Productividad es maximizar tu capacidad para HACER. Hoy hablaré del último paso de Getting Things Done, HACER, resolver lo que has depositado en tu lista de próximas acciones.
Me gustaría que entendieras que todo lo que hemos comentado estas semanas repasando los 5 pasos del sistema (recopilar, procesar, organizar, y hoy hacer) y algunas particularidades del mismo como trabajar con actividad accionable y no en tareas, se enfoca en el propósito final de maximizar tu capacidad de ejecutar.
Con GTD cuando llevas a cabo tu actividad sólo debes preocuparte resolver. Nada más
HACER sin escoger las acciones a dedo
Al escoger la siguiente acción a realizar tenemos tendencia a leernos la lista de todas las acciones pendientes para escoger aquellas que son más urgentes (o más atractivas).
Razonar cada vez que estamos en disposición de hacer una acción es un error. Al revisar cada vez todo el pendiente desperdicias demasiado tiempo y generas dudas…
… Es un dispendio de atención y energía.
Ser ojetivo en lugar de subjetivo
GTD aporta una forma de elegir tu próxima acción a realizar. Hacen falta criterios objetivos para realizar la elección, basados en los recursos que dispones en el momento actual para realizar tu trabajo: Contexto, tiempo y energía.
La otra gran trampa son los criterios para calificar una acción como importante o urgente. Hay un vencimiento objetivo? Una fecha de entrega establecida o acordada con/por una tercera parte?
Es la línea roja que marca la urgencia. Si el vencimiento lo has fijado sólo tú es irreal, puede renegociarse.
Importante
¿Qué marca una acción o un proyecto como Importante? Aquella actividad que tiene que ver con alcanzar tus objetivos. Tuyos o de la organización para quien trabajas.
Por eso trabajar tu perspectiva. Definiendo un propósito, o al menos objetivos a medio plazo, marca que es importante para ti.
La actividad relacionada con tus metas siempre será importante.
Adaptarse al lugar y al momento
Es lo que significa trabajar por contexto. ¿Qué puedes hacer en este lugar? ¿De cuándo tiempo dispones? ¿Cuánta energía te queda?
Un contexto es una herramienta, un recurso o una persona necesaria para realizar una actividad. No disponer de ese recurso te restringe para realizar el trabajo al que está vinculada la acción. Ocultas momentáneamente las acciones que dependen para realizar aquellas que si que puedes hacer.
Ya estás habituado a trabajar estimando el tiempo del que dispones. La clave para usar la magnitud es etiquetar bien la acción con un coste adecuado al procesarla.
Energía. Concepto intuitivo. Menos energía acciones más mecánicas, más energía acciones más complejas.
Son tres coordenadas con las que guio la elección de mi próxima acción. Son criterios objetivos para escoger que sustituyen las tentaciones de hacer cherry picking.
Elegir la mejor acción en cada momento
La clave para cambiar a una forma de trabajo eficaz pasa por ganar destreza en el uso las tres coordenadas (contexto, energía, tiempo).
“Queremos aprovechar el tiempo y la energía de que disponemos de la forma más asertiva posible.”
Las vacilaciones al escoger la siguiente acción se convierte en una puerta a la inacción y la procrastinización.
Elige un contexto y continuar trabajando hasta agotarlo es sencillo pero a menudo no se ajusta a tus necesidades reales. Hay casos en que necesitamos un poco más de astucia.
Elegir la primera acción del día
¿Tengo una fecha de vencimiento objetiva cercana? Son las primeras acciones a resolver. Está en nuestra mano que una acción no se acabe convirtiendo en un problema, en un incendio.
¿Hay acciones que requieran de un nivel de energía alto? Si no hay fechas de vencimiento escoge el contexto al que pertenece la acción con un nivel alto de energía.
Aprovechamos el momento del día donde estamos más pletóricos para afrontar con garantías las acciones más exigentes.
Si no se da ninguna de este caso escoge uno de los contexto disponibles y céntrate en agotar sus acciones.
Cuando cambiar de contexto
Centrarte en agotar sus acciones no significa que no pares de trabajar hasta que no las hayas terminado. Si no hay una prioridad real, al retomar la actividad después de un descanso puedes pasar a otro contexto para no desatenderlo.
¿Qué pasa cuando hay acciones “importantes” en diferentes contextos? Con una fecha de vencimiento cercana, con un nivel de energía alto …
Pues que puedes escoger el contexto y continuar trabajando hasta la próxima pausa y si te ves capaz, pasar a la siguiente acción “importante” atender.
Evita saltar de un contexto a otro para resolver las acciones “importantes”. Desvirtúan la forma de trabajar de GTD. Toda acción y todo contexto encontrará su momento.
Se trata de desaprender a trabajar con prioridades y desarrollar la habilidad para encontrar el momento para cada tarea.
Hacer es el quinto paso de GTD y más que un hábito es una forma diferente resolver. Crear mecanismos para evadir malas prácticas como la elección caprichosa de la próxima acción, evitando que lo que me apetece hacer se imponga a lo que tengo que hacer.
Dejamos de trabajar fijando prioridades subjetivas y por tanto ficticias. Es un modo de encontrar un espacio y un momento cada acción a realizar.
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