Traducir tareas a acciones GTD

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GTD como metodología de gestión de flujo de trabajo, no sólo nos ofrece un conjunto de pautas para administrar nuestras tareas y organizar nuestros proyectos. Uno de los añadidos es el mayor grado de reflexión que aplicamos las personas que lo utilizamos en nuestro trabajo. Ya sea por medio de las revisiones periódicas que realizamos sobre nuestras tareas y proyectos, o al tomar conciencia del coste para obtener resultados. En el post sobre trabajar por franjas mencioné de pasada el hecho de “transformar las tareas en acciones”, el siguiente post detalla este proceso y cómo transforma nuestra forma de percibir el trabajo a realizar.Ya he escrito sobre que considera GTD una acción y un proyecto. El hecho de transformar las tareas a acciones puede ser visto como burocracia innecesaria, pero es indispensable para el buen funcionamiento del método. Intentar trabajar con tareas nos hará fracasar. El hecho de no percibir su complejidad, estimar mal el coste en tiempo y esfuerzo, nos llevará al colapso al abordarlas. Para traducir las tareas en acciones utilizo el siguiente proceso para sistematizarlo, consiguiendo hacer una estimación del coste más realista:

Declaramos la acción

Definimos la acción a realizar de forma genérica y en una sola frase. Pintar la habitación de los niños, formatear ordenador, preparar presentación nuevo producto… Una oración descriptiva de lo que se debe realizar, pero que no muestra toda la complejidad de la tarea Buscamos crear un recordatorio/anotación de lo que tenemos que hacer, o dicho de otra manera, lo que hacías antes de usar GTD para acordarte de algo pendiente.

En desglosamos los pasos

Muy a menudo la tarea implicará una serie de pasos para completarla.  No estoy hablando de  acciones GTD. Siguiendo la filosofía del primer punto redactamos en una frase para cada una de las subtareas que componen el trabajo principal. En el caso de pintar la habitación: Elegir color pintura, Preparar la habitación para pintar, pintar, limpiar y recolocar muebles. Se trata de hacer un repaso mental rápido para identificar los pasos a realizar. Una revisión superficial del trabajo.

Traducimos los pasos

El momento clave. Transformamos cada uno de los pasos en acciones que puedan ser asimiladas por GTD. Se trata de una reflexión mucho más profunda que la anterior. Tendremos que pensar en cada una de las acciones físicas –trabajando al detalle- a realizar para completar la tarea. Esto nos llevará a anticipar determinadas decisiones que tengamos que tomar, o posibles problemas que puedan surgir durante el desarrollo de la tarea. En este momento es cuando nos daremos cuenta de la verdadera carga de trabajo a la que tendremos que hacer frente. La acción Elegir color pintura se transformaría en:

• Ir a buscar catálogo tonalidades de pintura droguería o tienda de suministros.
• Seleccionar color para la habitación.
• Comprar muestras de pintura.
• Pintar un fragmento de pared con cada una de las tonalidades (quizás una tarea para cada fragmento que pintemos)
• Elegir un color entre la preselección realizada.

Organizar las acciones

Finalmente agruparemos todas las acciones que se generen en el anterior punto en proyectos. Aquí será más frecuente que haya una correspondencia entre los pasos definidos en el punto 2 y los proyectos que creamos. Siempre puede haber excepciones, como por ejemplo pasos que generen más de un proyecto. Por ejemplo el caso Elegir pintura podría generar el proyecto Elegir pintura y Comprar pintura.

Si se trata la tarea, o alguno de sus pasos, se realizarán de forma periódica y se prevé que no varíen podemos crear una lista de control a recuperar cada vez que realicemos el trabajo en cuestión.

Cuatro simples pasos que sustituyen una superficial anotación en una libreta, o en una de nuestras listas de cosas pendientes, por un sistema que nos permitirá obtener una mayor información de nuestras tareas, una previsión de nuestro trabajo más ajustada a la realidad, y en consecuencia reducir el número de imprevistos, o los replanteamientos que muchas veces tenemos que hacer cuando ya estamos en marcha.

El proceso que declarar una tarea y convertirla en acciones es algo que muchas veces hacemos implícitamente. Estos cuatro pasos me han permitido sistematizarlo, pero y ¿vosotros como lo hacéis? ¿Consideráis algo en especial? Dejad un comentario para compartir vuestra experiencia, o envídamelos desde twitter a @davidtorne. Y recordad que a partir de ahora si tenéis alguna pregunta, podéis utilizar la sección Cuestióname