#TuGTDenMarcha Cápsula 4. Cómo llevar a cabo tu revisión semanal

Tu sistema de eficacia personal no será un sistema hasta que no incorpore una revisión semanal. La gente tiende a menospreciar su importancia y si le sumamos la dificultad de su implantación explica porque muchos la acaban abandonando.

No realizar la revisión semanal implica permitir que tu sistema de listas y perspectiva se degrade de forma gradual hasta llegar al punto de perder la confianza en lo que contiene y dejarlo de usar. Lo que llamamos caerse del vagón.

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La revisión semanal es renovar la confianza con tu sistema y el compromiso con tu eficacia…
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Acostumbrarse a hacer la revisión es el primer reto. Crear una dinámica que permita incorporarla a tu rutina es la clave. Mi propuesta es la siguiente:

Aplicaremos la revisión semanal en ciclos. Cada ciclo aportará mayor precisión y carga de trabajo a tu revisión hasta completar el proceso de revisión semanal.

Nos serviremos de una lista de control como soporte que iremos confeccionando a medida que pasamos por los diferentes ciclos de revisión.

Antes de empezar

Ahora es el momento de empezar a trabajar con…

1. La lista Esta semana no. No puedes revisar cada semana la lista Algún día/Tal vez. Con el tiempo la lista crece y se vuelve inalcanzable para una revisión semanal. Trabaja con una lista Esta semana no para evitar la saturación.
2. La lista de proyectos. Si tienes un software la lista ya se crea de forma automática en su apartado de proyectos. Si trabajas en soporte papel ahora es el momento de crear una. Una lista sólo con el nombre de todos tus proyectos.

Ciclo 1. Crear la rutina

Ubicamos la revisión semanal en la agenda como una rutina. Reservamos un espacio durante la semana de dos horas para dedicarlas al proceso de revisión.

Reservaremos dos horas. En un principio tal vez dedicamos menos tiempo pero poco a poco iremos ocupando la franja de 120 minutos.

Incorporamos todas las listas del sistema a la lista de control. Punteando las listas eliminando las acciones ya realizadas y tomando decisiones sobre el resto. También incluimos la agenda y el archivo de seguimiento.

[Tomar una decisión sobre una acción significa evaluar su estado actual. Debe continuar esta acción a la lista de próximas acciones? ¿La puedo hacer esta semana o el envío a esta semana no?

¿Se ha realizado esta acción que está en espera? ¿He recibido lo que necesitaba para continuarla yo? ]

Creamos una separación entre proyectos en espera y proyectos activos. El software o soporte utilizado ya lo hace sin nuestra intervención, sino es así ahora es el momento de incorporarlo.

Los últimos pasos que incorporaremos a este ciclo harán referencia a los proyectos. Puntear la lista de proyectos para decidir en qué trabajaremos la próxima semana y asignándoles una acción siguiente si no disponen de ella.

La lista de control de nuestra revisión quedaría así:

(*) En cursiva las bandejas de entrada.

• Bandeja entrada despacho
• Evernote
• Correo
• Próximas acciones
• En espera
• Esta semana no (Algún día / quizás)
• Revisar la agenda. Citas a 4 semanas vista.
• Puntear lista de proyectos para activar en qué trabajaremos la próxima semana
• Revisar los proyectos activos asegurándonos que cuentan siguiente acción y que esta es la siguiente acción correcta

Termina procesando tus bandejas de entrada y dejando listo el sistema de listas para iniciar la semana entrante.

Durante el primer mes (4 o 5 semanas) realizaremos la revisión en este formato. Es amplia y con una carga de trabajo que puede resultar pesada. Realiza la revisión diaria para mantener la parte del sistema de uso frecuente en forma y evitar sobrecargas en la revisión semanal.

Ciclo 2. Amplitud. Tener todo en cuenta

El primer ciclo fue la creación de revisión como actividad de mantenimiento del sistema de listas y un mecanismo para mantener tu perspectiva actualizada y no olvidar nada. El segundo refuerza el aspecto de captura y perspectiva de tu actividad.

Realizaremos una serie de cambios sutiles pero determinantes para que el proceso gane en profundidad.

Tener todo en cuenta

Confeccionamos una lista de bandejas de entrada ampliada. Las que utilizamos habitualmente más aquellos lugares físicos reales o virtuales donde se acumulan cosas sobre las que tenemos que tomar decisiones. Incorporamos todos los puntos en la lista de control de la revisión.

El resto de revisión del sistema la dejamos lista en el primer ciclo.

El coche, bandeja entrada despacho, cuentas de correo secundarios, el lugar donde dejan la correspondencia en casa, aplicaciones de mensajería …

Mirar hacia atrás

Revisamos todos los eventos y proyectos cerrados durante la semana anterior. Una especie de Backlog. Hacerlo nos proporciona una nueva fuente de temas a tener en cuenta.

• Revisamos los acontecimientos anotados en la agenda durante la semana anterior. Refrescamos la memoria sobre decisiones tomadas y actividades a llevadas a cabo.
• Proyectos finalizados. Añadimos un nuevo paso como tal en la lista de control: Cerrar proyectos. No debemos preocuparnos del material de apoyo, lo podemos solucionar en la revisión semanal. Aquí revisaremos si hay algo que genere nueva actividad que no haya entrado en el sistema.

Quizás la única acción sólo es activar el proyecto a realizar a continuación o programar el siguiente evento si se trata de una rutina. Cuestiones que quedan desatendidas en un proceso incompleto de revisión (o en su ausencia).

Son cambios de menor incidencia que los realizados en el anterior ciclo. Dedica un mes a encajarlos en la revisión. Si no lo hacen puedes continuar con la revisión propuesta al primer ciclo antes de continuar adelante.

Ciclo 3. Consolidar la revisión como un proceso de decisión

Revisión implica reflexión. Uno de los problemas a afrontar es el de las acciones que quedan en la lista de próximas acciones semana tras semana.

“Hay una franja de actividad gris que al no ser urgente ni importante ni atractiva parece quedar pendiente de forma perpetua”

Añadimos un nuevo item en la lista de control de la revisión semanal. Después de próximas acciones añadimos el elemento Replantear actividades no realizadas.

Ante una acción no realizada podemos optar por:

• Cambiar su redacción para hacerla más atractiva aumentando la concreción.
• Si se trata de un proyecto y hay otras acciones en espera que podamos realizar, alterar el orden de ejecución para hacer otra en su lugar.
• Si no es imprescindible y no hacerla no variará los resultados a alcanzar la eliminamos.

De nuevo te recomiendo 4 o 5 revisiones para consolidarlo. Las versiones anteriores de la revisión son operativas y siempre hay tiempo para ajustar el proceso. Hazlo cuando estés preparado.

Ciclo 4. Disparadores y el aspecto creativo

Los disparadores son aquellos elementos que sugieren al usuario del sistema asuntos inacabados para enviar a las bandejas de entrada. Esos que quedan en la parte sombría de tu memoria. Esto y la forma para invocar el aspecto creativo de cada uno complementaría la implantación de la revisión semanal.

Os contaré cómo hacerlo la próxima semana a través de mi newsletter. Si aún no estás suscrito puede hacerlo en este enlace:

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El sistema de ciclos favorece la implantación y consolidación del proceso. Ten en cuenta que tardarás unos tres meses (si todo va bien) a disponer de una revisión al 100%. Debe haber constancia en su implantación y en su realización de forma semanal.

Como punto final del post pediros que no incorporéis nada adicional a la revisión semanal. Si tienes otras rutinas semanales, como escribir en un diario o revisar la implantación de hábitos, cread rutinas aparte.

Fusionar todo, incorporar pasos propios que no tengan que ver con la revisión del sistema, acabará por hacer insostenible el proceso y favorecerá su abandono.