Trucos para enfocar tus reuniones de manera productiva

Las reuniones mal planificadas son un asesinato a la productividad de un equipo. Uno de los síntomas más claros que estamos en un entorno no productivo es cuando estas siempre son percibidas como una pérdida de tiempo. Minan la moral del equipo y son un gran gasto de recursos.

Hoy en día, la necesidad de optimización de todo lo que hacemos y también la disponibilidad de tecnologías y medios, nos debe de obligar a replantearnos si son necesarias determinadas reuniones, y sobretodo, cual debe de ser el formato de estas.

Toda reunión debe tener una meta, un objetivo concreto y realista. El preparar la reunión es indispensable, si no consigues centrar cual es esta meta, no hagas la reunión, será una pérdida de tiempo. Discutir sobre un problema, decidir que dirección tomar y cuales son los pasos, eso es lo básico. Así mismo deben de convocarse los participantes mínimos y adecuados para el tema objetivo, solo los que puedan y deban aportar, si convocas más gente de la necesaria, les harás perder el tiempo y la reunión será menos ágil.

Sé puntual. Tanto a la hora de empezar como a la de terminar, si por alguna razón (que no debería de ocurrir en reuniones bien planificadas) no se puede cumplir lo previsto, negocia con los asistentes una reformulación del plan del día. Así todo el mundo será consciente de cual es el plan, y no nos pondremos nerviosos ante el no cumplimiento del horario y la expectativa de tener que modificar los planes que todos tenemos para cuando termine la reunión. Un reloj visible por parte del moderador debería de estar presente en todas las salas de reuniones.

No esperes a los tardones, y cuando lleguen, no les hagas resumen de lo hablado, es una falta de respeto y hace perder la concentración a los que han empezado a la hora.

Las reuniones no deberían de durar más de una hora, este es el tiempo óptimo que podemos estar focalizados en un tema. Si seguimos las normas, es posible de hacerlo.

Toda la documentación debe de estar disponible unos días antes, y todos los asistentes deben de haberla preparado para el día de la reunión. Evita presentar lo ya presentado, si has enviado la documentación, el volverla a presentar, ni que sea en modo formal, es una pérdida de tiempo. Tu equipo ya la ha entendido, y si ha tenido alguna duda, en la preparación debería de haber preguntado, ve directo al objetivo de discutir y decidir.

Smartphones, tablets y portátiles apagados. Por una hora de aislamiento no se termina el mundo.

Durante la reunión se debe de escribir lo menos posible, no hace falta tomar apuntes, ya que la información esta disponible en muchos sitios. Con notas rápidas basta. Ni tú, ni los participantes deben de desfocalizarse, lo que importa es que se discuta y se decida.

El acta es una herencia del pasado, olvídala. Conviértela en una lista de acciones donde todo el mundo sepa que tiene que hacer y se pueda seguir lo que se está haciendo. Ponla a disposición horas después de la reunión.

Rompe la adicción a las reuniones sin sentido, y tanto tú, como tu equipo os sorprenderéis de cuanto trabajo se puede hacer; además del echo de incrementar de manera notable la percepción de productividad en el entorno de trabajo.