Tutorial de Google Spaces

El siguiente es un completo tutorial sobre Google Spaces en español (Google Espacios), una plataforma creada por Google para incentivar el trabajo colaborativo.

Si no te interesa leer el artículo ya sea porque no te gusta leer o por que no tienes tiempo, te invito a ir a la parte final del documento y ver el video que relacionamos o escuchar el episodio del podcast Hablemos de Marketing con Carlos Cortés.

¿Qué es Google Spaces?

Google Spaces es una plataforma online creada por Google en el año 2.016 para fortalecer su suite de ofimática online llamada Google Workspace (antes Gsuite, G Cloud). Google Spaces cuenta con intergración con algunas (no todas) las herramientas de la suite y se espera que con el tiempo se fortalezca en integraciones y funcionalidades.

¿Para qué sirve Google Spaces?

Desde Google, el uso de Google Spaces no está muy claro. Lo que si está claro es que el core de la herramienta es la comunicación y el trabajo colaborativo. Ahora, una empresa, emprendimiento o equipo de trabajo puede darle diversos usos, como por ejemplo, gestión de oportunidades de negocio y relaciones con clientes y prospectos (CRM), gestión de tráfico en una agencia de publicidad o agencia digital, gestión de producción, como una plataforma de learning para cursos online, en fin, casi cualquier uso que se le quiera dar.

Pese a que la herramienta no es muy potente y es realmente escueta, la creatividad de quien la implemente determinará el éxito o fracaso de su uso porque con poquito se puede hacer mucho. Sin que me lo pregunten les puedo decir que no hay que prestarle atención a lo que Google dice de sus herramientas sino que hay que entrar a usarlas y entender realmente para qué sirven.

¿Cómo acceder a Google Spaces?

La herramienta no tiene de momento una URL dedicada que demuestre que se ha integrado a la estrategia de branding digital de Google como si lo tiene, por ejemplo, Google Keep (https://keep.google.com), Google Drive (https://drive.google.com), Google Meet (https://drive.google.com), entre otras herramientas.

A la fecha hay dos formas de entrar a Google Spaces, la primera es a través del correo electrónico de Gmail (https://mail.google.com). En el menú vertical de la izquierda de la aplicación encontraremos el apartado Spaces o Espacios y allí podremos crear, editar, eliminar y participar en nuestros espacios. La segunda forma de acceder a Google Spaces es a través de la herramienta chat.google.com en donde encontraremos el apartado Spaces o ESpacios en el menú vertical de la izquierda, tal y como sucede en el correo electrónico.

¿Cómo crear un espacio en Google Spaces?

La creación de espacios de trabajo colaborativo en Google Spaces es realmente simple:

1. Acceder a Gmail o Google Chat

   Accedemos a nuestra cuenta de Gmail y ubicamos el apartado Spaces o Espacios en el menú vertical izquierdo.

2. Creamos el espacio

   Damos click en el símbolo (+) para proceder a crear el espacio. Una vez realizado damos click en el botón “Crear espacio”.

3. Configuramos el espacio

   Damos nombre al espacio, ponemos una descipción, asignamos un ícono, invitamos a los participantes y definimos el tipo de acceso que tendrá el espacio.

¿Cómo usar Google Spaces?

Google Spaces tiene tres apartados principales, “chat”, “archivos” y “tareas”. Tareas se puede usar como un gestor de tareas colaborativo el cual afectará el calendario de Google. Chat es el espacio en el cual conversan los equipos de trabajo en el día a día. En Archivos se depositan los documentos que utilizan y se comparten los miembros del equipo.

¿Por qué no usar Google Spaces?

Google Spaces, pese a que es una tardía pero buena iniciativa de Google, es una plataforma muy enclenque tanto conceptual como técnicamente ya que hace muy pocas cosas bien que no son suficientes para pensar en ella como una herramienta adecuada para la gestión de proyectos. Las comparaciones son odiosas pero ClickUp, por ejemplo, está a años luz en funcionalidades, robustez y calidad de Google Spaces que a su lado se ve inútil y pobre.

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Tutorial en video de Google Spaces

Hemos creado un tutorial de Google Spaces muy completo en este video de 40 minutos. Estaremos atentos a tus comentarios.

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