Todo sobre el paso Aclarar de GTD®

Aunque ya creas conocer todo sobre el paso Aclarar de GTD^®, me apuesto algo a que la lectura de este post te sorprende y descubres algún detalle en el que no habías caído.

Aclarar es un proceso clave de pensamiento que necesitas aprender, practicar e interiorizar para mejorar tu efectividad.

Hablamos del paso crucial que permite procesar las cosas que van apareciendo en tu entorno, transformándolas en algo evidente y manejable.

Sin embargo, al igual que ocurre con otros elementos de GTD^®, Aclarar es un concepto rico en matices y, por tanto, fácilmente malinterpretable.

Aplicarlo correctamente es imprescindible para que tu sistema sea fiable y, aunque es muy sencillo una vez lo has interiorizado, suele costar entenderlo en toda su amplitud.

Mi intención en este post avanzado es profundizar en estos diversos matices para que tu claridad de ideas sobre el paso Aclarar sea total y puedas aprovecharlo al máximo.

Matiz 1: Naturaleza física y mental

Parte de los matices sobre el paso Aclarar tienen que ver con la naturaleza de la actividad a realizar, que puede ser física o mental.

Así, cuando dices que vas a Aclarar una bandeja de entrada, te estás refiriendo únicamente a una actividad física.

Aclarar una bandeja de entrada significa vaciar (literalmente) esa bandeja de entrada.

Por el contrario, cuando dices que vas a Aclarar una captura, te estás refiriendo únicamente a una actividad mental.

Aclarar una captura significa pensar y decidir sobre ese elemento capturado.

Para que quede claro, las capturas no se vacían y tampoco se piensa ni se decide sobre las bandejas de entrada 😉

Matiz 2: Análisis y toma de decisiones

Otros matices sobre el paso Aclarar tienen que ver con el proceso mental aplicado, que puede ser de dos tipos: análisis y toma de decisiones.

Siempre que aclaras una captura llevas a cabo estos dos procesos mentales de forma consecutiva.

En primer lugar, analizas la captura, entendiendo qué es y qué significa para ti.

En segundo lugar, tomas una o más decisiones sobre la captura y sobre su significado.

Entender que Aclarar incluye dos procesos mentales distintos es muy importante, porque ambos influyen.

Si el análisis falla, es incorrecto o se omite, la toma de decisiones se verá negativamente afectada y el paso Aclarar perderá gran parte de su utilidad.

Matiz 3: Objetos y significados

Los matices más importantes sobre el paso Aclarar tienen que ver con la naturaleza de lo que estás aclarando, que siempre incluye un objeto y, al menos, un significado.

Estos matices son de los que más cuesta entender al dar los primeros pasos en el camino para dominar GTD^® y es normal que personas que llevan años aplicando la metodología sigan sin tenerlos del todo claro.

Vamos a ir «desgranando» la secuencia completa del paso Aclarar.

Lo primero que haces siempre al Aclarar es analizar un objeto: un email, una nota, lo que sea que has —o se ha— capturado.

Lo que obtienes de ese análisis es siempre un significado (qué significa para ti ese objeto capturado).

Una vez identificado el significado, decides si ese significado requiere acción o no.

Si has decidido que el significado no requiere acción, entonces decides qué hacer con el objeto: eliminarlo, archivarlo o incubarlo.

Si has decidido que el significado sí requiere acción, entonces decides cuál es la siguiente acción para que ese significado avance o se complete.

Una vez has decidido la siguiente acción, decides qué hacer con ella (con la acción, que es algo distinto del objeto y del significado): hacerla, delegarla o aplazarla.

Una vez has decidido qué hacer con la siguiente acción, analizas si una vez completada podrás dar por finalizado el significado o no.

Si la respuesta es sí, decides qué hacer con el objeto (eliminarlo, archivarlo o conservarlo temporalmente como material de apoyo de la acción).

Si la respuesta es no, decides cuál es el resultado deseado de ese significado (lo que en GTD^® se llama proyecto).

Una vez has decidido el resultado deseado, decides qué hacer con el objeto (eliminarlo, archivarlo o conservarlo temporalmente como material de apoyo del proyecto).

Ejemplo 1

Imagina que estás aclarando un email.

¿Qué es ese email? ¿Qué significa para ti? Imagina que es «una petición de oferta por parte del cliente Y».

Tenemos entonces un objeto (el email) y un significado (una petición de oferta del cliente Y).

¿Requiere acción el significado? Es decir, ¿es accionable esa petición de oferta? Imagina que sí.

Tienes que decidir entonces la siguiente acción, es decir, la siguiente actividad física y visible para que ese significado avance. Imagina que es «calcular el coste de X para la oferta del cliente Y».

Ahora tienes que decidir qué hacer con esa siguiente acción. Como la tienes que hacer tú y vas a tardar más de 2′ en hacerla, la aplazas (es decir, te pones un recordatorio en tu sistema GTD^®).

Cuándo completes esa acción, ¿podrás dar por finalizado el significado? Es decir, cuándo calcules X, ¿podrás dar por finalizada la petición de oferta del cliente Y? Imagina que la respuesta es «no».

Entonces, ¿cuál es el resultado deseado? ¿qué tiene que ocurrir para que puedas dar por completado el significado? Es decir, ¿qué tiene que ocurrir para que puedas dar por finalizada la petición de oferta del cliente Y?

«Enviar al cliente Y la oferta solicitada», «oferta enviada al cliente Y» o «he enviado la oferta al cliente Y» podrían ser diversas formas de redactar este resultado o proyecto.

Por último, tienes que decidir qué hacer con el objeto (el email, ¿recuerdas?). Una opción sería borrarlo. Otra opción sería conservarlo como material de apoyo del proyecto, si es que lo vas a necesitar para algo.

Ejemplo 2

Imagina que en el Ejemplo 1, en lugar de enviarte un email, el cliente te ha llamado por teléfono y tú has capturado su petición en un Post-it: «oferta cliente Y».

En este caso, el objeto es distinto de antes (un Post-it en lugar de un email) pero su significado es el mismo del Ejemplo 1: «una petición de oferta por parte del cliente Y».

Como el significado es idéntico al del Ejemplo 1, el proceso a seguir sería también idéntico al del Ejemplo 1.

La única diferencia es que, al llegar al final del proceso, tendrías claro que lo que tienes que hacer con el Post-it (el objeto) es tirarlo a la papelera.

Conclusión

Espero que este post te haya resultado útil y ahora tengas mucho más claras las ideas sobre el paso Aclarar de GTD^®.

Como ves, se trata de aprender a pensar por separado en los objetos y en sus significados, para luego poder tomar decisiones sobre qué hacer con ambos elementos.

Ten siempre presente que lo menos importante del paso Aclarar es dónde pones el objeto.

Lo realmente importante del paso Aclarar es identificar qué significa para ti cada una de tus capturas y tomar decisiones sobre qué hacer y qué no hacer con sus significados.

Porque, en el campo de la efectividad personal, los objetos son secundarios. Es el significado el que lo define todo.

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