La primera recopilación antes de empezar a trabajar con GTD es un punto y aparte. Un ejercicio intenso en tiempo, energía y atención requerida.
La primera recopilación es el primer gran paso. Arrancas el sistema #gtd e inicias el viaje
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El objetivo final es conseguir vaciar completamente la mente, externalizar todos tus asuntos ordenando la actividad y el material de apoyo en un sistema de listas y de archivo.
Más allá de llenar de contenido el sistema te ayudará a quitarte de encima el ruido de fondo de tu mente en forma de pensamientos que vuelven una y otra vez a causa de los asuntos con necesidad de respuesta.
“Definir los asuntos poniendo limites convierte la preocupación en algo de lo que te puedes ocupar”
Para todos aquellos que ya trabajamos con GTD es bueno repetir la práctica de forma periódica (una vez al año). Un RESET para visibilizar detalles, aclarar las sombras en la actividad y recuperar ideas depositadas en el fondo de un cajón material o mental.
Que debes saber antes de empezar
No recopilas acciones ni tareas, capturas cosas. Lo revisarás absolutamente todo y dentro de ese todo caben acciones, ideas, detalles que tengas en la cabeza, cualquier apunte en las redes sociales, objetos fuera de lugar en casa o en el despacho, documentos etc…
En tu vida personal y profesional. No hay línea de división entre las dos. Lanzarse a hacer una recopilación de esta magnitud sin tener en cuenta algún área de tu vida significa cimentar mal el edificio, preparando así su colapso y hundimiento.
Apaga el sentido crítico. Aquella vocecita “No vale la pena”, “No es importante”, “Son detalles, tonterías”… Cuando recopilas te limitas a llevar esa ‘cosa’ en espera de decisión a la bandeja de entrada.
“No tienes que tomar decisiones, sólo localizar que necesita ser procesado”
Moverlo a la bandeja de entrada, no las copiarlo. Cojo un objeto y lo llevo de la mesa a mi despacho. Haz lo mismo con tus documentos digitales. No dejes un mail a tu bandeja de entrada. Enviar a tu bandeja de entrada digital de tu GTD y elimínalo de la bandeja del correo. Asegúrate de no volver a encontrarlo.
Cómo me preparo
Prepara a tu entorno. Anuncia a los demás lo que pretendes hacer. Te llevará un tiempo y una energía considerable que te privará de atender otras cuestiones.
David Allen habla de 2 días para completar el proceso. Es necesario que nadie te interrumpa y que cuentes con la complicidad de tus compañeros de trabajo y de tu familia. Dedica unos minutos a contarles porque lo haces y lo importante que es para ti, sobre todo a los pequeños de la casa.
Te mirando como un freak pero lo respetarán.
Confecciona una lista de todos los lugares y entornos a revisar.¿ Dónde pasas tiempo durante el día? oficinas, lugares de ocio, tu coche o transporte.
Enuméralos por escrito. Crea una lista agrupando las ubicaciones a revisar durante el proceso de captura. Revisa tu disponibilidad para hacer uso de los espacios compartidos para programar cuando realizarlo.
Crea una lista de servicios y aplicaciones que utilices habitualmente. El principio es el mismo que en el punto anterior, capturar todas las ‘cosas’ presentes en tu vida digital.
Habilita emplazamientos adecuados que te sirvan como bandeja de entrada (uno físico y otro virtual). Evernote puede servirte para enviar todo el digital a tener en consideración.
En cuanto al espacio físico, debe ser de un tamaño adecuado para la gran cantidad de material recopilado. Necesitas un rincón de una habitación para depositar en el suelo todo lo que captures.
Como siempre te recomiendo la clásica libreta y el boli para anotar todo lo que vaya surgiendo. Después comentaremos cómo.
Marca en el calendario del evento de manera destacada. Ten en cuenta que le dedicarás una cantidad de tiempo importante. Resérvate dos día para hacerlo, toda la recopilación, el procesado y la organización de la actividad. Yo te recomendaría hacerlo en un fin de semana.
Pasemos a la acción
Vamos a dividir el proceso de recopilación en tres pasos:
- Actividad que requiere desplazamiento entre diferentes espacios.
- Contextos a trabajar sentado delante de tu ordenador o tu mesa de despacho.
- Confeccionar un mapa mental para extraer las ideas y ilusiones que el proceso no haya conseguido extraer.
En movimiento
Lleva contigo la lista de control donde has definido los espacios a revisar – no sólo los contextos- la libreta y boli. Cada vez que te encuentres un objeto desubicado o que te sugiera algo lo envías al espacio utilizado como inbox físico.
Si el objeto te sugiere una idea, o simplemente surge, anota con la suficiente especificación. Tres o cuatro palabras y sin verbo: “fluorescentes led cocina”.
Durante tu jornada de captura recopilarás mucha cosas, si crees que no serás capaz de recordar ciertas cuestiones taquigrafiadas, cuando proceses puedes ser más específico. Pero siempre sin añadir verbo.
Recuerda: VERBO = ACCIÓN = DECISIÓN
Frente al ordenador
Para revisar a fondo no hay como haber confeccionado previamente la lista de control con todos los contextos para identificar todos los servicios en la red y aplicaciones en tus ordenadores y dispositivos que utilizas habitualmente.
El principio es el mismo que en el plano físico. Revisar cada uno de los servicios, aplicaciones i correos para capturar mensajes a responder, asuntos inconclusos, documentos, ideas…
Termina con un mapa mental
Defino un nodo central con la palabra “Ideas” y una rama para cada área de responsabilidad + una para otras cuestiones (deseos o planes locos).
Me lanzo a la aventura recogiendo todo lo que pueda salir, aunque sea repetido. Piensa que cuando encadenado ideas un paso intermedio te puede llevar a algo realmente genial.
Cómo confeccionar un mapa mental
Procesar y transformar
Una vez terminada la fase de captura tenemos el bloc de notas, el inbox digital y un espacio del suelo de tu oficina a rebosar, por no hablar de tus allegados mirándote con sorpresa y preguntándose qué demonios estás haciendo.
Cerrar la puerta del despacho, cuelga el diagrama de flujo de GTD en la pared, abre la APP – o soporte – que utilices para gestionar tu GTD en el ordenador y céntrate en transformar cada uno de los ítems de tus inbox.
Ten en cuenta que para procesar debes dedicar atención a cada elemento de forma individual, tratando todos de forma secuencial hasta dejar las bandejas de entrada vacías.
Objetos físicos
¿Requiere acción? ¿He de guardarlo?
La respuesta por defecto será no. No hay excusa, un doble no indica que su destino es la basura. Si no es así piensa cuál será su ubicación para no dejarlo tirado generando un nuevo problema.
Si lo requiere anota la acción que te sugiera y envíala a la bandeja de entrada de tu aplicación GTD.
Anotaciones y ‘cosas’
Procesar significa transformar. Una anotación acaba convirtiéndose en actividad que puedes realizar.
- Decide que tienes que hacer. Asigna un verbo a la anotación
- Que o quien necesitas para hacerlo. Asigna un contexto.
- Cuando tardarás en hacerlo. Cantidad de tiempo y energía.
Varias acciones por anotación
¿Lo tengo que dividir en varias acciones? Define acciones físicas e indivisible. Una actividad puede estar compuesta por varias acciones. Abre un proyecto GTD.
En su caso anótalas y enviarlas al la bandeja. Ya les dedicarás atención cuando les llegue su turno.
Pregúntate si tienes que hacer algo antes de realizar la acción que tienes entre manos y no tengas pereza de crear el proyecto GTD pertinente, aunque sólo contenga 2 acciones simples.
Consideraciones finales
Procesar todo lo recogido será tan laborioso como la fase previa de captura, convirtiéndose en algo tedioso e incluso insoportable. Tómate un descanso entre la captura y procesado para abordar el resto del proyecto con una mente lo más clara posible.
Sólo tienes que enviar a la lista de próximas acciones lo que tengas intención de hacer la próxima semana, el resto a Algún día/Quizás (si no lo delegas).
Cierra el capítulo actualizando la lista de proyectos y activando aquellos en que trabajarás hasta la siguiente revisión semanal.
“Se trata de una actividad muy exigente pero a cambio recibirás claridad de mente y una imagen de tu actividad sin sombras ni puntos muertos”
Como consejo final te recomiendo la lectura del próximo tablas de la serie donde hablaremos de conceptos básicos de GTD y de recopilar y procesar.
En mi newsletter mensual, que enviaré a los suscriptores la próxima semana, lo acompañarán un ejemplo de listas de control a utilizar en la recopilación.
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