Transformación digital de la empresas (I): 5 ventajas de la digitalización

Seguro que has oído o leído sobre la transformación digital en la empresas, sobre todo en 2020, en los tiempos posteriores al Covid-19. Y tal vez te hayas preguntado porqué está todo el mundo a vueltas con este tema. Pues bien, lo cierto es que si posees o gestionas un negocio o empresa, este concepto es de gran importancia para ti. En el presente artículo vamos a intentar aclarar el porqué de esta necesidad.

Qué es la transformación digital… y que no lo es

En primer lugar descartemos ideas simplificadas a priori: la digitalización de una empresa es mucho más que crear una página web, publicar en unas cuentas en redes sociales y comprar impresoras nuevas y ordenadores más potentes. Es un proceso que implica una adaptación profunda a las dinámicas de negocio actuales, estrechamente relacionadas con la tecnología y las comunicaciones.

Ahondando un poco más en el concepto, podemos definir la «transformación digital» como la adopción y utilización de nuevas tecnologías y la reorganización de métodos de trabajo para alcanzar objetivos empresariales y aprovechar con agilidad y eficiencia las oportunidades de negocio que van surgiendo.

En realidad, es un concepto que no está centrado esencialmente en la tecnología, sino más bien en el cambio de hábitos y aptitudes de las personas físicas para que puedan aprovechar las ventajas de dicha tecnología. Sin un cambio en la mentalidad y actitud de las personas en los procesos de trabajo, la digitalización no logrará su desarrollo óptimo (aunque compres las mejores aplicaciones y hardware del mercado).

5 Ventajas o beneficios de la digitalización de las empresas

1. Reduce costes y aumenta la productividad y competitividad de tu negocio

   • En los ámbitos económicos, y en particular en España, se maneja incansablemente un concepto: la productividad. Las noticias y declaraciones políticas están llenas de expresiones como «cambio del modelo productivo«, «como objetivo aumentar la productividad de las empresas«, «productividad y competitividad como factores clave de la empresa«, etc… Pero en la práctica, muy a menudo estas declaraciones se quedan en meras palabras, sin una aplicación efectiva y tangible.
   • Es por ello que las empresas deben buscar por si mismas las vías y mecanismos para incrementar su productividad, y sin lugar a dudas, digitalizar sus negocios es uno los pasos más importantes y decisivos que puede tomar una empresa. Nos referimos, por supuesto, a un proceso de digitalización bien ejecutado, adaptando las soluciones a los medios disponibles y a las características de cada empresa.
   • Las consecuencias positivas pueden ir desde reducción de tiempos en labores tediosas y repetitivas (¡y el tiempo es dinero!) a la automatización de procesos rutinarios, a respuestas más rápidas a los clientes, mejor comunicación dentro del equipo de trabajo, tener un foco más preciso en los aspectos esenciales del negocio, etc…

2. Incrementa el rendimiento del equipo humano

   • Siguiendo con el punto anterior, la mejora del rendimiento laboral de las personas que conforman un equipo debería ser un objetivo clave para cualquier gestor empresarial.
   • Eliminar o reducir las tareas rutinarias y mentalmente limitantes (como por ejemplo recopilar albaranes hechos a mano para crear una factura) hará que el trabajador pueda concentrar sus energías en tareas más productivas y satisfactorias.
   • Las nuevas tecnologías pueden aplicarse para promover el teletrabajo. Es cierto que no todos los sectores pueden teletrabajar, pero existen amplias posibilidades. No se trata de sacralizar al teletrabajo, pero es cierto que muchos empleados pueden motivarse más al ver que la conciliación familiar y laboral mejora o se hace posible, gracias a la digitalización y a las nuevas tecnologías.

3. Mejora la experiencia del cliente y la imagen de la empresa

   • La digitalización empresarial abarca muchos aspectos, y una parte de ellos están relacionados con la comunicación entre empresa y clientes.
   • Gracias a diferentes herramientas y procesos (CRM, redes sociales, mensajería instantánea…), una empresa puede mejorar mucho la comunicación con sus clientes, usuarios, público objetivo, etc. Una correcta política en este sentido conseguirá clientes más satisfechos, con sensación de estar mejor atendidos y con una impresión muy favorable de la empresa.
   • Para un negocio, existen pocos activos más valiosos que un conjunto de clientes con alto grado de satisfacción y fidelidad, lo cual constituye un motivo inapelable para abordar la transformación digital en el menor plazo posible. Piensa que tu competencia seguramente ya lo esté haciendo, y que ya lo haya llevado, y eso les conferirá una ventaja importante sobre ti .
   • Una empresa eficiente, comunicativa y ágil en el trato con sus clientes consigue mayor notoriedad y reputación, lo cual puede llevar a una mayor expansión y difusión de nuestra imagen de marca, de una forma natural y no promocionada.

4. Amplía las oportunidades y horizontes de tu negocio

   • Es evidente que una empresa, al digitalizarse, se abre a una serie de oportunidades nuevas que antes le estaban vedadas. Un ejemplo clásico podría ser una tienda tradicional (de maquinaria agrícola, por ejemplo), que al abrir una tienda online, establecer una presencia digital en redes sociales, abrir chats de atención al público, etc… pasa de vender en un entorno local a hacerlo en un entorno nacional. Con un desarrollo adecuado de digitalización… ¡las posibilidades de negocio se multiplican!
   • Pero yendo más allá del clásico ejemplo de un ecommerce, una empresa que moderniza sus procesos de gestión, por ejemplo, comienza a ganar en productividad y puede aventurarse en nuevos campos de negocio para los cuales antes no tenía tiempo ni recursos.
   • Pongamos un ejemplo: una empresa de climatización con 10 técnicos trabajando en mantenimientos que antes realizaban partes de trabajo a mano, de forma no sistemática, con pérdidas de información, etc. , cambia el enfoque y comienza a utilizar una aplicación web de SAT: ahora realizan sus tareas, guardan los partes con el móvil grabando su voz (muy cómodo) y almacenando fotos o vídeos si es preciso, y todo a tiempo real. La empresa se vuelve mucho más eficiente y puede abarcar más clientes, u otros tipos de mantenimientos, ya que el flujo de trabajo ha mejorado de forma sustancial.

5. Permite la escalabilidad y fomenta el crecimiento

   • En general podemos afirmar que no es tarea fácil conseguir la escalabilidad de un negocio, es decir, que pueda crecer de forma controlada, estable y hasta cierto punto predecible. A medida que crece el volumen de negocio, aumentan o surgen nuevas tensiones en la dinámica de la empresa, bien sean de tipo administrativo, financiero, logístico, de recursos humanos…
   • Estas crisis de crecimiento se suelen traducir en desorganización, pérdidas de información u oportunidades, comunicación deficientes entre personas o sectores, etc. Podemos decir que se genera un cierto caos, y ahí es fundamental contar con herramientas que permitan mantener el control sobre los aspectos esenciales del negocio.
   • La transformación digital puede aportar mecanismos muy útiles en este sentido, siendo algunos de los más conocidos los softwares o sistemas ERP y CRM, que permiten planificar las estrategias y recursos de la empresa (en el primer caso), o mejorar y automatizar las relaciones con los clientes, en el segundo caso. Son de las herramientas más conocidas, pero existe una amplia gama de aplicaciones y recursos digitales en este sentido.

Como podemos observar, no se trata de motivos banales y de bajo impacto, sino de 5 beneficios tangibles y efectivos que la digitalización puede aportar a las empresas que se lo planteen. Algo que, por otro lado, se ha vuelto requisito casi imprescindible para la supervivencia y crecimiento empresarial, con el nuevo panorama creado por la irrupción del Covid-19, y sus consecuencias a nivel socioeconómico y empresarial.

Hasta aquí llegamos en la primera parte de este artículo sobre transformación digital, y sus implicaciones en la productividad, modernización y competitividad de las empresas. En la siguiente parte abordaremos como encarar el proceso de digitalización empresarial, algunas herramientas útiles para dicho proceso, y aspectos clave a la hora de afrontar este reto ineludible.