad comercial en el momento de la solicitud. Si solicitas un Certificado de Vigencia y Cargos en el Registro Mercantil de tu país de origen, será suficiente.
• Si la documentación está en otro idioma, también es aconsejable presentar una traducción jurada. Además, todos los documentos tendrán que estar legalizados por el Ministerio de Asuntos Exteriores o apostillados por el Convenio de la Haya.
• Dentro del modelo 036 tu representante indicará una dirección en España, la de tu país de origen y sus datos de contacto.

Como resultado de estos trámites obtendrás un NIF propio que empezará por la letra N, si has abierto una filial o por W si es un establecimiento permanente de tu empresa extranjera.

¿Cuándo solicitar el VAT?

VAT viene de la voz inglesa Value Added Tax y sería un equivalente al NIF para las empresas y autónomos que quieren vender dentro de la Unión Europea. Como consecuencia del Sistema Único de Pagos, cuando compres o vendas productos y servicios en otro país miembro, necesitarás este código para identificar las operaciones. Tiene que aparecer en las facturas de los estados miembros obligatoriamente.

Para tener tu código VAT debes hacer la solicitud en la Agencia Tributaria con el modelo 036. En él deberás marcar la casilla 1D. Junto a esta deberás presentar pruebas de que lo necesitas realmente, demostrando que tienes la intención y capacidad de comerciar con otros miembros de la Unión Europea. Estos argumentos deben ser sólidos y tener fundamento, de lo contrario serán rechazados.

La AEAT se compromete a contestarte con su resolución en menos de 15 días. Lo hará por carta y, en caso afirmativo, te facilitará los datos. Cuando la solicitud es rechazada, en el escrito aparecerán los motivos del rechazo y te informarán de las opciones que tienes para recurrir la decisión.

Tu número VAT seguirá un protocolo estandarizado que consiste en anteponer las dos siglas de tu país al NIF que ya tienes. Una vez consigas la luz verde de Hacienda, también estarás incluido en el sistema VIES. De esta forma, tus clientes y proveedores podrán confirmar que, efectivamente, estás capacitado para comprar y vender dentro de la Unión Europea.

Preguntas frecuentes sobre el NIF, el NIE y el VAT

¿Qué tienen en común?

En todos los casos son códigos alfanuméricos con los que la Agencia Tributaria Española identifica a tu empresa con el objetivo del seguimiento fiscal. Son personales para tu negocio y no varían a lo largo del tiempo.

¿En qué se diferencian?

El NIF sirve tanto para personas físicas de nacionalidad española como para empresas nacionales e internacionales que operen en el país. Sin embargo, el NIE se utiliza para identificar a empresas y personas físicas extranjeras que realizan una actividad económica dentro de nuestras fronteras.

Cuando una empresa de España quiere vender o comprar dentro del territorio intracomunitario necesita el VAT. Esto le permite cumplir las normas fiscales de la Unión Europea y nacionales.

¿A quién tienes que solicitar cada código de identificación?

La respuesta a esta pregunta depende de tu nacionalidad, del tipo de actividad que realices y de la personalidad jurídica de tu negocio. La Agencia Tributaria se encarga de dar de alta los NIF de las empresas extranjeras que no reúnan las condiciones para poder usar NIE, así como del VAT y del CIF de las empresas. En estos tres supuestos, tendrás que presentar el modelo 036 rellenado las casillas adecuadas y aportando la documentación y pruebas necesarias.

En el caso de las personas físicas, ya independientemente de si has nacido en España o en el extranjero, puedes solicitar tu NIF y NIE respectivamente en la Policía Nacional o, si no es posible, en el consulado español del país en el que residas.

Como has podido ver, el NIF y sus variaciones son un identificador imprescindible para poder llevar a cabo tu actividad económica. Solo con su existencia podrás emitir y recibir facturas y Hacienda podrá llevar un control adecuado de tu fiscalidad.